التواصل الدوري بين الموظفين.. مزايا لا حصر لها

يضمن التواصل الدوري بين الموظفين نوعًا من السلاسة في أداء المهام والوظائف الموكلة إلى كل واحد منهم، ناهيك عن تقسيم العمل على نحو جيد وفعال، وعلى الجهة الأخرى يضمن التواصل بين المديرين والموظفين أن يكون الجميع على دراية تامة بالأهداف والاتجاهات العامة للشركة، وما يُتوقع من الموظف القيام به.

ومن شأن التواصل الدوري بين الموظفين أن يعمل على زيادة الإنتاجية وتحسين الكفاءة وتعزيز رضا الموظفين ورفع معنوياتهم.

وعلى الرغم من أن الاتصال الفعال له العديد من الفوائد إلا أن العديد من المنظمات تستثمر في التواصل مع السوق الخارجية أكثر مما تفعل داخليًا؛ ففي كثير من الحالات يتم إجراء الاتصالات الخارجية بشكل لا تشوبه شائبة بينما يتم إهمال الاتصال الداخلي، وإن تم بين الموظفين والمدراء فإنه عادة ما يتم إغفال وضع استراتيجية عامة تضمن التواصل الدوري بين الموظفين بفعالية وكفاءة.

اقرأ أيضًا:  دعاء ميرة: ليس كل مدير قائدًا والكفاءة لا تكفي

أهمية التواصل الدوري بين الموظفين

ويوضح «رواد الأعمال» أهمية التواصل الدوري بين الموظفين، وذلك على النحو التالي..

• إبقاء الموظفين على اطلاع

من ضمن إيجابيات التواصل الدوري بين الموظفين أنه يساعد الموظفين -الجدد أو غير العالمين بخبايا الأمور- أن يكونوا على دراية بكيفية أداء المهام، وباستراتيجية الشركة وأهدافها وما إلى ذلك.

ولا شك أن هذه الطريقة تساعد في إشعار الموظفين بالرضا عن العمل، وإلا فستتكبد الشركة خسائر جمة؛ فوفقًا لمعهد تشارترد للأفراد والتنمية Chartered Institute of Personnel and Development فإن الموظفين غير الراضين يكلفون الشركة أكثر من 16000 دولار للشخص الواحد.

وتنبع هذه التكاليف من انخفاض الإنتاجية، والتغيب، وارتفاع معدلات دوران الموظفين. ومع ذلك يمكن أن يقضي التواصل الفعال ومن ورائه التواصل الدوري بين الموظفين على كل هذه السلبيات.

وتُظهر إحدى الدراسات الأجنبية أن ما يصل إلى 25% من الموظفين الذين تركوا وظائفهم فعلوا ذلك لشعورهم بأنهم غير مقدرين، وأن 10% فقط من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع كانوا على دراية بتقدم شركاتهم في الوقت الفعلي، بينما أراد 4 من أصل 5 موظفين شملهم الاستطلاع أن يسمعوا أكثر من رؤسائهم حول أداء شركتهم.

وقال أكثر من 90% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع إنهم يفضلون سماع أخبار سيئة على عدم سماع أخبار من الأساس، وتلك مسألة يمكن الحصول عليها من خلال التواصل الفعال بين المدراء والمرؤوسين، أو عن طريق التواصل الدوري بين الموظفين.

اقرأ أيضًا: أهمية التعاون بين الزملاء.. فوائد تُعزز كفاءة العمل

• تحسين مشاركة الموظفين

عندما يتم اعتماد منهج فعال لإحداث التواصل الدوري بين الموظفين، واستراتيجية اتصال لمزامنة تدفق المعلومات، يتم تحسين مشاركة الموظف؛ إذ سيشعر الموظفون بأنهم مهمون لأنهم على علم بشركتهم ومجال عملهم.

ويمكن أن يأخذ التواصل الدوري بين الموظفين شكل منتدى أو اجتماع؛ حيث يتم إعطاء الموظفين تحديثات أسبوعية أو شهرية حول مسائل وقضايا الشركة، ويتم تشجيعهم للرد عليها والتعامل معها بشكل إيجابي.

