يشهد عالم الأعمال تطورًا متسارعًا في أدوات الإنتاج وأساليب العمل اليومي؛ ما زاد من أهمية البحث عن طرق فعّالة لتعزيز الأداء الفردي وتحقيق أقصى استفادة من ساعات اليوم.
ومن بين الأساليب الحديثة التي أثبتت فاعليتها في تحسين الإنتاجية وجودة العمل، يبرز مفهوم “تنظيم العمل اليومي حسب نقاط الذروة الذهنية”. الذي يعتمد على مبدأ بسيط لكنه فعّال: توزيع المهام اليومية بما يتناسب مع أوقات النشاط العقلي الأمثل لكل فرد.
غالبًا ما يجد الأشخاص الذين يطبقون تقنيات إدارة الوقت الجيدة أنهم:
- أكثر إنتاجية.
- لديهم المزيد من الطاقة لإنجاز المهام المطلوبة.
- يشعرون بتوتر أقل.
- لديهم المزيد من وقت الفراغ للقيام بالأشياء التي يرغبون فيها.
- ينجزون المزيد من المهام.
- يتعاملون بإيجابية أكبر مع الآخرين.
- يشعرون بتحسن تجاه أنفسهم. (Dodd and Subdheim, 2005)
كيفية تنظيم العمل اليومي
يعتمد إيجاد إاستراتيجية إدارة الوقت التي تناسبك بشكل أفضل على شخصيتك، وقدرتك على تحفيز الذات، ومستوى الانضباط الذاتي لديك. من خلال دمج بعض، أو كل الاستراتيجيات العشر أدناه، يمكنك إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية. وفقا لما ذكره”extension”.
1. اعرف كيف تقضي وقتك
يعد سجل الوقت طريقة مفيدة لتحديد كيفية استخدامك لوقتك. سجل ما تفعله على فترات زمنية مدتها 15 دقيقة لمدة أسبوع أو أسبوعين. ثم قم بتقييم النتائج:
- هل تم إنجاز كل ما تحتاج إليه؟
- ما هي المهام التي تتطلب معظم الوقت؟
- في أي وقت من اليوم تكون أكثر إنتاجية؟
- أين يتم تخصيص معظم وقتك (مثل: العمل، العائلة، الشخصي، الترفيه)؟
يمكن أن يساعدك تحديد المهام التي تستغرق معظم وقتك وتحديد ما إذا كنت تستثمر وقتك في الأنشطة الأكثر أهمية على تحديد مسار العمل. إن الفهم الجيد للوقت المطلوب للمهام الروتينية يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر واقعية في التخطيط وتقدير مقدار الوقت المتاح للأنشطة الأخرى. توجد العديد من التطبيقات لمساعدتك في تتبع وقتك، كما هو مذكور في الاستراتيجية.
2. تحديد الأولويات
تتطلب إدارة وقتك بفعالية التمييز بين ما هو مهم وما هو عاجل (MacKenzie, 1990). يتفق الخبراء على أن المهام الأكثر أهمية عادة ما تكون ليست الأكثر إلحاحًا. ومع ذلك، نميل إلى السماح للمهام العاجلة بالسيطرة على حياتنا. يصنف كوفي وميريل وميريل (1994) الأنشطة إلى أربعة أرباع في مصفوفة إدارة الوقت الخاصة بهم: عاجل، غير عاجل، مهم، وغير مهم. بينما يجب إنجاز الأنشطة العاجلة والمهمة. يقترح كوفي وآخرون قضاء وقت أقل في الأنشطة غير المهمة (بغض النظر عن مدى إلحاحها) لكسب الوقت للأنشطة غير العاجلة ولكن المهمة. يتيح لك التركيز على هذه الأنشطة المهمة اكتساب سيطرة أكبر على وقتك وقد يقلل من عدد المهام المهمة التي تصبح عاجلة.
