خطة العمل الأسبوعية هي وثيقة مادية أو رقمية تهدف إلى مساعدتك في تنظيم المهام وجدولتها لأسبوع معين.
كما يمكن أن تكون هذه الخطط فردية (أي مصممة لشخص واحد) أو مصممة لمساعدة الفرق في البقاء على المسار الصحيح مع مهامها والتزامات العمل والمواعيد النهائية.
كذلك يتمثل الغرض الرئيسي من خطة العمل الأسبوعية في توفير خريطة طريق لإدارة الوقت بنجاح وتحديد أولويات واجبات العمل؛ من أجل الوصول إلى الأهداف الأسبوعية.
يمكنك استخدام تقويم أو قطعة من الورق لإنشاء خطة العمل الأسبوعية الخاصة بك. بدلًا من ذلك إذا شعرت بأنك بحاجة إلى شيء أكثر تعقيدًا يمكنك تجربة حلول برمجية مختلفة. دعنا نتعمق في الطريقة الأكثر فعالية لإنشاء خطة عمل أسبوعية تناسبك.
إنشاء خطة العمل الأسبوعية
فيما يلي 6 خطوات من أجل إنشاء خطة العمل الأسبوعية..
1. اختر كيف ومتى تريد وضع الخطة
لبدء رحلتك في إنشاء خطة أسبوعية يجب عليك أولًا اختيار الطريقة. لديك خياران:
يمكنك استخدام برنامج تنظيمي لمساعدتك في إنشاء وتصور جدولك الأسبوعي (حل رقمي). كما يمكنك استخدام قطعة ورق عادية أو تقويم أو مخطط لتدوين خطتك الأسبوعية (حل مكتوب بخط اليد).
أيًا كانت الطريقة التي تختارها ضع في اعتبارك شيئًا واحدًا: عليك أن تختار بناءً على ما سيكون أسهل بالنسبة لك للالتزام به. الخطة الأسبوعية مفيدة فقط إذا كنت تستخدمها باستمرار.
وبعد أن تستقر على طريقتك المفضلة حان الوقت لاختيار يوم محدد من الأسبوع لإنشاء خطة عملك الأسبوعية وتقييمها. يعد اختيار يوم الأحد (أو أي يوم يبدأ به أسبوع عملك) هو الرهان الأكثر أمانًا؛ لأنه البداية الفعلية لأسبوع العمل النموذجي.
2. سجل أهدافك طويلة المدى
اصنع قائمة بجميع أهدافك طويلة المدى (أهدافك الشخصية أو أهداف فريقك أو شركتك). كذلك يمكنك استخدام طريقة SMART لمساعدتك في تحديد الأهداف التي يجب التركيز عليها. بعد تحديد ذلك استخدم هذه القائمة للتأكد من أن جميع مهامك الأسبوعية تدفعك نحو تحقيق هذه الأهداف.
على سبيل المثال: لنفترض أن هدفك طويل المدى هو تبسيط عمليات الرواتب في شركتك. ولكن قبل أن تتمكن من تحقيق ذلك تحتاج إلى تقييم أساليب معالجة الرواتب في شركتك حتى تتمكن من معرفة الفجوات، وما يمكنك تحسينه، وما هي المجالات المناسبة للأتمتة.
في هذه الحالة يمكن أن تكون أهدافك الأسبوعية: تقييم أنظمة معالجة الرواتب في شركتي، وتحليل جميع الأقسام ذات الصلة، وتمييز وتقييم كيفية توزيع بيانات الرواتب عبر شبكة المعلومات الداخلية لشركتي.. وما إلى ذلك.
3. حدد المهام
الآن حان الوقت لمحاولة تقسيم أهدافك طويلة المدى إلى أجزاء أصغر يمكن إدارتها (أي المهام الأسبوعية). وتحديد أي منها يمكنك إنجازه خلال أسبوع واحد. على سبيل المثال: إذا كان هدفك هو تحسين جدولة الموظفين في شركتك. فيمكنك إضافة المهمة التالية إلى خطة عملك الأسبوعية: “تقييم أساليب جدولة الموظفين في شركتي”.
بينما تعمل على تحديد المهام التي يجب إنجازها خلال الأسبوع ستدرك قريبًا أن بعض المهام أكثر أهمية وتدفعك إلى تحقيق أهدافك أكثر من غيرها.
لذلك ضع هذا في الاعتبار عند إنشاء خطة عملك الأسبوعية. وفكر في المهام التي يمكن أن تساعدك في تحقيق أهدافك بشكل أسرع، وجدولها وفقًا لذلك.
يمكنك أيضًا عمل قائمة بكل أولوياتك (الشخصية أو المهنية) كطريقة لمراجعة المهام التي يجب أن تخصص لها معظم وقتك. إذا واجهت صعوبة في فعل ذلك بنفسك فيجب أن تجرب تقنية تحديد الأولويات وفقًا لمصفوفة أيزنهاور.
