في بيئة العمل الحديثة سريعة الوتيرة، حيث تتزايد متطلبات الإنتاجية والابتكار، غالبًا ما يجد المهنيون، وخاصة العاملين في مجال المعرفة. أنفسهم غارقين في بحر من الاجتماعات. هذه الاجتماعات، وإن كانت ضرورية في بعض الأحيان. يمكن أن تتحول بسهولة إلى معوقات رئيسية للتركيز العميق. وتستنزف الوقت والطاقة الذهنية، وتقلل بشكل كبير من الكفاءة العامة. إن التحدي يكمن في الموازنة بين الحاجة إلى التواصل والتعاون وبين المساحة الحيوية التي يتطلبها العمل المركّز والإبداعي.
يهدف هذا التقرير في “رواد الاعمال” إلى استكشاف مفهوم “أسبوع بلا اجتماعات” كاستراتيجية مبتكرة لإعادة ضبط بيئة العمل، وتعزيز مستويات التركيز. وزيادة الإنتاجية بشكل جذري. من خلال تقليل المقاطعات المستمرة الناتجة عن الاجتماعات. يتيح هذا البروتوكول للموظفين الدخول في حالة “الاندماج الذهني” (Flow) – وهي حالة من التركيز المطلق حيث يتم تحقيق أفضل مستويات الأداء والإبداع.
نناقش في هذا التقرير الأسباب الكامنة وراء تبني هذه الممارسة. والفوائد الملموسة التي يمكن أن تجلبها للفرق والأفراد، بالإضافة إلى تقديم إرشادات عملية لتطبيقها بنجاح داخل المؤسسات.
هذه الخطوات ليست مناسبة لكل فريق، ولكن إذا كنت تعاني من صعوبة في التركيز والإنتاجية، فقد تكون هي ما تحتاجه تمامًا. وفقا لما ذكره”runsteady”.
مشكلة الاجتماعات
الاجتماعات هي انقطاعات. غالبًا ما تكون انقطاعات ضرورية، ولكن عندما يتم وضعها بشكل متقطع على مدار اليوم. يمكن أن تؤثر سلبًا على إنتاجية فريقك. يتأثر العاملون في مجال المعرفة (المبرمجون، المصممون، الكتاب، إلخ) بشكل خاص بهذه الانقطاعات.
“يستغرق المبرمج ما بين 10-15 دقيقة للبدء في تحرير الكود بعد استئناف العمل من انقطاع. وعندما يتم مقاطعته أثناء تحرير طريقة (method)، يستأنف المبرمج العمل في أقل من دقيقة في 10% فقط من الحالات.”
كمدير، هدفك هو زيادة إنتاجية وسعادة فريقك. مع وضع هذا الهدف في الاعتبار. من السهل أن نرى كيف يمكن أن يؤدي الكثير من الاجتماعات إلى الإضرار بأداء فريقك. ويحتاج المديرون أيضًا إلى وقت للتفكير.
لذا، إذا كانت الاجتماعات تستنزف إنتاجيتنا، وتضر بأرباحنا، وتلحق الضرر بالعلاقات داخل الفريق. فلماذا تعقد العديد من المنظمات الكثير منها؟
ثقافة الاجتماعات الحديثة
الاجتماعات جزء من ثقافة الشركة، وثقافة العمل يصعب تغييرها. إذا كانت شركتك معتادة على عقد اجتماعات يومية مدتها ساعة، ومراجعات أسبوعية. وعشرات الاجتماعات المتعلقة بالمشاريع على مدار الشهر، فسيكون تغيير ذلك بين عشية وضحاها أمرًا صعبًا.
“يرغب المديرون التنفيذيون في أن يكونوا جنودًا صالحين. عندما يضحون بوقتهم ورفاهيتهم من أجل الاجتماعات. فإنهم يفترضون أنهم يفعلون ما هو الأفضل للعمل – ولا يرون التكاليف التي تتكبدها المنظمة.”
بالطبع، بعض الاجتماعات ضرورية حقًا. لا أستطيع أن أتخيل إدارة فريق هندسي أو عمل تجاري دون تخصيص وقت لتحديث فريقي، ومشاركة القرارات المهمة. وتقديم تقييمات أداء للموظفين، أو التحدث مع العملاء في مكالمة متابعة.
