تتعدد عوامل نجاح فريق العمل؛ حيث إن بناء فريق ناجح يتطلب جهدًا مستمرًا من جميع الأطراف، إذ يجب أن يعمل القائد على توفير بيئة محفزة، ولا بد أن يعمل أعضاء الفريق على التعاون والتكامل لتحقيق الأهداف المشتركة، وذلك من خلال تطبيق هذه العوامل.
ويعد فريق العمل بمثابة العمود الفقري لأي منظمة. ولكن ما هي العوامل التي تساهم في بناء فريق عمل ناجح؟ وما الأدوار التي يجب أن يؤديها كل عضو في الفريق؟. لذا نتناول أهم العوامل التي تؤثر في نجاح فريق العمل.
التواصل الفعال
ترتكز قوة أي فريق على تمكنه من التواصل والتفاعل بفعالية. فالتناغم بين أعضاء الفريق هو الأساس الذي يبنى عليه النجاح والإنتاجية.
ولا يقتصر التواصل الفعال على تبادل المعلومات فقط. بل يتضمن أيضًا فهم المشاعر والدوافع الكامنة وراء تلك المعلومات.
بالإضافة إلى القدرة على إيصال الرسالة بوضوح. حيث يجب أن تكون قادرًا على الاستماع بطريقة تستوعب المعنى الكامل لما قيل. وتشعر الطرف الآخر بأنه مسموع ومفهوم.
تحديات التواصل الفعال
قد يبدو التواصل الفعال أمرًا بديهيًا إلا أننا نجد أنفسنا غالبًا في مواقف يحدث فيها سوء فهم. إذ نقول شيئًا بينما يفهم الطرف الآخر شيئًا آخر؛ ما يؤدي إلى سوء الفهم والإحباط والصراعات. يمكن أن يسبب هذا مشاكل في العلاقات المنزلية والمدرسية والعملية.
تعرّف الدكتورة لورانس روبنسون؛ وميليندا سميث الحاصلة على درجة الماجستير، التواصل الفعال في مقالتهما عن “كيفية التواصل الفعال” على موقع “helpguide.org”. بأنه أكثر من مجرد تبادل المعلومات، بل هو فن بناء العلاقات وتوحيد الجهود. كما يعد ضمن عوامل نجاح فريق العمل؛ حيث التنوع الثقافي والعمل عن بعد هما المعيار. وأصبح التواصل الفعال أكثر أهمية من أي وقت مضى.
ومن خلال التواصل الصريح والواضح يمكن للفرق تجاوز الحواجز الثقافية، وحل النزاعات، واتخاذ قرارات مستنيرة. كما أن التواصل الفعال يساهم في زيادة الإنتاجية والابتكار، وتعزيز روح الفريق.
8 خطوات لنجاح فريق العمل
كشفت مقالة استراتيجية رقمية بقلم بوب فريش وكاري جرين؛ بعنوان “قم بترتيب فريقك حول رؤية مشتركة” في مجلة هارفارد العالمية، عن أبرز خطوات نجاح فريق العمل والتي تتمثل في التالي:
1. تقنية المرآة
إن تكرار الكلمات الأخيرة للمتحدث يشجع على حوار أعمق. لذلك استخدام هذه التقنية بفضول حقيقي مهم للغاية لتطابق نبرة الصوت والإيقاع.
كما تعد تقنية المرآة أداة قوية في التواصل، ترتكز على تكرار الكلمات أو العبارات الأخيرة التي قالها محدثك. إذ إن هذا التكرار لا يكون مجرد نطق ميكانيكي، بل هو عبارة عن استماع نشط ومحاولة فهم المعنى العميق الكامن وراء الكلمات. حيث تعطي المتحدث إشارة قوية بأنك تستمع إليه باهتمام وتفهم ما يقول.
فوائد تقنية المرآة
- تشجيع على الحوار: عندما يشعر المتحدث بأنك تستمع إليه بانتباه فإنه يشعر بالتشجيع على مواصلة الحديث وتعميق الحوار.
- بناء الثقة: تُظهر تقنية المرآة للمتحدث أنك تهتم بآرائه ومشاعره؛ ما يساهم في بناء الثقة بينكما.