3. استخدم أداة تخطيط
يوصي خبراء إدارة الوقت باستخدام أداة تخطيط شخصية لتحسين إنتاجيتك. تشمل أدوات التخطيط الشخصية المخططات، والتقويمات، وتطبيقات الهاتف، والمخططات الجدارية، وبطاقات الفهرسة، والمفكرات الجيبية، والدفاتر. يمكن أن يؤدي تدوين مهامك وجداولك والمواد التي يجب تذكرها إلى تحرير عقلك للتركيز على أولوياتك. قد يفضل المتعلمون السمعيون إملاء أفكارهم بدلًا من ذلك. المفتاح هو العثور على أداة تخطيط واحدة تناسبك واستخدامها باستمرار.
4. كن منظمًا
يؤدي عدم التنظيم إلى سوء إدارة الوقت. أظهرت الأبحاث أن الفوضى لها تأثير سلبي قوي على الرفاهية المتصورة (Roster, 2016). لتحسين إدارة وقتك، كن منظمًا.
قم بإعداد ثلاثة صناديق (أو زوايا في غرفة) تحمل تسميات “احتفظ به” و “تخلَّص منه” و”ارمِه”. قم بفرز العناصر في هذه الصناديق. تخلص من العناصر الموجودة في صندوق “ارمِه”. قد يتضمن صندوق “تخلَّص منه” العناصر التي ترغب في بيعها، أو التبرع بها، أو التخلص منها.
الخطوة التالية هي تحسين الوقت الذي تقضيه في معالجة المعلومات. على سبيل المثال، يمكن أن تستهلك مهام مثل البريد الإلكتروني يومك. لمكافحة الوقت الضائع، قم بتطبيق نظام تنظيم البريد الإلكتروني الذي يسمح لك بمعالجة المعلومات في كل بريد إلكتروني بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. استخدم المجلدات، أو وضع علامات، أو نظامًا مرمّزًا بالألوان لتتبع كل شيء.
5. الجدول الزمني المناسب
الجدولة أكثر من مجرد تسجيل ما يجب القيام به (مثل الاجتماعات والمواعيد). تأكد من تخصيص وقت للأشياء التي ترغب في القيام بها. تتطلب الجدولة الفعالة أن تعرف نفسك. يجب أن يساعدك سجل الوقت الخاص بك في تحديد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية ويقظة. خطط لمهامك الأكثر تحديًا عندما تكون لديك أكبر قدر من الطاقة. خصص وقتًا لأنشطتك ذات الأولوية القصوى أولاً واحمِ هذا الوقت من الانقطاعات.
جدول المهام الصغيرة؛ مثل صياغة بريد إلكتروني، أو إنشاء قائمة تسوق للبقالة، أو القراءة، أو مشاهدة ندوات الويب، أو الاستماع إلى البودكاست للتنقلات الطويلة أو عند انتظار مكالمة أو موعد.
استغل ما سيكون وقتًا ضائعًا بخلاف ذلك. تجنب الأنشطة غير المنتجة؛ مثل ممارسة الألعاب أو التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي. حدد الوقت المجدول بنحو ثلاثة أرباع يومك للسماح بالأنشطة الإبداعية؛ مثل التخطيط والحلم والتفكير.
6. التفويض: اطلب المساعدة من الآخرين
التفويض يعني إسناد مسؤولية مهمة لشخص آخر؛ ما يحرر وقتك للمهام التي تتطلب خبرتك. حدد المهام التي يمكن للآخرين القيام بها واختر الشخص (الأشخاص) المناسب للقيام بها. اختر شخصًا يتمتع بالمهارات والخبرة والاهتمام والسلطة المناسبة اللازمة لإنجاز المهمة. كن محددًا.
حدد المهمة وتوقعاتك مع السماح للشخص ببعض الحرية في تخصيص المهمة. تحقق من مدى تقدم الشخص بشكل دوري وقدم أي مساعدة. مع الحرص على عدم تولي المسؤولية.
أخيرًا، كافئ الشخص على العمل المنجز جيدًا أو قدم اقتراحات للتحسين إذا لزم الأمر. (Dodd and Sundheim, 2005). طريقة أخرى للحصول على المساعدة هي “شراء” الوقت عن طريق الحصول على سلع أو خدمات توفر الوقت.
