لا يؤدي عدم تنظيم الوقت بدقة إلى الإضرار بعملك؛ من خلال تعريضك لخطر عدم الالتزام بالمواعيد النهائية والعلاقات مع العملاء للخطر فحسب؛ بل إنها تسبب أيضًا قدرًا هائلًا من التوتر لك ولموظفيك.
قد يقلق المديرون بانتظام بشأن النتائج التي يحصلون عليها، في حين تنشغل مخاوف الموظفين من أن يتم إبعادهم جانبًا من أجل “محادثة” ما.
لا عجب أن تنظيم الوقت بدقة يعتبر مشكلة كبيرة؛ فبالنسبة للمدير التنفيذي الذي يتلقى أكثر من 200 بريد إلكتروني يوميًا، يجب أن يفكر مرتين قبل اتخاذ أي قرار.
هذا بالإضافة إلى الاجتماعات غير المثمرة التي تستغرق وقتًا طويلًا _ وهي ممارسة روتينية في العديد من أماكن العمل _ والتي تصل إلى 35% من أسبوع العمل.
تعد رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات مجرد مثالين على عدم تنظيم الوقت بدقة، وإهداره؛ ما يتسبب في إعاقة الإنتاجية طوال يوم العمل، وهو ما يؤثر على المدراء والموظفين على حد سواء.
في مواجهة تحديات الإخلال بالجدول الزمني، ما الخطوات التي يمكن للشركات اتخاذها لتمكين نفسها واستعادة السيطرة على وقتها وإنتاجيتها؟
حدد المشكلة
هذا هو الوقت المناسب لك للجلوس مع كل موظف ومعرفة إلى أين يذهب الجزء الأكبر من طاقته. ستكون بعض المشكلات حول المزاج الفردي، وسيتم ربط النقاط الشائكة الأخرى بأخطاء إجرائية في مؤسستك تحتاج إلى تعديل.
بعض الأمثلة على الميول الشخصية التي يمكن أن تؤدي إلى فقدان الإنتاجية؛ هي القابلية للتغلب على التفاصيل الدقيقة أو عادة تجنب المهام الروتينية الضرورية.
تمهد خطوط الاتصال المفتوحة الطريق لعملية إدارة وتنظيم الوقت بدقة، فلا تنس ذلك.
تحقق مع الموظفين بانتظام
من خلال التواصل السلس كأساس، سيكون تدريبك بداية رائعة في إنشاء عادات ممتازة لعملية تنظيم الوقت بدقة بالنسبة لموظفيك.
هذا وقت رائع للتأكد من أن الموظفين على المسار الصحيح وأنهم ليسوا مرتبكين. إنها مساحة لتشجيعهم ومساعدتهم في تبادل الأفكار؛ إذا كانوا بحاجة إلى تلك المساعدة.
ستحتاج إلى تحديد المكان الذي يتفوق فيه كل موظف مع تحديد المجالات التي يمكن تحسين الأداء فيها.
أنت تعرف فريقك؛ لذا استخدم هذه المعرفة لتخصيص كل اجتماع للاحتياجات الفردية للموظف، واجعل من أولوياتك الاستماع أكثر من التحدث.
ولا تنس أن تحدد لنفسك بعض جلسات التدريب على تنظيم الوقت بدقة، ومعرفة الأولويات في عملك.
ضع أهدافًا لمؤسستك
لإدارة الوقت بشكل جيد، يجب أن تكون واضحًا بشأن ما تنوي تحقيقه بالضبط، كأفراد وكشركة.
من الواضح أنه لا يمكنك مقابلة كل موظف يوميًا؛ ولكن يمكنك العمل معًا أثناء تسجيلات الوصول المنتظمة لمساعدة أعضاء الفريق في وضع إرشادات لإنشاء أهداف يومية لأنفسهم تتماشى مع المعالم التنظيمية الشهرية.
مساعدة الموظفين في تحديد الأولويات
نشدد في موقع “رواد الأعمال” أن الاتصال هو المفتاح؛ فأثناء الاجتماع مع الموظفين، ستعرف تحديات إدارة وتنظيم الوقت بدقة بالنسبة إليهم.
باستخدام هذه المعلومات؛ يمكنك مساعدة الموظفين في أن يكونوا صادقين مع أنفسهم بشأن ما يجعلهم بالضبط خارج المسار الصحيح، ثم يمكنك العمل معًا لتمكينهم من تحديد الأولويات اليومية والأسبوعية بشكل مستقل والتي ستبقي مؤسستك محافظة على رسالتها وأهدافها.
تفويض المهام وفقًا للكفاءات الفردية
هل لديك أحد أعضاء الفريق الذي يتفوق في البحث والآخر شخص حقيقي؟، يمكنك تكليف هؤلاء الموظفين بقضاء الجزء الأكبر من وقتهم وطاقتهم في وظائف يمكنهم فيها الشعور بالفخر.
والمكافأة الجانبية؛ هي أنه عندما يحتاج هؤلاء إلى مزيد من العمل؛ فإنهم سوف يجلبون بعض الطاقة التي يضعونها في مهامهم الأكثر إمتاعًا إلى واجباتهم الأقل سحرًا.
اقرأ أيضًا:
تقسيم الوقت.. 6 نصائح غير تقليدية
الحفاظ على التركيز في العمل.. سبل الابتعاد عن الإلهاء
أهمية الحصول على إجازات من العمل