- فهم أعمق: من خلال تكرار الكلمات يمكنك التأكد من أنك فهمت المعنى بشكل صحيح، وطرح أسئلة توضيحية إذا لزم الأمر.
- إظهار التعاطف: عندما تستخدم تقنية المرآة فإنك تُظهر للمتحدث أنك تتفهم مشاعره وتشاركها معه.
2. التصنيف
بعد استخدام تقنية المرآة لتأكيد الاستماع تأتي الخطوة الثانية وهي التصنيف. تهدف هذه التقنية إلى تعميق التواصل وبناء الثقة. من خلال إظهار فهم أعمق لمشاعر المتحدث.
كيف تعمل تقنية التصنيف؟
- تحديد المشاعر: عن طريق الاستماع الفعال وتقنية المرآة تكتسب فكرة جيدة عن المشاعر التي يشعر بها المتحدث.
- عكس المشاعر: تستخدم عبارات مثل “يبدو أنك…” أو “أنت تبدو…” لتعكس هذه المشاعر بطريقة واضحة ومباشرة.
فتح قنوات التواصل: هذا يجعل المتحدث يشعر بأنك تفهم ما يمر به؛ ما يشجعه على التعبير عن مشاعره بعمق أكبر.
أمثلة على استخدام تقنية التصنيف:
- المتحدث: “أشعر بالإرهاق الشديد هذه الأيام بسبب كثرة العمل”.
- أنت: “يبدو أنك تشعر بالإرهاق الشديد والإجهاد بسبب ضغط العمل. هذا أمر مفهوم تمامًا”.
- المتحدث: “أنا متوتر جدًا بشأن هذا العرض التقديمي”.
- أنت: “أنت تبدو قلقًا جدًا بشأن العرض التقديمي. هذا أمر طبيعي أن تشعر بالتوتر قبل حدث مهم”.
ومن الجدير بالذكر أنه بدمج تقنية التصنيف مع تقنية المرآة تبني حوارات أكثر عمقًا وإيجابية، وتعزيز العلاقات بين أفراد الفريق.
3. مراجعة الاتهامات
بعد استخدام تقنيات المرآة والتصنيف لبناء الثقة والفهم المتبادل لضمان نجاح فريق العمل. تأتي الخطوة الثالثة وهي مراجعة الاتهامات.
في حين تهدف هذه التقنية إلى معالجة أي اتهامات أو مخاوف قد تكون موجودة بشكل صريح أو ضمني. وذلك من خلال التطرق إليها بشكل مباشر وبنّاء.
كيف يتم تطبيقها؟
- التعرف على الاتهامات المحتملة: استمع جيدًا لما يقوله المتحدث وحاول تحديد أي اتهامات أو مخاوف قد يشير إليها، حتى لو كانت ضمنية.
- التعبير عن الرغبة في الفهم: ابدأ عبارتك بعبارات مثل “أتفهم أنك قد تشعر بـ…” أو “ربما تكون لديك مخاوف بشأن…”.
- صياغة الجمل بشكل إيجابي: حاول صياغة الجمل بشكل إيجابي وركز على الحاجة إلى التعاون لحل المشكلة.
- طرح أسئلة توضيحية: اطرح أسئلة مفتوحة لتشجيع المتحدث على توضيح وجهة نظره.
4. التعاطف التكتيكي
التعاطف التكتيكي هو القدرة على فهم مشاعر الآخرين واحتياجاتهم، والاستجابة لها بطريقة بناءة وعملية.
وهو ليس مجرد التظاهر بالفهم. بل قدرة حقيقية على وضع نفسك مكان الآخر والتفكير من منظوره. لذلك يجب أن تجمع بين الاستماع الفعال والذكاء العاطفي. وتجنب التظاهر؛ لأن التعاطف الحقيقي يؤدي إلى نتائج صادقة.
5.: قاعدة 7-38-55
لضمان استكمال نجاح العمل الجماعي عليك مواءمة المحتوى اللفظي مع لغة الجسد والنبرة الصوتية. الاستماع الفعال وتعبيرات الوجه دقيقة للغاية هنا.
