تعد القدرة على إدارة الوقت وتنظيمه مهارة مطلوبة بشدة من قبل أصحاب الشركات. حيث يمكن أن يؤدي توظيف المتفوقين في هذا المجال إلى تحسين الإنتاجية والكفاءة بشكل كبير. ما يؤثر في النهاية على الأرباح النهائية لشركتك.
ومع ذلك، تكمن الصعوبة في تحديد أفضل الأساليب لتقييم قدرة الموظف على إدارة الوقت، وكيفية وضع خطة عمل لتعزيز الأداء في هذا المجال.
إعداد قائمة المهام
الخطوة الأولى لفهم مدى كفاءة الموظفين في إدارة وقتهم هي جعلهم ينشئون قائمة مهام يومية.
كما تتضمن هذه الفكرة أن يقوم كل موظف بإنشاء قائمة مهام في بداية كل يوم تتضمن المهام التي يجب إكمالها.
ومع تقدم اليوم، يجب شطب المهام المكتملة من القائمة. ما يترك فقط العناصر غير المكتملة في نهاية اليوم.
بالتالي, تتيح هذه الأداة للموظف الفرصة لتحديد وتيرة عملهم وإنشاء خطة عمل خاصة بهم لتعزيز إدارة وقتهم من أجل إنجاز المزيد من المهام خلال يوم العمل.
التدريب
إن إحدى الحلول لتحسين مهارات إدارة الوقت لدى الموظف هي التدريب الرسمي ذلك لتحديد مناطق الضعف.
كما يمكن تقديم هذا التدريب داخليًا من خلال التدريب أثناء العمل مع موظف ذو خبرة أو خارجيًا من قبل طرف ثالث. مثل حضور ورشة عمل أو دورة دراسية أو ندوة.
فغالبا ما تركز دورات التدريب على التغييرات في العادات التي يمكن أن تسهم في تعزيز قدرة الموظف على إدارة يومه. مثل مهارات التنظيم. وتسجيل الوقت. وتحديد الأولويات.
تجنب المشتتات
قد يعاني بعض الموظفين الفرديين الذين يبدو أنهم دائمًا يواجهون صعوبة في الوفاء بالمواعيد النهائية للمشاريع ببساطة من الانغماس في العديد من الانقطاعات.
لذا, اجلس مع الموظف لمدة يوم أو يومين لمراقبة عادات عمله وتدوين الأسباب التي تؤدي إلى تأخير إكمال قائمة المهام.
إذا كانت الإنتاجية المنخفضة ناتجة عن انقطاعات خارجة عن سيطرة الموظف، فكر في إعادة توزيع المهام لضمان إنجاز كل شيء في المواعيد النهائية المطلوبة.
فعلى سبيل المثال، قد يكون زميل إداري مسؤول عن استقبال وتسجيل الزوار أو الموردين غير قادر حقًا على العمل على المشاريع الحساسة للوقت بسبب التدفق المستمر من الانقطاعات المتعلقة بالعمل.
ومع ذلك، إذا كنت تلاحظ انقطاعات يمكن تجنبها. مثل فترات التدخين المفرطة. زيارة مواقع التواصل الاجتماعي. بالإضافة إلى إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية الشخصية. والزيارات الاجتماعية المفرطة من زملاء العمل، لذا تأكد من مناقشة ملاحظاتك مع الموظف وتوضيح توقعات الأداء بوضوح.
تقييم أداء العمل
تعتبر خطوة إجراء تقييم لجرد أداء جميع الزملاء هي إحدى طرق تحسين إدارة الوقت في المؤسسة.
هذه في الأساس قاعدة بيانات عن نقاط قوة كل موظف ومؤهلاته تتيح لصاحب العمل تقييم المهام وإعادة تخصيصها للأفراد الذين يمكنهم إنجازها بشكل أسرع وأكثر دقة.
فعلى سبيل المثال، قد تكتشف أن موظفًا إداريًا بلا خلفية محاسبية مثقل بواجبات المحاسبة التي تمنعه من إكمال مهام أخرى ضرورية.
أيضا إن إحدى الحلول لتحسين إدارة وقته هي إعادة تخصيص واجبات المحاسبة لزميل آخر ذو خبرة في هذا المجال. ما يحرر الوقت للموظف الإداري لإكمال العناصر الأخرى في قائمة مهامه.
ما المقصود بإدارة الوقت
إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة مختلفة. إذا قمت بذلك بشكل صحيح، ستنتهي بالعمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر.
إن تعلم كيفية تحديد حدود زمنية وتطبيق تقنيات إدارة الوقت يسمح لك بالعمل بشكل أذكى. والعكس, بدون إدارة جيدة للوقت، قد تتعرض للإرهاق. وتزايد مستويات الضغط. وصعوبة في تحقيق الأهداف طويلة المدى. ما يوفر لك المزيد من الوقت الحر لحياتك الشخصية ويزيد من رفاهيتك العامة.
وبغض النظر عن دوافعك لتحسين إدارة الوقت، فمن المحتمل أن ترى عددًا من الفوائد. من بينها:زيادة الإنتاجية. وتقليل الضغط. بالإضافة إلى تحكم أفضل في سير العمل. والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية. ذلك مع استمرار تحسين الرفاهية من خلال تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
لذا، تأكد من تخصيص الوقت للاسترخاء والحصول على الراحة التي يحتاجها جسمك. ذلك عبر منح نفسك الفرصة لإعادة ضبط ساعتك الطاقية. كما يمكنك إنجاز المزيد خلال ساعات العمل.
كذلك, ضع في اعتبارك أخذ استراحة لدقيقة بين المهام لإعادة ضبط تركيزك وطاقتك. خاصة خلال جلسات العمل الطويلة. نظرا لأهمية ذلك للعاملين عن بعد. حيث يسعوا للحفاظ على إنتاجيتهم أثناء العمل من المنزل.
المقال الأصلي: من هنـا
