غالبًا ما يكون مديرو المشاريع والمستشارون عمليين. ونتيجة لذلك يتعين عليهم عادةً التوفيق بين مهامهم الخاصة ومهام فريقهم. ودون عملية موثوقة يمكن أن يصبح تحديد أولويات العمل أمرًا مربكًا.
لذلك سوف نلقي نظرة على خمس طرق حول كيفية تحديد أولويات العمل لفريقك.
تحديد أولويات العمل للفريق
تساعدك أفضل الممارسات هذه في التغلب على تحديات إدارة العمل. بالإضافة إلى ذلك سوف تتمكن من تسليم المشاريع دون إرهاق فريقك.
-
خريطة العمل لأهداف العمل
قد تبدو مواءمة عملك مع أهدافه أمرًا واضحًا. ومع ذلك ستفاجأ بعدد المرات التي تحدد فيها الأولويات الشخصية أولويات العمل. على سبيل المثال: بدلًا من التركيز على تأثير المهمة في المشروع أو أهداف العمل قد يختار أعضاء الفريق المهام الأكثر وضوحًا للبدء بها.
ونتيجة لذلك ستلاحظ إضاعة الوقت في العمل غير المنتج، وتوليد حالات صراع محتملة عندما يتعلق الأمر بأولويات العمل.
إن تحديد أولويات العمل بأهداف العمل يضمن توافق الجميع من أجل المضي قدمًا بالمشروع.
يمنحك إطار عمل PIE (Potential, Importance, and Ease) إمكانية التحسين ويوضح لك أهمية ومدى سهولة أداء جزء من العمل.
-
جعل جداول العمل مرئية للجميع
تُظهر الأبحاث أن الفرق تقضي ما يصل إلى 60 % من وقتها في أنشطة الإدارة والتواصل.
وتشمل هذه الأنشطة: التواصل حول العمل، والبحث عن المعلومات المتعلقة بالعمل، وإدارة أولويات العمل المتغيرة، ومتابعة حالة العمل.
ليست كل الأنشطة غير منتجة. ولكن لا أحد ينكر أن هذه الأنشطة تستهلك الوقت الذي كان من الممكن أن يستغرقه العمل الذي يساهم في نجاح المشروع والأعمال.
إحدى الطرق البسيطة للتغلب على هذا التحدي وتقليل الأعمال غير المجدية هي إتاحة المعلومات لجميع المشاركين في المشروع.
إن جعل جدول العمل مرئيًا لجميع أعضاء الفريق يقلل الكثير من العمل غير الضروري للمديرين. كل شخص لديه وضوح بشأن من يفعل ماذا ومتى. ونتيجة لذلك يمكنك توفير الوقت الذي تقضيه في طلب تحديثات الحالة ومراجعتها.
-
الحفاظ على التراكم
قبل أن تتمكن من تحديد أولويات العمل تحتاج إلى مكان يمكنك من خلاله تنظيم طلبات العمل. يمكن أن تأتي طلبات العمل في شكل أفكار جديدة أو طلبات تغيير؛ غالبًا بسبب تغير أولويات العمل.
يؤدي تراكم العمل إلى قائمة بعناصر العمل ذات الأولوية التي يحتاج فريق المشروع إلى إكمالها لدعم المشروع أو خطط العمل.
ومع ذلك لا تحتوي عناصر العمل المتراكمة على تواريخ البدء والانتهاء. وبمجرد الانتقال إلى خطة المشروع يتم تعيين تاريخي البدء والانتهاء.
-
تحديد المعالم الأساسية
يمثل الحدث لحظة مهمة في دورة حياة المشروع. وعلى عكس تواريخ استحقاق المهام فإن الحدث الرئيسي له تاريخ انتهاء ثابت.
امنح أعضاء فريقك علامة فارقة واضحة ينهون من خلالها المهام الفردية. وهذا يضمن عدم تشتيت انتباههم بأعمال غير مهمة. بالإضافة إلى ذلك تشعر الفرق بالمشاركة وتتطلع إلى تحقيق الإنجازات.
كما أنه من المفيد أيضًا تدريب موظفيك على تحديد أولويات مهامهم الخاصة.
-
الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة
وجد استبيان ضم عددًا من الموظفين أن واحدًا من كل موظفين اثنين يشعر بالإرهاق. إن إرهاق الموظفين هو السبب الأول وراء عدم تفاعل الفرق؛ ما يؤدي في النهاية إلى استنزاف جهودهم وطاقاتهم.
لتجنب الإرهاق يجب على الشركات تشجيع الموظفين على تحقيق التوازن بين العمل والحياة.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تساعد:
- تسهيل العمل عن بعد والجدولة المرنة.
- تشجيع الموظفين على أخذ إجازة، بما في ذلك الإجازات مدفوعة الأجر.
- إيقاف تشغيل الاتصالات أثناء فترات الراحة والعطلات.
- طمأنة أعضاء الفريق بأنه لا بأس من أخذ فترات راحة عند الحاجة.
- السماح لأعضاء الفريق بمعالجة الأولويات خارج العمل.
بقلم/ جيتيش باتيل
المقال الأصلي (هنــــــــــــا).
