خطة المشتريات، وتسمى أيضًا خطة إدارة المشتريات ، هي جزء من خطة إدارة المشروع بشكل عام، وهي تعني بكيفية شراء العناصر أثناء المشروع، والنهج الذي سوف تستخدمه لإدارة البائعين في المشروع.
والهدف من خطة المشتريات هو زيادة كفاءة وفعالية وشفافية عملية الشراء؛ إذ تتعلق بكيفية الحصول على المنتجات أو الخدمات، وكيف سيتم إدارة البائعين أثناء المشروع.
وتتضمن تلك الخطة معلومات، مثل: أنواع العقود التي سيتم استخدامها، وتواريخ التسليم أو التنفيذ المخطط لها للمنتجات أو الخدمات المتعاقد عليها، وأنواع المقاييس التي سيتم استخدامها لتقييم أداء البائع، وشرح لكيفية إجراء عملية الشراء.. إلخ.
ويبين «رواد الأعمال» تفاصيل خطة المشتريات على النحو التالي:
اقرأ أيضًا: عمليات الشراء.. أين تضع أموالك؟
عملية الشراء
ويبين هذا الجزء من خطة إدارة المشتريات المتطلبات اللازمة للحصول على الاحتياجات المحددة التي تسعى المؤسسة/ الشركة إلى الحصول عليها، ويجب أن تشمل هذه العملية: الشروع في الطلب من الموردين المعتمدين، تطوير المتطلبات بما في ذلك تحديد التوقيت الذي يجب أن يتم فيه الحصول على المشتريات، والجودة الواجب توافرها فيها، والقيود التي يجب الالتزام بها، طلبات الموافقة، مسؤوليات ومتطلبات إدارة وإغلاق العقد، ومخطط انسيابي لعملية الشراء.
اقرأ أيضًا: الشراء الأخضر.. بداية طريق الالتزام بالمسؤولية الاجتماعية
الأدوار والمسؤوليات
هذا أيضًا أحد العناصر المهمة في خطة المشتريات؛ حيث يصف الأدوار المختلفة في المشروع والتي لها صلة لها بعملية الشراء.
ويجب أن يصف هذا القسم من يمكنه طلب موارد خارجية، ومن يمكنه الموافقة على الطلبات، وأي جهات اعتماد ثانوية، وما إلى ذلك. كل هذه الأمور، حتى وإن بدت نظرية، تنطوي على أهمية كبرى؛ حيث لا بد أن يكون هناك وضوح في الأدوار؛ حتى تتم عملية الشراء بسلاسة.
احتياجات الشراء
يتولى هذا الجانب من جوانب الخطة المعدات والأدوات.. إلخ اللازم شراؤها من الجهات الخارجية، بيد أن الأمر لا يتوقف عند تحديد هذه العناصر المطلوب الحصول عليها، وإنما يأتي هذا الطلب مشفوعًا أيضًا بالسبب الذي يبرر ذلك.
وعلى الرغم من منطقية تبرير طلب الشراء إلا أنه يحمل ميزة أخرى، وهو أنه يكشف مدى الوضوح الذي تتسم به المؤسسة، ويضمن، كذلك، عدم وقوعها فريسة للتخبط حال حصولها على ما تريد من منتجات أو خدمات.
اقرأ أيضًا: عملية الشراء.. كيف يقتني الناس احتياجاتهم؟
التوقيت
يحدد هذا الجانب من جوانب خطة إدارة المشتريات الإطار الزمني الخاص بكل عنصر من العناصر التي من الواجب الحصول عليها، كما أنه يتعلق بالوقت الذي يجب أن تبدأ فيه عملية الشراء ومتى تنتهي.. إلخ.
باختصار إنه يضع توقيتًا معينًا لكل مرحلة من مراحل خطة المشتريات.
التغييرات وعملية الموافقة
من الممكن أن يحدث اختلاف أو تغير في احتياجات المؤسسة/ الشركة وبالتالي تضطر إلى تغيير ما تريد الحصول عليه من منتجات أو خدمات، هذا الأمر يتم النص عليه في الخطة كذلك، كما أن عملية الموافقة على هذه التغييرات ومراحلها المختلفة يتم ذكرها هنا أيضًا. كلما كانت الأمور أكثر دقة وتحديدًا كان من السهل الحصول على ما تحتاجه المؤسسة وفي الوقت المناسب كذلك.
اقرأ أيضًا: قرار الشراء.. الدوافع والأدوار
عمليات البائعين
لعلنا لاحظنا أن العناصر السابقة كانت متعلقة بالمشتري أكثر منها بالبائع، لكن هذا العنصر «Vendor processes» مخصص للبائع حصرًا؛ إذ يتولى وصف العمليات التي يجب على البائعين اتباعها للحاق بالجدول الزمني، ومعالجة الفواتير، وإعادة التفاوض على العقود، وإعداد تقارير الحالة، وطلبات تغيير النطاق، وما إلى ذلك.
ومن المهم التشديد على أن خطة المشتريات يجب أن تكون مرنة تمامًا، فهي رهن باحتياجات المؤسسة التي هي خاضعة لتطور وتبدل دائمين، سوى أن هذه العناصر التي أتينا على ذكرها لا يجب أن تخلو منها أي خطة للمشتريات بشكل عام.
اقرأ أيضًا:
سيكولوجية الشراء.. هل تؤثر الإعلانات في قراراتنا؟
الأمان المادي.. كيف تستعد للغد؟
التكنولوجيا المالية.. ما هو نظام الفنتك؟
