هناك 1440 دقيقة فقط في اليوم، ولكل شخص قدر محدد من الوقت لإنجاز الأمور؛ فإدارة الوقت لا تتعلق بإيجاد أو خلق المزيد من الوقت خلال يومك، بل يتعلق بإنجاز أهم المهام في أكثر الأوقات كفاءة، من خلال تطبيق نظريات تنظيم الوقت بشكل صحيح.
لا يمكن حل جميع المشاكل المرتبطة بضعف مهارات إدارة الوقت بنصائح بسيطة؛ إذ يتمثل التحدي الذي يواجه معظم الناس في تطوير فهم واضح للوقت وكيف يتم استخدامه.
هناك العديد من الكتب والموارد عبر الإنترنت التي توضح لك النظريات التي يمكنها أن تساعدك في فهم الوقت وكيفية إدارته بفعالية بشكل أفضل؛ ولمساعدة الآخرين على تطوير مهارات أقوى وتحديد الأولويات بشكل أكثر فعالية.
أنواع نظريات تنظيم الوقت
تشجع هذه النظريات على التفكير في الوقت الذي تقضيه بطريقة مختلفة، ويقدم لك (رواد الأعمال) أهم هذه النظريات، وهي كالآتي:
1- نظرية بومودورو
هي أداة لإدارة الوقت تقسم العمل إلى جلسات مدتها 25 دقيقة لمساعدتك على الاستمرار في التركيز وإنجاز المزيد. كما أنها نظرية مفيدة في تطبيقها لكنها صارمة في بعض الأحيان.
2- نظرية جرة المخلل
تستخدم هذه النظرية لتوضيح نقطة أساسية من إدارة الوقت وهي “يجب عليك القيام بأهم المهام أولًا”.
وتوضح نظرية جرة المخلل، كيف يمكن للمهام أو الالتزامات غير المهمة نسبيًا أن تأخذ بسهولة الكثير من وقت الشخص؛ حيث أن ملء يوم المرء بمهام تافهة صغيرة غير مهمة تمنع استخدام ذلك الوقت لإكمال مهام ومشاريع أكبر أو أكثر أهمية.
3- قانون باركنسون
ينص هذا القانون على أن “العمل يتوسع لملء الوقت المتاح لإكماله”.
وهو قانون بسيط ومباشر، كما يعتمد على منح نفسك وقتا أقل للقيام بأي شيء وهو ما سيؤدي إلى إنجازه بشكل أسرع؛ فالوقت الأقل يمكن أن يؤدي إلى عمل أفضل وأكثر فعالية.
4- طريقة ALPEN
تعتمد على مدى دقة تقسيم وقت العمل المؤقت؛ حيث إن تخصيص قدر محدد من الوقت لكل عنصر على البقاء في المهمة ومحاولة إنجازها خلال هذا الإطار الزمني.
وتشير هذه النظرية إلى أن 40 % من وقت عملك ينتهي به الأمر إلى قضاء فترات راحة ومهام غير متوقعة وانقطاعات.
5- طريقة ABC
إنها طريقة لتحديد أولويات العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك.
6- مصفوفة إدارة الوقت
تتولى هذه المصفوفة تنظيم أي مهمة يقوم بها الإنسان وتوزيعها على واحدة من أربع أقسام رئيسية هي:
– هام وعاجل.
– هام وغير عاجل.
– غير مهم وعاجل.
– غير مهم وغير عاجل.
وأي نشاط أو عمل يقوم به الإنسان مهما كان سنه أو تعليمه أو مستواه الفكري او المادي، لا يخرج في تصنيفه في كونه ( مهم أو غير مهم \ عاجل أو غير عاجل). وإذا قام الشخص بتحديد أولوياته طبقًا لهذه المصفوفة سيمكنه من تنظيم وقته وتوزيع مهامه.
والهدف من هذه النظرية هو قضاء معظم وقتك في الربع الثاني من الوقت؛ لأن هذه المهام تؤثر على أهدافك طويلة الأجل.
7- مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)
يؤكد هذا المبدأ أن 20 % من الأنشطة التي تقوم بها الشخص كل يوم تولد 80 % من النتائج والانتاجية، أي أن الناس يمكنهم العمل بشكل أكثر ذكاء من خلال التركيز على الأشياء المهمة التي يستمدون منها أكبر فائدة.
وبناء على تجارب الكثيرين؛ فإن النظرية الأكثر استخدامًا هي قانون باركنسون الذي يساعد على إكمال المهام الأساسية في اليوم بنسبة 100 %.
في النهاية، تعتمد نظرية أو طريقة إدارة الوقت التي تلتزم بها على التفضيل الشخصي والأهداف.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
تنظيم وقت رواد الأعمال.. من الفوضى إلى الإتقان
تطبيقات تنظيم الوقت.. أدوات للسيطرة على حياتك
فوائد تنظيم الوقت وأهميته.. استثمره بحكمة لتحقيق الأهداف
