في عصر يسيطر عليه التسويف والتشتت، أصبح الوقت أغلى من أي مورد آخر. وبينما تغرق في دوامة الاجتماعات غير الفعّالة، ووسائل التواصل الاجتماعي، والمهام المتكررة، قد تشعر أن الساعات تتسرب من بين يديك دون إنجاز حقيقي. لكن الخبر الجيد هو أن السيطرة على الوقت ممكنة، إذا طبقت الإستراتيجيات الصحيحة.
3 إستراتيجيات لاستعادة الوقت
نستعرض في“رواد الأعمال” 3 إستراتيجيات لاستعادة وقتك بنجاح. ستعيد لك الساعات الضائعة وتحولك من شخص منهك إلى منتج بذكاء. وفقًا لما ذكره موقع” psychologytoday”.
الحيلة الأولى: مبدأ “باريتو”
تقول قاعدة 80/20، المعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو، إن 80% من النتائج تتحق بواسطة 20% من الجهد. هذه مجرد قاعدة عامة تقريبية. لكنها تصدق (تقريبًا) في كثير من الأحيان بشكل مفاجئ.
من الناحية العملية. هذا يعني أن معظم المبيعات في متجر تأتي جراء عدد قليل من المنتجات. ومعظم المشاهدات في قناة يوتيوب أو مدونة تأتي خلال عدد قليل من المنشورات، ومعظم أعطال الكمبيوتر تأتي عبر عدد قليل من أخطاء التعليمات البرمجية، وهكذا.
فكر فيما تريد الحصول عليه من وقتك. بالنسبة لساعات عملك، قد يكون ذلك إيرادات، أو فرص للتقدم الوظيفي، أو عدد العملاء الذين تخدمهم.
قد يكون شيئًا محددًا للغاية، مثل: عدد المشاهدات للمنشورات ومقاطع الفيديو لمنشئ المحتوى، أو شيئًا أكثر غموضًا، مثل: الرضا الوظيفي. بالنسبة لوقت فراغك. قد يكون ذلك فرصًا للتعلم والنمو الشخصي، أو سعادة الأسرة، أو ببساطة الاستمتاع الشخصي.
لنفترض أنك أعددت قائمة بجميع الأشياء التي عليك القيام بها. بالنسبة للعمل، قد تكون هذه قائمة بالمهام أو المشاريع التي تشارك فيها أو حسابات العملاء أو المنتجات.
بالنسبة لوقت الفراغ، قد تكون قائمة بالأنشطة المخطط لها أو الهوايات أو التجارب المشتركة. مهما كانت هذه الأشياء، هل تتوقع أن يقدم كل منها نفس النتائج بالضبط أو الإيرادات أو المبيعات أو المتعة أو الرضا؟
بالطبع لا. ستؤدي بعض مشاريعك إلى مبيعات أو مشاهدات أكثر من غيرها. ستكون بعض أنشطتك الخاصة أكثر إرضاءً من غيرها. ما يقوله مبدأ “باريتو” هو: أن الفرق أكبر مما قد تتخيل.
يمكنك استعادة وقتك بالتركيز على المهام أو الأنشطة الأكثر فاعلية. إذا استطعت، أسقط المشاريع وحتى العملاء في العمل للتركيز على الأكثر إنتاجية (قد تحتاج هذه إلى مناقشة مع مشرفك).
إذا كان لديك مدونة أو حساب “يوتيوب”. فركز على الموضوعات التي تجلب لك أكبر عدد من المشاهدات. بالنسبة لوقت فراغك، تخل عن الأنشطة التي تجلب لك أقل قدر من المتعة.
الحيلة الثانية: توقف عن تعدد المهام
هل تفحص رسائل البريد الإلكتروني في أثناء حضور اجتماع عبر الإنترنت؟ يعتقد الأشخاص الذين يقومون بتعدد المهام أنهم أكثر إنتاجية، لكنهم في الواقع ليسوا كذلك.