4. جدولة المهام
بمجرد تحديد جميع المهام الأسبوعية حان الوقت لبدء جدولتها. خصص وقتًا كافيًا للعمل على المهام التي اخترتها. ودوِّنها إما في مخططك المادي (التقويم، أو قطعة من الورق.. وما إلى ذلك) أو واجهة البرنامج (إذا اخترت حلًا رقميًا).
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تعد فيها خطة عمل أسبوعية فحاول جدولة مهامك بشكل واقعي واترك وقتًا كافيًا لكل منها. لا تقلل من شأن نفسك. ولكن لا تبالغ أيضًا في تقدير ما يمكنك أداؤه في يوم واحد أو أسبوع واحد.
إذا كنت تتعامل مع مهمة صعبة بشكل خاص فلا تحاول تنفيذها في يوم واحد، بل قسّمها إلى يومين.
بهذه الطريقة إذا أنهيتها بشكل أسرع يمكنك أن تشعر بالرضا عن نفسك، بدلًا من الشعور بالسوء إذا لم تتمكن من إكمالها في يوم واحد.
وإذا كنت بحاجة إلى مساعدة في البدء فيمكنك دائمًا تجربة تقنية يمكن أن تساعدك في جدولة المهام، مثل تقسيم الوقت.
5. التزم بالخطة
الآن بعد أن قمت بإعداد كل شيء وتشغيله. من المهم الالتزام بخطة العمل الأسبوعية. يمكنك مراجعة خطتك بقدر ما تريد، كتذكير وللتأكد من أنك تؤدي المهام التي حددتها خلال الأسبوع.
6. مراجعة الخطة وتعديلها
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تنشئ فيها خطة عمل أسبوعية فمن المؤكد أنك ستواجه بعض العقبات على طول الطريق. ولكن لا تدع ذلك يثبط عزيمتك. بدلًا من ذلك. كلما واجهتك مشاكل. اكتبها واستخدمها كفرصة لمراجعة وتعديل خطة عملك الأسبوعية.
ربما تحتاج إلى تغيير أهدافك أو معرفة بعض المهام الجديدة لإضافتها إلى خطتك. أو تفويض بعض مهامك إلى أعضاء فريق أكفاء.
مهما كانت الحالة حاول فحص خططك بانتظام وتعديلها حسب الضرورة. افعل ذلك حتى لو لم تواجه أي مشاكل. تذكر أنه يمكن تبسيط الكثير من الأمور (بما في ذلك خطة العمل الأسبوعية)، والطريقة الوحيدة لتحقيق ذلك هي مراجعة عملياتك الحالية.
الفوائد الرئيسية لوجود خطة عمل أسبوعية
إن خطة العمل الأسبوعية هي وسيلة رائعة لتمثيل جميع التزامات العمل الخاصة بك بطريقة مرئية. إنها طريقة لجدولة أسبوعك بالكامل مسبقًا ويمكن أن تساعدك في:
-
إعداد روتين:
يعد إنشاء روتين والالتزام به وسيلة فعالة لتقوية المسارات العصبية. ويعزز المشاركة والإنتاجية، وفقًا لدراسة أجراها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا. ويمكن أن يساعدك أيضًا في تنظيم مهامك الأسبوعية (العمل أو غير ذلك) لتسهيل أدائها.
-
تحسين الكفاءة:
كذلك من خلال تدوين جميع مهامك الأسبوعية وتخصيص الوقت لكل منها يمكنك تقليل فرص التسويف وضمان استخدام وقتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. يمكن أن يساعدك أيضًا في التركيز. والبقاء على المسار الصحيح مع أهدافك الأسبوعية
-
إدارة التوتر:
إن وجود روتين محدد ومعرفة مهامك الأسبوعية مقدمًا يمكن أن يكون له تأثير إيجابي فب الطريقة التي تتعامل بها مع التوتر. وكلما قل شعورك بالتوتر كنت أكثر استرخاءً أثناء العمل على مهامك الأسبوعية.
-
الالتزام بالمواعيد النهائية:
كما أنه من خلال خطة عمل أسبوعية ستعرف بالضبط متى وأي المهام يجب إكمالها. ويعد هذا مفيدًا للغاية عند محاولة مواكبة المواعيد النهائية والجداول الزمنية المتزايدة الإلحاح في مكان العمل الحديث.
-
الحفاظ على توازن إيجابي بين العمل والحياة:
يتيح لك وجود خطة عمل أسبوعية جدولة وقت فراغك. ومن خلال ذلك تعرف بالضبط مقدار الوقت الفارغ الذي سيكون لديك لقضائه في فعل الأشياء التي تستمتع بها، مثل: التسكع مع أصدقائك. أو عائلتك. أو أحبائك. وممارسة الرياضة. والذهاب إلى السينما، وما شابه ذلك.
في نهاية المطاف تذكر أن قضاء وقت فراغك للتعافي والاستمتاع بنفسك هو أفضل طريقة للحفاظ على توازن جيد بين العمل والحياة.
المقال الأصلي (هنــــــــــــــــا).