ويوضح مقال بجامعة تكساس بعنوان “حجم التواصل غير اللفظي”، قاعدة 7-38-55. إذ هي قاعدة مشهورة في علم التواصل غير اللفظي، وهي تقترح أن تأثيرنا في الآخرين يتحدد بشكل كبير من خلال:
- 7 %: الكلمات التي نستخدمها (المحتوى اللفظي).
- 38 %: نبرة الصوت (اللحن، والإيقاع، والصوت).
- 55 %: لغة الجسد (تعبيرات الوجه، والإيماءات، والموقف).
6. نموذج أكيرمان
أوضح مقال هارفارد أن ” Ackerman model” يمثل نهجًا منظمًا للمفاوضات المالية. ابدأ بـ 65% من هدف السعر الخاص بك، ثم عليك الزيادة بخطوات محسوبة.
ويعد نموذج أكيرمان أداة مفيدة في مجال المفاوضات، خاصة تلك التي تتعلق بالأمور المالية. كما يقدم نهجًا للمفاوضات. حيث يهدف إلى تحقيق أفضل نتيجة ممكنة.
كيف يعمل نموذج أكيرمان؟
- تحديد الهدف: قبل الدخول في أي مفاوضات، يجب أن يكون لديك هدف واضح بشأن السعر الذي ترغب في تحقيقه.
- البدء من نقطة منخفضة: يقترح نموذج أكيرمان البدء بطرح سعر أقل بحوالي 35% من هدفك النهائي. هذا يعطي مساحة للمناورة والتقدم نحو هدفك.
- الزيادات التدريجية: بعد الطرح الأولي يتم زيادة العرض تدريجيًا في كل جولة من المفاوضات. هذه الزيادات يجب أن تكون منطقية ومبررة.
- تبرير الزيادات: في كل مرة يتم فيها زيادة العرض يجب أن يكون هناك تبرير منطقي وراء هذه الزيادة. يمكن أن يكون التبرير مبنيًا على قيمة المنتج أو الخدمة، أو على ظروف السوق، أو على أي عوامل أخرى ذات صلة.
- الاستعداد للتنازل: يجب أن يكون المفاوض مستعدًا للتنازل عن بعض المطالب، ولكن يجب أن يتم ذلك بطريقة مدروسة وبمقابل.
- إنهاء المفاوضات: تنتهي المفاوضات عندما يتم التوصل إلى اتفاق يرضي جميع الأطراف، أو عندما يتضح أنه لا يمكن التوصل إلى اتفاق.
7. الأسئلة الموجهة لـ “لا”
هي أسئلة صُممت خصيصًا لتشجع الطرف الآخر على الإجابة بـ “لا” دون خوف من العواقب أو الشعور بالحرج. هذه الأسئلة توفر جوًا من الأمان والصدق، وتساعد في الكشف عن المعلومات الحقيقية والاحتياجات غير المعلنة.
كما تعد أسئلة موجهة لـ “لا” أداة قوية لبناء حوارات أكثر صدقًا وفعالية. ما ينتج عنه فريق عمل ناجح. وذلك من خلال استخدامها بشكل صحيح. حيث يمكنك تحسين التواصل، وحل المشكلات، وبناء علاقات أقوى مع الآخرين.
8. تقنية “نعم” مرتين و”لا” مرة
هي تقنية بسيطة ولكنها فعالة في التأكد من أن الطرف الآخر ملتزم حقًا بقراره أو موافقته. الفكرة الأساسية هي طرح نفس السؤال ثلاث مرات بطرق مختلفة قليلًا وتوقع إجابة “نعم” مرتين على الأقل. إذا كانت الإجابة “لا” في أي من المرات الثلاث فهذا يشير إلى وجود بعض التردد أو عدم اليقين.
كما أن تقنية “نعم” مرتين، “لا” مرة واحدة تسمح بالتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة وملتزمون بالقرارات المتخذة. من خلال يمكنك بناء فريق عمل أكثر قوة وتماسكًا.
جدير بالذكر أن إتقان هذه الخطوات يحول مفاوضاتك إلى تجربة ناجحة. حيث إن بناء فريق متناغم يتطلب جهدًا مستمرًا والتزامًا من جميع الأعضاء. من خلال تطبيق هذه الخطوات تكون في طريقك لبناء فريق قوي ومتماسك قادر على تحقيق أهدافه.