لذا إذا كانت الاجتماعات سيئة ولكن لا مفر منها في الأعمال التجارية الحديثة، فما هو الحل؟ كيف يمكننا الموازنة بين تخصيص الوقت لإنجاز المهام والحاجة إلى التواصل مع بقية فريقنا؟
كيفية تطبيق أيام (أو أسابيع) بلا اجتماعات
طبقت شركة Pinterest برنامجًا مشابهًا “لأيام بلا اجتماعات” على فريقها الهندسي بالكامل قبل بضع سنوات. بعد التغيير، قال اثنان وتسعون بالمائة من مهندسيهم إنهم أصبحوا أكثر إنتاجية. وانتشرت هذه الممارسة في النهاية إلى أجزاء أخرى من الشركة.
بينما لم أطبق أيام بلا اجتماعات على النطاق الذي طبقته Pinterest، يمكنني أن أقدم لك بعض الإرشادات بناءً على تجربتي ومحادثاتي مع آخرين تبنوا هذه الممارسة:
ابدأ بفترة تجريبية
تساعد فترة تجريبية لمدة شهر على تعويد الناس على هذه الممارسة. يمكنك استخدام هذا الوقت لكسب الثقة والدعم. لأن بعض المديرين قد يكونون متشككين. “إذا لم يجتمع المهندسون، كيف نعرف أنهم يعملون؟”.
تعلم استخدام التواصل غير المتزامن
إذا كان الناس قلقين من عدم قدرتهم على الحصول على إجابات لأسئلتهم في الأيام الخالية من الاجتماعات، فاطمئنهم بتوجيههم نحو قنوات الاتصال غير المتزامنة. تسمح أدوات مثل Status Hero لفريقك بإرسال تحديثات الحالة اليومية في جدولهم الزمني، لذلك لا تحتاج إلى أن يكون الجميع في نفس المكان لاجتماعكم الصباحي.
تجميع الاجتماعات
إذا كانت اجتماعاتك موزعة حاليًا على مدار الأسبوع مع اجتماع واحد أو أكثر كل يوم، فقد تضطر إلى إعادة ترتيب بعض الأمور قبل تطبيق أيام بلا اجتماعات. تجميع الاجتماعات فكرة جيدة على أي حال، لأنه من الصعب حقًا العودة إلى وضع التركيز بعد انقطاع اجتماع.
التواصل مع بقية المنظمة
بينما لم يلاحظ معظم زملائي في الفريق أنني خصصت يومًا كل أسبوع في تقويمي، قد يلاحظ الناس إذا اختفى فريقك بالكامل فجأة. تأكد من شرح التجربة للأشخاص الذين قد يحتاجون إلى مقابلتك. واكتشف ما يفكرون فيه في الفكرة. لقد قابلت عددًا قليلاً جدًا من المديرين الذين لم تعجبهم الفكرة عندما توقفوا للتفكير فيها.
أظهر النتائج
إذا جربت أيام بلا اجتماعات أو حتى أسبوعًا كاملاً، فقم بإجراء مسح للفريق بعد ذلك. دع الآخرين يعرفون كيف سارت التجربة (بافتراض أنها تسير على ما يرام) حتى يتمكنوا من تجربتها. بناء منظمة تسمح للعاملين في مجال المعرفة بالتركيز هو عامل تمييز ثقافي ضخم.
جدول بديل
أخيرًا، إذا كنت موظفًا ورفض رئيسك الموافقة على حجز يوم كامل في تقويمك، فقد تفكر في العمل بجدول زمني بديل. على مدار العامين الماضيين، عملت أيام الأحد وأخذت أيام الأربعاء إجازة لقضاء الوقت مع ابني وإنجاز الأعمال المنزلية. بعض أرباب العمل أكثر تقبلاً للجداول الزمنية البديلة. ومن خلال العمل في يوم يكون فيه الجميع في إجازة، فإنك تزيل فعليًا إمكانية عقد الاجتماعات على أي حال.
