تعتمد إدارة المشروع الناجحة على الفهم الشامل للأدوار والمسؤوليات. ويعد استخدام مصفوفة الصلاحيات RACI لتعيين كل دور وتحديده طريقة رائعة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح ووضعه لتحقيق النجاح، خاصة عند استخدامه مع مستندات أخرى، مثل: مصفوفة تتبع المتطلبات.
في موقع رواد الأعمال سوف نتناول خلال هذه المقالة ماهية مصفوفة الصلاحيات. وكيف تساعد مديري المشاريع. بالإضافة إلى التعرف على الأدوار الأساسية لها. حسبما ذكرها موقع “project-management”.
ما مصفوفة الصلاحيات RACI؟
مصفوفة RACI أداة في إدارة المشاريع مصممة لتوضيح أدوار الفريق ومسؤولياته عبر المهام. ويصنف كل دور على أنه مسؤول أو خاضع للمساءلة أو استشاري أو مطلع؛ ما يضمن فهم الجميع لدورهم في نجاح المشروع. ومن خلال تعيين هذه الأدوار، يمنع مديرو المشاريع الارتباك والواجبات المتداخلة مع زيادة المساءلة.
يعد إطار عمل RACI مفيدًا خاصة للمشاريع المعقدة؛ حيث أن التوزيع الواضح للأدوار أمر ضروري لسير العمل السلس وتحسين التواصل.
كيف يساعد مخطط RACI مديري المشاريع؟
يستخدم مديرو المشاريع مخططات RACI لتتبع أدوار الفريق ونقل تلك المسؤوليات إلى الفريق الأكبر.
بينما تحدد المصفوفة أدوارًا ومسؤوليات واضحة لأعضاء الفريق الفرديين عبر المراحل المختلفة للمشروع، وتقسم الأدوار إلى أربعة أنواع. يرمز كل حرف من اختصار إدارة المشروع إلى تسمية: المسؤولون والخاضعون للمساءلة عن مخرجات المشروع، ومن يجب استشارتهم عند بدء العمل، وأصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى الاطلاع على التقدم المستمر، والعوائق، والتحديثات.
4 أدوار أساسية محددة لـ RACI
مسؤول
يكون الفرد (الأفراد) المسؤول عن المهمة أو الناتج مسؤولًا عن تطوير واستكمال مخرجات المشروع بأنفسهم. عادةً ما تكون الأطراف المسؤولة أعضاء فريق عمليين يقدمون مساهمات مباشرة في إكمال المشروع. ويتكون الفريق المسؤول من القائمين على المشروع، الذين يعملون على نحو عملي لضمان اكتمال كل تسليم.
بعض الأمثلة على الأطراف المسؤولة هي:
- مديرو المشاريع.
- محللو الأعمال.
- المطورون.
- مصممو الجرافيك.
- مؤلفو النصوص.
أحد المخاطر عند استخدام مصفوفة RACI هو تحميل عضو واحد في الفريق عن غير قصد الكثير من المسؤوليات. إذا عيّن شخص واحد كمسؤول عن عدد كبير جدًا من المهام، فقد يواجه صعوبة في إدارة عبء العمل الخاص به؛ ما يؤدي إلى التأخير أو الإرهاق.
ولتجنب ذلك، يجب على مديري المشاريع توزيع المسؤوليات بعناية عبر الفريق، والتأكد من عدم إرباك أي فرد. تساعد المراجعة المنتظمة للمصفوفة في جميع أنحاء المشروع على تحديد ومعالجة أي اختلالات قبل أن تصبح حرجة.
تضمن الأطراف المسؤولة المساءلة عن المواعيد النهائية للمشروع، وفي نهاية المطاف، المساءلة عن إكمال المشروع. تندرج هذه المجموعة أيضًا في كثير من الأحيان ضمن الفئة المطلعة.
بعض الأمثلة على الأطراف المسؤولة هي:
- أصحاب المنتجات.
- سلطات التوقيع.
- أصحاب الأعمال.
- الرعاة.
أصحاب المصلحة الرئيسين
من خلال تحديد الأدوار بوضوح، تمنع مصفوفة RACI الاختناقات في عملية صنع القرار والارتباك في عملية الموافقة. عندما تكون الأدوار غامضة، يمكن أن تتأخر القرارات الحاسمة؛ حيث قد لا يعرف أعضاء الفريق من يتحمل المسؤولية النهائية.
