يراقب كل صاحب شركة صغيرة ، نفقات شركته في جميع الأوقات، ومع ذلك هناك أشياء يتم التغاضى عنها لظاهر بساطتها، ولكنها قد تكبد شركتك خسائر مالية غير متوقعة،تكون في البداية خفية ،ثم تظهر تدريجيًا، وتزحف إليك بطرق غير متوقعة، فد تدهش عندما نتناولها في السطور التالية. قد تأخذ هذه النفقات من المحاسبة وقتًا للتعمق فيها ، لكن هذا الوقت يتم استثماره استثمارًا حسنًا يساعدك على ادخار مبلغ مالي كبير للمستقبل القريب والبعيد.
- الإيجار والرهن العقاري
كل شيء في الحياة قابل للتفاوض؛ فلا تكن مطاوعًا في قسط الإيجار لمجرد فقط أنك تعودت على سداده. لنلقي نظرة على الإيجار الذي تدفعه لمساحة مكتبك، إن كنت أنت المستأجر، فالاحتمالات قوية بأنك ستدفعه باستمرار، ولاتنس أنه يزداد تدريجيًا بمرور السنوات. يجب أن تدخل هذه النفقات في حساب توقعاتك وأن تضعها في خطتك المالية. ومع ذلك ، هل سبق وقمت بجولة في منطقتك لتعرف أسعار الإيجارات ؟ وهل خصصت وقتًا لتتفاوض فيه على الإيجار، أو تتعاقد مع سمسار ينوب عنك قبل أن تلتزم بعقد الإيجار؟.
عندما تأتي أقساط الإيجارات نتيجة لتغييرات تطرأ على الأعمال ( يعني أعمال البناء خارج منطقة السماح المحددة للبناء، الأضرار الكبيرة، …إلخ)، عندئذٍ عليك إعادة النظر في التفاوض بشأن شروط الإيجار مع المالك، ولا يكون أملك أن تسعى لقيمة أقل، فلست تكتب مؤهلاتك لوظيفة!. لا توافق أبدًا على العرض الأول من المالك لمجرد أنك مستقر هنا بصورة دائمة.
و ماذا لو كنت تملك مساحة البناء الخاصة بك؟ عندها ستكون أسيرًا للرهن العقاري؛ لأن المصرف ليس مكانًا للتفاوض، وكذلك السوق ليس شيئًا يمكن للبنك التفاوض معه. حدد ماذا تشتري من ممتلكات؟ ، وما أسعار الفائدة الحالية ؟ وهل من المفيد إعادة تمويل البناء لتأمين أسعار فائدة منخفضة اليوم بشكل غير مسبوق ؟ وهل توجد تكاليف مدفوعة مقدمًا؟.ابحث عن سبل تقلل مدفوعات الرهن العقاري، فإن لم تجد، فهل يمكنك تأجير جزء من مساحة البناء الخاصة بك للآخرين من الباطن، كإيجار تكميلي؟.
- أقساط التأمين
يجب أن يكون لديك محاسب قانوني يساعدك في مخططاتك المالية وفي أعمال شركات التأمين. لكنه أمر من المبكر للتفكير فيه؛ لن الأقساط والسياسات تتغير. يجب أن تراجع سياسات التأمين الخاصة بك سنويًا؛ لمعرفة في أي موضع يمكنك أن تخفّض التكاليف، مادام تقليل التكلفة لا يؤثر سلبيًا على سلامة تغطيتك، فلا تضع كل البيض في سلة واحدة عند شركة التأمين؟.
وهناك آلية أخرى لخفض التكاليف إذا كنت تمتلك جميع أصولك المتنوعة عند شركة تأمين واحدة، لكن في معظم الحالات، يمكنك توفير أموالك بوضع جميع تكاليف تغطيتك في شركة تأمين واحدة ، مع مراعاة أن هناك حالات، يكون من الأفضل لك تقسيم احتياجات التأمين المتنوعة وتوزيعها على شركات مختلفة لتغطية أعمالك.
كذلك، يمكنك دائما أن تدعو للتفاوض أو تسعى له للحصول على أسعار أفضل، أو لتغطية أكبر لنفس الأقساط التي تقوم بدفعها.
- تعويضات سياسة الرعاية الصحية
تقدم بعض جهات الرعاية الصحية، خصومات وأقساط مخفّضة لأنشطة التعويض المحدّدة التي تساعدك على تحسين الرعاية الصحية الشاملة لشركتك. فلماذا يفعلون هذا؟ فإن كنت تحفّز موظفيك على البقاء بصحة أفضل، يقلل من احتمال حاجتهم لطبيب وخطة تأمين صحي خاصة بهم. إنّها محاولة للتحفيز على البقاء بصحة أفضل كخطوة استباقية؛ لتكون التكلفة أقل لتغطيتك، وتغطية موظفيك.
اسأل مزود الرعاية الصحية عن البرامج المحفّزة التي تقدمها للمساعدة في تعويض تكاليف سياستك الشاملة ، فالبعض يقدمون أشياء كالخطط الخاصة بالعافية، والفحوصات الصحية، وبرامج طبية وقائية أخرى لتشجيع موظفيك على البقاء بصحة جيدة.
- إيجارات المعدات الجديدة
لاشك في أن شركتك تحتاج إلى معدات وتكنولوجيا للتشغيل، لكن عليك أن توازن بينهما، فإن كانت معداتك قديمة جدًا فإنها ستجعل عملك بطيئًا، وتكلفك وقتًا أطول؛وبالتالي يجب ان تسارع باستبدالها. كذلك،كن حذرًا من الإنفاق المتعلق بالتكنولوجيا ، فهناك معدات يمكنك استئجارها بدلًا من شرائها، كما يمكنك إعادة استخدامها وإصلاحها بأسعار أرخص ولمدة أطول، بدلًا من شراء معدة جديدة. كن يقظًا عند التعامل مع تكاليف المعدات الجديدة، وكذلك الإيجارات الجديدة، والتي يمكنها تخفيض هامش ربحيتك.
- الفنيون عديمو الفائدة
إن استئجار الفني عديم الفائدة، إضاعة حقيقية للمال لغالبية الشركات الصغيرة. تأكد من توضيح دور كل موظف، والأدوار المختلفة التي تتوقع أن ينجزها موظفوك.
على سبيل المثال، قد لا تحتاج إلى مسوّق متفرغ لوسائل التواصل الاجتماعيي؛ لأنك قد لا تكون قادرًا على توظيف شخص متخصص في التسويق، لكنك قد تحتاج إلى دور مزيجي ما بين المبيعات والتسويق.
