تقنية الأسباب الخمسة هي تقنية تحليلية تساعدك في استكشاف العلاقات السببية عند محاولة حل مشكلة. يأتي الاسم من فكرة أنه عند مواجهة مشكلة. فإن طرح السؤال “لماذا؟” خمس مرات يكشف عن الشيطان الذي يكمن في التفاصيل. كما يكشف عن السبب الجذري للمشكلة. وبالتالي يمكن حلها مرة واحدة وإلى الأبد.
إن تقنية الأسباب الخمسة هي جزء من نظام الإنتاج المرن. واخترعها ساكيشي تويودا؛ مؤسس شركة تويوتا للصناعات. كما تم استخدام التقنية لأول مرة في الخمسينيات من القرن الماضي. وأصبحت شائعة للغاية في السبعينيات ولا تزال تستخدم في تويوتا اليوم.
تقنية الأسباب الخمسة The 5 Whys
الفكرة الرئيسية لتحليل “الأسباب الخمسة” هي تجنب الحلول السريعة. التي تعمل فقط على المدى القصير، وبدلًا من ذلك العثور على السبب الحقيقي للمشكلة. للتأكد من عدم تكرارها أبدًا.
كما أصبحت هذه التقنية جزءًا من تقنية تحسين عملية Six Sigma. وجزءًا مهمًا من منهجية الشركة الناشئة المرنة. ويوجد عدد قليل من المنتقدين لها. حيث يقولون إن التقنية بسيطة للغاية. ولكن في الواقع هذه واحدة من قواها الحقيقية.
-
تحليل الأسباب الخمسة مفيد للغاية عندما:
-
تحاول حل مشكلة معقدة.
-
تتعامل مع مشكلة ثابتة (مشكلة تتكرر باستمرار).
-
أو في حالة لو كان عقلك يقفز بسرعة إلى الاستنتاجات.
قواعد تطبيق تقنية الأسباب الخمسة
إن النقطة الرئيسية لاستخدام تحليل الأسباب الخمسة عندما تواجه مشكلة هي تجنب الفخاخ المنطقية الشائعة (مثل القفز إلى الاستنتاجات). كذلك عدم إضاعة الوقت في المناقشات القائمة على افتراضات خاطئة. وأيضًا تجنب تجاهل جوهر سبب حدوث المشكلة حقًا.
فيما تساعد تقنية الأسباب الخمسة أيضًا في حل المشكلات والتوقف عن لعب لعبة اللوم. إن الفكرة الأساسية عند إجراء تحليل الأسباب الخمسة هي أن الناس لا يفشلون. بل العمليات هي التي تفشل.
وبالتالي ينبغي توجيه تحليل الأسباب الخمسة نحو البحث العميق للعثور على خطأ في العمليات. وتحديد العلاقة السببية بين السبب الجذري والعواقب أو التأثيرات. والتي عادة ما ينظر إليها لاحقًا بأنها مشاكل أكثر وضوحًا.
من خلال تحليل الأسباب الخمسة. يمكنك البحث العميق للعثور على السبب الجذري للمشكلة. وعندما تفعل ذلك فلن تحصل على فرصة لحل المشكلة بنجاح فحسب. بل تتأكد أيضًا من عدم تكرارها.
إليك بعض القواعد المهمة بشكل خاص عند إجراء تطبيق تقنية الأسباب الخمس:
- إشراك المديرين وصناع القرار وكل من يتأثر بالمشكلة في العملية.
- التأكد من أن الجميع يفهمون المشكلة جيدًا.
- معرفة الفرق بين الأسباب والتأثيرات؛ لأن هذا جزء من فهم المشكلة.
- استخدام السبورة البيضاء لتبادل الأفكار وحل المشكلة.
- عدم التوصل إلى استنتاجات متسرعة. بل إجراء تحليل خطوة بخطوة.
- محاولة الدقة قدر الإمكان في العثور على الإجابات.
- التركيز على الحقائق والمعرفة والعمليات، وعدم لوم الناس.
- التأكد من اختبار الحل وقياس النتائج.
مثال عملي لتقنية “الأسباب الخمسة”
لفهم القوة الحقيقية لتقنية الأسباب الخمسة. دعنا نلقي نظرة على مثال عملي يحدث غالبًا في الحياة التجارية اليومية. وبشكل أكثر دقة في التسويق.
لنفترض أن مقالاً أو منشورًا في مدونة لم يتم نشره على مدونة الشركة:
- لم يتم نشر مقال على موقع شركتنا على الويب. لماذا؟
- لم ينشر أحد المقال. لماذا؟
- لم يتم إعطاء أي شخص تعليمات واضحة لكتابة ونشر مقال. لماذا؟
- نسي قائد الفريق تفويض المهمة. لماذا؟
- لا يوجد تقويم للمحتوى. لماذا؟
- لم يأخذ أحد الوقت لإعداد تقويم المحتوى. لماذا؟
لأن لا أحد يعتقد أن تقويم المحتوى مهم بما فيه الكفاية. افترض الجميع أن الناس سوف يتطوعون بحماس ويكتبون منشورًا في المدونة وينشرونه.
بناءً على المثال أعلاه يمكننا أن نرى بوضوح كيف يمكن لتقنية الأسباب الخمسة أن تساعدك في التركيز. والعثور على السبب الجذري للمشكلة، وتحسين العملية. في المثال أعلاه تم طرح سؤال “لماذا” ست مرات. لا تخف من البحث بشكل أعمق إذا لزم الأمر.