تظهر البحوث في علم النفس، أننا لا نستطيع أداء أكثر من مهمة إدراكية واحدة في وقت واحد. ما يفعله دماغنا في الواقع. غالبًا دون أن نكون واعين بذلك، هو التبديل ذهابًا وإيابًا بين المهام. لهذا السبب فإن المصطلح المستخدم في البحث ليس تعدد المهام بل “تبديل المهام”.
في أي مهمة تتطلب تفكيرًا أو انتباهًا، فإن عقولنا لديها مسار واحد. يطلق عليه عنق الزجاجة العقلي. وإذا حاولت القيام بعدة أشياء في وقت واحد، فإن عقلك يتبدل ذهابًا وإيابًا.
أنت لا تحقق تركيزًا كاملًا أبدًا، وتضيع وقتًا في إعادة التركيز على كل مهمة. وترتكب المزيد من الأخطاء دون أن تلاحظها (وتزيد من حمولتك المعرفية).
يستغرق الأشخاص الذين يقومون بتعدد المهام وقتًا أطول لإكمال مهامهم ويرتكبون المزيد من الأخطاء خلال القيام بذلك. ما يجبرهم على قضاء وقت في إصلاح المشكلات لاحقًا.
هذه الحيلة بسيطة حقًا: توقف عن تعدد المهام. كلما شعرت بإغراء القيام بعدة أشياء في وقت واحد. لا تفعل ذلك. بدلًا من ذلك، حدد الأولويات. افعل الأشياء المهمة أولًا (تذكر قاعدة 80/20)، وأعطها اهتمامك الكامل.
إذا استطعت، ففكر في “حجب الوقت”، وهي طريقة لإدارة الوقت تقسم فيها يوم عملك إلى كتل زمنية موضوعية.
على سبيل المثال، قد ترد باحثة أو محللة على رسائل البريد الإلكتروني لمدة نصف ساعة في بداية ونهاية يومها، وتعمل على تحليل البيانات في الصباح. وتركز على الكتابة في فترة ما بعد الظهر.
هناك الكثير من الحديث في الإدارة حول العمل العميق. وهو أكثر تطرفًا: خصص أيامًا كاملة للتركيز على مهام ومشاريع محددة، وتقليل المشتتات والمقاطعات.
الحيلة الثالثة: تذكر تكاليف الفرصة البديلة
تفرض الحياة الحديثة ضغوطًا عليك لتولي المزيد من المهام. لا أحد يريد أن يكون المعارض، وقد يبدو قول “لا” وقحًا. ومع ذلك، فإن وقتك محدود. لا يمكنك فعل كل شيء. عندما ينفد وقتك، لن تتمكن من فعل المزيد.
هذا يعني أن كل “نعم” هي أيضًا “لا”. في كل مرة توافق فيها على مهمة جديدة. فإنك تقول “لا” لفرص أخرى. أو تأخذ وقتًا من المشاريع والمهام والأنشطة التي قمت بها بالفعل. في أسوأ السيناريوهات، تبدأ في استخدام وقتك الشخصي للتكيف مع جميع مهام عملك.
عندما تقبل مهمة جديدة أو تبدأ نشاطًا جديدًا، فإن تكلفة الفرصة البديلة هي خسارة الفوائد المحتملة من البدائل الأخرى؛ لأنك لن تكون قادرًا على متابعتها بعد الآن.
المشكلة هي أن المهمة الجديدة أمامك الآن، بينما البدائل لا تزال معلقة في الهواء. هذا يجعل تكلفة الفرصة البديلة صعبة الفهم، لكنها حقيقية. لذا؛ تقول “نعم”، ويذهب وقتك.
إحدى طرق تجنب هذا الفخ هي تأخير قراراتك: “لست متأكدًا من أن لدي القدرة. دعني أتحقق وأعود إليك”.
اجمع الطلبات لفترة قصيرة، واختر أي منها تقبل، إن وجدت (تذكر مرة أخرى قاعدة 80/20!). من الصعب بالطبع القيام بذلك إذا كان الطلب من رئيسك. ولكن بمجرد أن تبدأ في القيام بذلك، قد تتفاجأ باكتشاف عدد المهام التي تتولاها طواعية عندما لا ينبغي لك ذلك.