يعمل نموذج RACI على التخلص من هذه المشكلة عبر التأكد من تعيين الفرد المسؤول عن الموافقات بوضوح على أنه مسؤول. بالإضافة إلى ذلك، فإن تحديد من يحتاج إلى استشارته أو إبلاغه يقلل من المراسلات غير الضرورية؛ ما يسمح باتخاذ القرارات بسرعة وكفاءة دون وجود حواجز على الطرق. يعمل تدفق الاتصال الواضح هذا على تحسين تقدم المشروع ويمنع التأخير.
استشارة
تعد آراء الأفراد الذين تمت استشارتهم أمرًا بالغ الأهمية، ويجب أخذ ملاحظاتهم في الاعتبار عند كل خطوة من اللعبة. يقدم هؤلاء الأفراد التوجيه الذي غالبًا ما يكون شرطًا أساسيًا لمهام المشروع الأخرى، على سبيل المثال، توفير التوجيه القانوني للمشروع طوال العملية. إذا كنت تعمل على تطوير منتج جديد أو توسيعه، فقد يكون هذا في الأساس المؤسسة بأكملها.
بعض الأمثلة على الأطراف التي تم التشاور معها هي:
- خبراء قانونيون.
- خبراء أمن المعلومات والأمن السيبراني.
- مستشارو الامتثال.
الأشخاص المطلعون
الأشخاص المطلعون هم من يحتاجون إلى البقاء في حلقة الاتصال طوال المشروع. لا يلزم استشارة هؤلاء الأفراد أو أن يكونوا جزءًا من عملية صنع القرار. ولكن يجب أن يكونوا على علم بجميع تحديثات المشروع.
عادةً ما يكون هذا الطرف هم أصحاب الأعمال أو أصحاب المصلحة المهتمين أكثر بمشاهدة المشروع على مسافة 30 ألف قدم. احتفظ بهذه المجموعة في قائمة CC الخاصة بك للتوعية بالموضوعات والقرارات والتقدم، بما في ذلك جعلهم جزءًا من البداية الأولية للمشروع والعروض التوضيحية للمشروع كحاضرين اختياريين. غالبًا ما تندرج هذه المجموعة أيضًا ضمن المجموعة المسؤولة.
بعض الأمثلة على الأطراف المطلعة هي:
- أعضاء لجنة المشروع.
- أصحاب المصلحة الخارجيين.
- أصحاب الأعمال.
لماذا تعد أدوار RACI مهمة؟
بالطريقة نفسها التي توفر بها مصفوفة تتبع المتطلبات المسؤولية عن متطلبات المشروع من خلال رسم العلاقة بين هذه المتطلبات وعمل المشروع، توفر أدوار RACI إحساسًا بالتنظيم والوضوح للفرق التي تتطلع إلى تقسيم الأدوار وإبقاء أعضاء الفريق مسؤولين عن مساهماتهم.
مع الأخذ في الاعتبار أن 27% من المشاريع تتجاوز الميزانية لأسباب، مثل: زحف النطاق، وعدم وجود أدوار محددة، تساعد أدوار RACI في وضع المشروع على طريق النجاح، وتجنب المخاطر الشائعة.
تساعد أدوار RACI على ضمان استمرار التواصل بين جميع الأدوار. عندما تأخذ في الاعتبار أن ما يقرب من نصف إجمالي إنفاق المشروع معرض لخطر الهدر بسبب الافتقار إلى التواصل الفعال القائم على الفريق، يصبح تحديد الأولويات أكثر أهمية.
كيف يساعد RACI على التواصل؟
تعمل مصفوفة RACI على تعزيز التواصل من خلال التحديد الواضح لمن يجب أن يشارك في كل مرحلة من مراحل المشروع. وعبر تحديد من المسؤول والخاضع للمساءلة والمستشار والمطلع، فإنه يضمن مشاركة أصحاب المصلحة المناسبين في الأوقات المناسبة.
يقلل هذا النهج المنظم من سوء التواصل، وهو أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل المشروع؛ حيث يعرف أعضاء الفريق بالضبط من يجب عليهم التواصل معه للحصول على المدخلات أو التحديثات. يؤدي إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع أيضًا إلى تحسين الشفافية، ومنع سوء الفهم، وضمان توافق الجميع مع أهداف المشروع والجداول الزمنية.
كيفية إنشاء مصفوفة RACI
إذا كنت تتطلع إلى تنفيذ مصفوفة RACI كجزء من عملية تخطيط مشروع فريقك، فاتبع هذه الخطوات لإنشاء مصفوفة RACI.
- خطط للمستقبل قبل اتخاذ أي إجراء: تأكد من أن لديك فهمًا شاملًا للمشروع ومتطلباته قبل تحديد أي خطوات أخرى من خلال التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسين وصناع القرار.