السبب الجذري للمشكلات
الآن عندما يكشف السبب الجذري عن نفسه. لديك خياران: الخيار الأول هو توجيه أصابع الاتهام والبحث عن الشخص المسؤول عن الموقع الإلكتروني. والذي لم ينشر المقال. ولكن، كما ذكرنا، فإن لعب لعبة اللوم غير فعال للغاية.
في الأمد القريب يشعر المسؤولون بالسوء وربما يصبحون أكثر اتساقًا مع عملهم. ولكن عاجلًا أم آجلًا يتلاشى الخوف. ويحدث الخطأ مرة أخرى. ببساطة لأنه لا توجد عملية واضحة ومسؤولية محددة.
ناهيك عن أن الخوف حافز ضعيف للغاية. لا يجب عليك إلقاء اللوم على الناس أبدًا. بل فكر في تغيير نظام البيئة أو العملية أو الثقافة وما إلى ذلك.
كما أن الخيار الثاني، والذي يعد استثمارًا أفضل بكثير لجهدك العقلي. هو التفكير في كيفية تحسين العملية. في حالتنا فإن تنظيم جميع العمليات والمسؤوليات الضرورية باستخدام تقويم المحتوى (تقويم بتواريخ محددة بدقة وموضوعات مع مقالات مخططة للنشر) من شأنه أن يحقق تحسنًا حقيقيًا.
إن تحديد المسؤول عن إعداد تقويم المحتوى الشهري بشكل واضح. إلى جانب كيفية سير عملية إنشاء المحتوى بالكامل. من طرح فكرة لمقال ما. إلى إنتاجه وتحريره ونشره وتوزيعه. ثم اتباع العملية باستمرار؛ من شأنه أن يضمن عدم حدوث المشكلة مرة أخرى.
الاستعانة بخبير وحل المشكلات
يعتاد العديد من المديرين على تقنية الأسباب الخمسة. لكنهم ينسون تطبيقها عند الضرورة. ورغم أنها تقنية سهلة الاستخدام. إلا أنها قد تكون صعبة التنفيذ. لذلك من الجيد أن يكون لديك شخص واحد يمكنه العمل كخبير في الأسباب الخمسة.
كما يجب أن يكون هذا الشخص مسؤولًا عن إدارة المشكلات بانتظام. واستخدام تقنية الأسباب الخمسة، وكذلك التأكد من تنفيذ الإجراءات التصحيحية.
إن تقنية الأسباب الخمسة بسيطة حقًا وفعالة وشاملة ومرنة وجذابة وغير مكلفة. كل ما عليك فعله هو التأكد من عدم الخلط بين الأعراض والأسباب الجذرية.
في بعض الأحيان يكون هناك أكثر من سبب جذري يتوجب البحث عنه. لذلك لا يجب أن تكتفي بالحل الواضح الأول. بل ابحث بعمق واستكشف كل الاحتمالات حتى تتمكن من حل المشكلة حقًا. وعليك تجنب لعبة اللوم تمامًا والتركيز بدلًا من ذلك على العملية.
يرتكب الناس الأخطاء دائمًا. بغض النظر عن مدى جودتهم. تأكد من وجود إجراءات في مكانها لتقليل حدوث هذه الأخطاء.
خمسة أسئلة إضافية لتحليل أكثر شمولًا
أحيانًا لا يمنحنا طرح السؤال “لماذا” فقط منظورًا جيدًا بما فيه الكفاية للمشكلة. لإجراء تحليل أكثر شمولًا وتفصيلًا لمشكلة ما وإيجاد الحل الأمثل حقًا يمكنك إضافة بعض الأسئلة الإضافية.
هذه الأسئلة هي: ماذا؟، ومن؟، ومتى؟، وأين؟، ولماذا؟، وكيف؟، ومن هنا جاء اسم 5W1H:
كذلك عندما تضيف أسئلة جديدة. وتنظر إلى المشكلة من زوايا مختلفة. تستطيع بسهولة أكبر تحديد اتصالات جديدة بين العواقب والسبب الجذري أو الأسباب، بالإضافة إلى الحصول على فرصة أفضل لفهم جميع وجهات النظر المختلفة والحلول الممكنة.
أثناء فعل ذلك. عليك أن تبقي عقلك منفتحًا قدر الإمكان. عندها فقط، وعندما تفهم حقًا المشكلة والسبب الجذري والظروف، يمكنك العثور على الحل الأمثل والتأكد من عدم حدوث المشكلة مرة أخرى.
ما أول مشكلة تحلها باستخدام تقنية الأسباب الخمسة؟
الآن لديك سلاح مفيد للغاية عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات. لذا حان الوقت لاستخدامه بشكل جيد. فكر في المشكلة الأكثر تحديًا وتكرارًا التي تواجهها مؤسستك الآن.
اتخذ قرارًا حازمًا بأنك ستحل المشكلة من خلال استخدام تحليل الأسباب الخمسة (أو بدلًا من ذلك 5W1H) واتبع الخطوات التالية:
شكل فريقًا للأسباب الخمسة (صناع القرار وكل من تأثر بالمشكلة) ثم عليك تسمية سيد الأسباب الخمسة.
- اجمع الجميع أمام السبورة.
- حدد المشكلة بطريقة مفصلة ودقيقة.
- اسأل “لماذا” خمس مرات، واكتب الإجابات على السبورة. وتأكد من التمييز بين الأعراض والأسباب.
- اعثر على السبب الجذري وأفضل حل للقضاء عليه على مستوى العملية.
- عين شخصًا مسؤولًا عن الحل، واختبره، وأبلغ الفريق بأكمله بالنتائج.
- والآن تكون توصلت لحل جذري للمشكلة.
المقال الأصلي (هنــــــــــا).
