جدول مهام يومي.. كن منتجًا بتطبيق هذه الحيل

نجري جميعًا بخطى سريعة كل يوم بين مصاعب الحياة ودوامة العمل، ولا ينتهي الأمر أبدًا. ورغم ذلك بعض الأشخاص لديهم القدرة على إنجاز جدول المهام اليومي في وقت أقل. وهو ما يجعلنا نتعجب، كيف يديرون كل شيء بينما يكتفي آخرون بدورة لا نهاية لها من العمل؟

الإجابة بسيطة للغاية وهي: يتمتع رواد الأعمال الأكفاء بنظام، وينشؤون جدول مهام يومي ويلتزمون به. وفي نهاية اليوم هم من يتحكمون في جدول المهام الخاص بهم وليس العكس. وأنت أيضًا يمكنك أن تصبح منتجًا للغاية من خلال اتباع الحيل الأربع البسيطة والقوية الموضحة أدناه والتي يمكنها أن تحول جدولك الزمني.

1- رسائل البريد الإلكتروني

قد تظن أنه من الطبيعي أن أول الأمور التي عليك فعلها عقب الاستيقاظ من النوم هو التحقق من بريدك الإلكتروني. ولكن عندما يتعلق الأمر بالكفاءة فإنها ليست الطريقة الصحيحة؛ حيث أتلقى عادةً مئات رسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم. سواء كنت في اجتماع، أو أقود السيارة، أو أتحدث على الهاتف، ولكني أدركت أن التحقق منها يؤدي بي في نهاية المطاف إلى إبعادي عما أفعله.

وحتى تستعيد وقتك تحقق من بريدك الإلكتروني فقط عندما تتمكن من الرد عليه. وهذا يعني أنه ما لم يكن لديك الوقت للرد على الرسائل التي تتلقاها فلا تهتم بالتحقق منها. لأنه في هذه الحالة كل ما تفعله هو مضاعفة مقدار الوقت الذي يستغرقه التعامل مع هذه الرسائل.

ذه الطريقة تمنعك من الابتعاد عن المهام التي تؤديها في كل مرة يأتي فيها إشعار.

2- استعن بمصادر خارجية

لا تتلخص الإنتاجية في إنجاز المهام فحسب؛ ولكنها تتلخص في إنجاز المهام بالطريقة الصحيحة، ولأن كل جداول المهام ليست متشابهة. لذا عليك إلقاء نظرة ثاقبة على مهامك ولا تكتفِ بتحديد أولوياتها، بل أعطها قدرًا من الأهمية.

ويمكنك الاستعانة في ذلك ببرنامج “أسانا” الرائع لإدارة مهامك، الذي لا يسمح لك فحسب بتتبع المهام ولكن أيضًا بتفويض العمل أو الأجزاء المهمة منه للآخرين. وفي الوقت نفسه يذكرك بتلك الأعمال والأشخاص المسندة إليهم. فإذا لم تكن المهمة عاجلة فوضها لشخص آخر في فريقك، أو اعمل مع جهة خارجية لإنجازها.

3- مهمة واحدة كل مرة

رسخ الكثير من رواد الأعمال بداخلهم عادة “تعدد المهام” ليمنحوا أنفسهم شعورًا بالإنجاز والمكانة. ومع ذلك لا يتقدم الأشخاص الذين يؤدون مهامًا متعددة كثيرًا في النهاية. بل يشعرون بمزيد من التوتر والقلق؛ لأن اتباع نهج “تعدد المهام” يقلل من تركيزك على شيء واحد لفترة طويلة من الوقت. والنتيجة الحتمية إطالة الوقت الذي تستغرقه بعض المهام لإكمالها.

لقد سبق وأخطأت في حق نفسي عندما كنت أحاول طيلة السنوات الماضية إنجاز أكثر من مهمة في وقت واحد. معتقدًا أنني أستطيع أداءها جميعًا، وأن هذا الالتزام لا بد وأن يكون ضمن أخلاقيات العمل الخاصة بي. ولم أكن أعتقد أن الأمر يمكن إكماله بأي طريقة أخرى.

ومع ذلك أجبرت نفسي -على مر السنين- على البقاء مركزًا وإنهاء مهمة واحدة في كل مرة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. ومنذ ذلك الحين تحسنت جودة عملي، وارتفع مؤشر إنتاجيتي، وقل معدل الوقت الذي أستغرقه لأداء المهام.

4- استيقظ مبكرًا

من خلال ممارسة القليل من التمارين الرياضية، وتناول وجبة إفطار شهية، والاستحمام، وقراءة كتاب. يمكنك إنجاز المزيد من المهام في الصباح الباكر مقارنة بمعظم الأشخاص الذين لم يستيقظوا من الفراش بعد.

وعقب ممارسة بعض التمارين الرياضية المفضلة لديك مثل: ركوب الدراجة أو السباحة، تشعر بدفعة من الطاقة لإكمال باقي يومك. كما أن الاستيقاظ مبكرًا يعد مثاليًا للتركيز على المهام التي تحتاج إلى إنجازها؛ لأنه من المؤكد أن باقي أفراد الأسرة لا يزالون نائمون. ما يسمح لك بأن تكون منتجًا في مناخ هادئ قدر الإمكان.

ولا شك أن الصباح الباكر يمنحك الفرصة للبدء منتعشًا ونشطًا للتعامل مع أي مهام عالقة في قائمة المهام الخاصة بك. وتذكر أن تخطط ليومك من المساء قبل أن تذهب إلى الفراش. وبهذه الطريقة يتوفر لديك بمجرد استيقاظك جدول مهام يومي وخطة موضوعة. ولن تستيقظ متسائلًا عما يجب عليك فعله بعد ذلك.

خلاصة القول: ليس من السهل أن تكون رائد أعمال ناجحًا. ولكن إذا تمكنت من إدارة وقتك بشكل جيد، وأعدت شحن طاقتك، وحددت أولوياتك فلن تقف مهمة في طريقك لا يمكنك إنجازها. وسوف يكون نمو عملك وشيك الحدوث.

بقلم / آراش أصلي

المقال الأصلي: هنا