• بيئة عمل مواتية

ولا شك أنه من أبرز إيجابيات التواصل الدوري بين الموظفين العمل على توفير بيئة عمل مواتية تتميز بالثقة والإنتاجية؛ إذ يعمل جميع الموظفين في وئام؛ وسيتم إنجاز المهام اليومية، بينما يتم التغلب على التحديات.

ويُعد الاجتماع كفريق بشكل منتظم إحدى أفضل الطرق لتوفير بيئة مهنية يشعر فيها جميع أعضاء الفريق بالراحة في التواصل مع بعضهم البعض؛ إذ يمكن أن تساعد اجتماعات الفريق الأسبوعية في كسر أي حواجز تواصل بين المديرين والموظفين أو الموظفين وبعضهم؛ من خلال منح كل عضو في الفريق فرصة للتحدث بصراحة عن بعض الموضوعات التالية: المشاريع التي يعملون عليها، التحديات التي يواجهونها، أسئلة قد تكون لديهم يجب أن تتم الإجابة عنها.

وتتمثل إحدى طرق تحسين التواصل الدوري بين الموظفين في اجتماعات مثل هذه في إبقائها غير رسمية نسبيًا؛ بحيث نضمن استمرار المحادثة بشكل طبيعي، ولكن يجب أيضًا التأكد من إعطاء كل شخص مساحة كافية للتحدث والشعور بالأمان عند القيام بذلك.

اقرأ أيضًا: أنواع الحوافز.. وسائل مهمة لزيادة الإنتاجية وتحقيق الأرباح

• جذب المواهب

وإذا كان التواصل الدوري بين الموظفين سيؤدي إلى توفر بيئة عمل مواتية ويعزز من ثقة الموظفين بأنفسهم، ويرفع من فعاليتهم؛ فلا شك أن هذا سيحسن من سمعة الشركة، وبالتالي سيكون من السهل عليها جذب المواهب والكفاءات.

يكشف البحث الذي أجرته مدونة 15Five عن أنه من بين 1000 موظف شملهم الاستطلاع أكد 81% أنهم يفضلون الانضمام إلى شركة ذات تواصل مفتوح مع حزمة مزايا جيدة للموظفين. ويقدّر جيل الألفية التواصل المفتوح؛ فما يقرب من 84% من هذا الجيل في الدراسة المشار إليها أعلاه يفضلون التواصل المفتوح والمتسق عن الحصول على امتيازات من الشركة.

• زيادة الإنتاجية

أظهرت البيانات أن التواصل الدوري بين الموظفين، وأن الموظفين الذين لديهم شبكات اتصال جيدة في بيئة العمل من المنزل أكثر إنتاجية، ولديهم توازن أكبر بين العمل والحياة، ويتمتعون بصحة عقلية أفضل بشكل عام.

ويزيد التواصل الدوري بين الموظفين كذلك من الإنتاجية والإبداع، وتلك بعض الأسباب التي تجعل وضع خطة إدارة الاتصالات الشاملة يجب أن تكون جزءًا من استراتيجية الشركة والأعمال.

• تعزيز الابتكار

والمؤكد أن التواصل الدوري بين الموظفين يساعد في تعزيز الإبداع والابتكار داخل بيئة العمل؛ فوفقًا لاستطلاع أجرته شركة Salesforce أشار 86% من الموظفين والمديرين التنفيذيين إلى نقص التعاون بسبب التواصل غير الفعال باعتباره السبب الرئيسي لفشل المشروع.

ولكن هذا التواصل الفعال ليس موجودًا للأسف بكثرة في المنظمات؛ إذ يعتقد 39%، وفقًا لموقع HR Technologist، من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع أن الأشخاص في مؤسستهم لا يتعاونون بشكل كافٍ.

في حين أن التواصل الدوري بين الموظفين يساعد الشركات في حل المشكلات والتغلب على الأوقات الصعبة في العمل؛ فخلال الأوقات العصيبة تساعد بيئات العمل الفعالة الموظفين في الالتفاف حول قادة أعمالهم، والتعاطي مع الأزمات بشكل إيجابي وفعال.

اقرأ أيضًا:

الانتماء الوظيفي.. أهميته وسبل تعزيزه

الموظف العنيد.. فهم دوافعه وطرق التعامل معه

الحافز المعنوي للموظفين.. ارتياد الجادة غير المطروقة

أخلاقيات العمل الحر.. استبطان الأوامر القانونية

فريق العمل المتناغم.. هل من طريق؟