صفات المساعد الإداري.. الموظف العابر للتخصصات

لا تنحصر مهمة المساعد الإداري في الرد على الهاتف أو الترحيب بالضيوف، وإنما هو، في الواقع، الأساس الذي تقوم عليه الأعمال؛ إذ يعمل على تمكين كل عضو في الفريق من إنجاز المهام المنوطة به.

فالمساعد الإداري مسؤول عن تنظيم الجداول الزمنية، والتواصل نيابة عن المديرين التنفيذيين، والحفاظ على قوائم جهات الاتصال، والأهم من ذلك أنه يقومون بدور داعم مهم على أكثر من صعيد.

بالإضافة إلى أن المساعدين الإداريين هم بمثابة جسر التواصل بين المديرين والموظفين؛ أي أن هؤلاء الأشخاص هم حلقة الوصل بين أطراف العملية المهنية في المؤسسة أو الشركة، كما أن يسخرون جهودهم من أجل نجاح كل موظف في دوره الوظيفي.

اقرأ أيضًا: الترقية في المناصب الإدارية.. احجز مقعدك من الآن

صفات المساعد الإداري الناجح

ويرصد «رواد الأعمال» بعضًا من صفات المساعد الإداري الناجح، وذلك على النحو التالي..

• القدرة على التكيف

إحدى أبرز صفات المساعد الإداري الناجح هي القدرة على التكيف مع أي موقف أثناء التنقل بين المهام ومواجهة الظروف المختلفة، فعلى المساعدين الإداريين أن يكونوا قادرين على التفكير بسرعة وكفاءة بغض النظر عما سيحدث.

• حل المشكلات

إلى جانب كونه قادرًا على التكيف يجب على المساعد الإداري أن يكون قادرًا على التعامل مع المواقف الصعبة.

فمن المحتم على المساعدين الإداريين أن يكونوا بارعين في حل المشكلات المخلتفة التي قد تطرأ في بيئة العمل؛ فليس معقولًا أن يذهب الواحد منهم بأقل مشكلة إلى رئيسه أو مديره، وإنما أن يكون قادرًا على مواجهة هذه المشكلات وتوفير حلول مبتكرة وحاسمة لها.

اقرأ أيضًا: سعد المالكي: رؤية الشركة يمكن أن تصبح مصدر إلهام وتحفيز للعاملين بها

• الانفتاح

يلتقي المساعد الإداري، بحكم طبيعة عمله، بالمحترفين من جميع مستويات الشركة، بالإضافة إلى العملاء المهمين؛ لذا هو مضطر إلى أن يكون منفتحًا على كل الرؤى والتصورات التي تأتي من قِبل هؤلاء الأشخاص جميعًا.

ليس هذا فقط وإنما أن يتأكد من إعطاء الجميع انطباعًا أوليًا جيدًا عن نفسه وعن النشاط التجاري الذي يمثله.

• مهارات تنظيمية

يجب على المساعد الإداري أن يكون قادرًا على القيام بمهام متعددة، مع الحفاظ على كل شيء منظمًا، والعثور على أي شيء يحتاجه مديره في أي لحظة.

وبالطبع لا يمكن القيام بأي من هذا بدون مهارات تنظيم من الدرجة الأولى، بالإضافة إلى ذلك فإن القدرة على التنظيم ستُبقي عملك _كمساعد إداري_ على المسار الصحيح حتى لا تتأخر عن الجدول الزمني أبدًا.

اقرأ أيضًا: كيف يمكنك القيادة بنجاح؟

• إدارة الوقت

إن التنظيم يقطع شوطًا طويلًا لمساعدتك في إدارة الوقت. ومع ذلك، فأنت _كمساعد إداري_ لا تدير وقتك فحسب، بل تدير أيضًا وقت رئيسك في العمل.
على الجانب الإيجابي عادة ما يتزامن التأكد من أن يوم رئيسك في العمل يسير بسلاسة مع انخفاض مستوى التوتر لديك. وتلك واحدة من مزايا مهارة إدارة الوقت التي يتعين على المساعد الإداري إتقانها.

• مهارات اتصال كتابية وشفوية

سيكتب المساعد الإداري _بحكم طبيعة عمله_ العديد من المستندات، من رسائل البريد الإلكتروني إلى المذكرات على مستوى الشركة، وسوف يحتاج، كذلك، إلى التواصل بوضوح وإيجاز.

بالإضافة إلى ذلك سيتحدث المساعد الإداري مع العديد من الأشخاص يوميًا؛ لذا عليك التأكد من أن مهاراتك في المحادثة من الطراز الرفيع.

• التواصل الفعال

لا يقدم المساعد الإداري المعونة لزملائه في جميع أنواع المهام فحسب، بل إنه يستجيب أيضًا للعملاء في كثير من الأحيان؛ إذ أنه، في كثير من الأحيان، أول جهة اتصال لديهم مع المنظمة؛ لذلك، يجب أن يتمتع المساعد الإداي بمهارات شخصية قوية، وقدرة استثنائية على التواصل الفعال.

• المبادرة

يجب أن يكون المساعد الإداري قادرًا على توقع احتياجات المنظمة واتخاذ مبادرات لدفع القضايا إلى الأمام بشكل فعال.

بمعنى أنه لا يتعين عليه انتظار وقوع المشكلة حتى يبحث لها عن حل، وإنما يكون استباقيًا ويقطع الطريق على المشكلات، ويسد الثغرات أمام أي مجال يمكن أن تظهر منه مشكلة أو عائق.

اقرأ أيضًا: أنماط التخطيط الاستراتيجي.. آليات تحقيق الأهداف

• بارع في التكنولوجيا

إن امتلاك المهارات التكنولوجية اللازمة لأداء إدخال البيانات وإدارة تقاويم الفريق وإنشاء تقارير الشركة أمر مطلوب للغاية بعد المهارات الإدارية في المساعدين الإداريين.

وبالتالي من المهم أن يكون المساعد الإداري على دراية ببرامج Microsoft Office مثل Excel وWord وPowerPoint وOutlook وغيرها، كما أنه من المألوف أن يساهم المساعدون الإداريون في إدخال البيانات بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو النظام الأساسي لخدمة العملاء أو مكتب المساعدة الافتراضي، وهو ما يعني أنك بحاجة إلى فهم شامل لبرامج الكمبيوتر والمتصفحات وأنظمة التشغيل من أجل أداء المهمة.

اقرأ أيضًا:

كيف توفر بيئة عمل إيجابية لشركتك؟

تقرير: على المديرين تشجيع “الفوضى الإبداعية” لتحقيق نتائج أفضل

الأخطاء الإدارية الشائعة

دعم الشركات العائلية.. الواقع والأطر القانونية

كلية الأمير محمد بن سلمان للإدارة وريادة الأعمال.. وتأهيل الشباب لمتطلبات سوق العمل