- تحديد نطاق المشروع: أدرج جميع الأنشطة الرئيسة والتسليمات من مدير إدارة البرنامج أو القيادة الأخرى.
- تحديد الأطراف المعنية: معرفة من المطلوب ليكون جزءًا من المشروع أو المبادرة.
- الخطوط العريضة لكل دور في المشروع: تحديد أدوار المشروع والتسميات الوظيفية المسؤولة والأشخاص لكل نشاط وتسليم.
من الأفضل أن تجتمعوا كمجموعة. واعقد جلسات مراجعة مع الأعضاء الرئيسين في الفريق من أجل التوافق، وإذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل، فاعمل على استضافة اجتماع تمهيدي مع الفريق بأكمله وأصحاب المصلحة الرئيسين للكشف عن المصفوفة والإجابة على الأسئلة.
إذا كان المشروع قد بدأ بالفعل، فلم يفت الأوان بعد لتنفيذ مصفوفة RACI. فقط اتبع الخطوات التالية:
- حدد الخطوط العريضة للقصة باستخدام البحث من مصادر متعددة، ثم نفذ الإجراءات أ، ب، ج، د.
- عقد جلسة مراجعة للتأكد من أن الفريق يقر ويناقش الخطة والأدوار المعينة.
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء مصفوفة RACI، فيوجد الكثير من دورات RACI التدريبية والموارد الأخرى التي يمكنك استخدامها للبدء.
تساعد مصفوفة RACI على تحليل الأدوار التي سيؤديها الأفراد في أثناء تنفيذ العمل، وإلى أي مدى سيشاركون في المشروع عامة. ويمثل المحور الأفقي كل شخص في فريق المشروع، ويمثل المحور الرأسي كل مهمة.
أما كل مربع من المصفوفة فيمثل فردًا ومهمة ودور ذلك الفرد داخل المشروع، سواء أكان مسؤولًا أو خاضعًا للمساءلة أو يستشار أو يتم إبلاغه.
في هذه الحالة، على سبيل المثال، يكون مدير المشروع مسؤولًا عن تقييم المخاطر، وتحديد متطلبات الأداء، وإنشاء التصاميم، وتنفيذ البناء، والموافقة على أعمال البناء. ومع ذلك، يبلغ فقط بالموافقة على أعمال البناء وتحديد الاحتياجات الوظيفية والجمالية.
من أنشأ مصفوفة RACI؟
أنشأ مدير المشروع مصفوفة RACI -التي تسمى أحيانًا نموذج أو مخطط RACI أو ببساطة RAC- في بداية المشروع كجزء أساسي من إنشاء التخطيط الأولي للموارد البشرية للمشروع.
نظرًا لأن سوء التواصل يشكل تهديدًا شائعًا لأي مشروع، فإن مخططات RACI تعد مصدرًا عظيمًا للفرق التي تتعامل مع أي نوع عمل، بدءًا من المشاريع البسيطة جدًا حتى المشاريع المعقدة للغاية.
بدائل “راسي”
على الرغم من أن مصفوفة RACI أداة مستخدمة على نطاق واسع، فإن الكثير من البدائل قد تكون أكثر ملاءمة اعتمادًا على احتياجات مشروعك:
- RASCI: يضيف دورًا داعمًا إلى هيكل RACI التقليدي؛ ما يوفر مساعدة إضافية عند الضرورة.
- DACI: يركز إطار DACI على اتخاذ القرار من خلال تحديد صناع القرار الواضح والمسؤولين عن النتائج النهائية.
- RAPID: إطار عمل لصنع القرار يحدد من يوصي، ويوافق، وينفذ، ويدخل، ويقرر بشأن القرارات الحاسمة.
- مخطط جانت: يوفر رؤية شاملة لمن يفعل ماذا ومتى، ويجمع بين المسؤوليات والجداول الزمنية في تنسيق مرئي.
- هيكل تقسيم العمل: يقسم نطاق العمل بالكامل في المشروع، ويقدم عرضًا تفصيليًا لجميع المهام في هيكل هرمي.
- لوحة معلومات المشروع: توفر إشرافًا ديناميكيًا في الوقت الفعلي؛ ما يبقي الفرق على اطلاع بأحدث المعلومات حول تقدم المشروع والأدوار والمسؤوليات.
يختلف كل بديل RACI في ملكية المهام وإدارة المشروع. يختار أفضل مديري المشاريع النهج الصحيح بناءً على احتياجات مشروعهم.
