ما هي وظائف الإدارة؟

أصعب ما في وظائف الإدارة تعددها من جهة، وكونها لا تقتصر على المهارة وحدها ولا التعليم والتأهيل فقط وإنما تتطلب الاثنين معًا من جهة أخرى. أضف إلى ذلك أنه عادة ما يتم تكليف معظم الإدارات داخل الشركة بواجبات محددة بناءً على معرفة أو خبرة أو احتياجات معينة للشركة، إلا أن الواقع يتجاوز هذه الأدوار بكثير جدًا.

تتطلب وظائف الإدارة، كما أسلفنا، أكثر من مجرد معرفة متخصصة، وإنما تستوجب كذلك القدرة على اجتياز العديد من التحديات الإجرائية والهيكلية والشخصية في عملية توجيه الفريق لتحقيق الأهداف المختلفة والدفع بالمؤسسة قُدمًا.

ما هي وظائف الإدارة؟

ونوضح في «رواد الأعمال» وظائف الإدارة، وذلك على النحو التالي..

• التخطيط

يضع المديرون في مرحلة التخطيط أهدافًا تنظيمية ويصنعون مسارًا لتحقيقها. خلال مرحلة التخطيط -إحدى أهم وظائف الإدارة- تتخذ القيادة قرارات استراتيجية لتحديد اتجاه المنظمة.

يمكن للمدراء تبادل الأفكار حول البدائل المختلفة لتحقيق الهدف قبل اختيار أفضل مسار للعمل. أثناء التخطيط يجري المديرون عادةً تحليلًا متعمقًا للوضع الحالي للمؤسسة، مع الأخذ في الاعتبار رؤيتها ورسالتها وتقييم الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف التنظيمية.

يتولى المديرون في هذه الوظيفة من وظائف الإدارة (التخطيط) تقييم العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر في تنفيذ الخطة، مثل: النمو الاقتصادي والعملاء والمنافسين. كما يضعون جدولًا زمنيًا واقعيًا لتحقيق الهدف أو الأهداف بناءً على الموارد المالية والموظفين والموارد المتاحة للمنظمة.

قد يتعين على المديرين اتخاذ خطوات إضافية، مثل: طلب الموافقة من الإدارات الأخرى أو المديرين التنفيذيين أو مجلس إدارتهم قبل متابعة الخطة.

اقرأ أيضًا: كيف يتحول المدير إلى قائد ناجح؟

• التنظيم

التنظيم وظيفة أخرى من وظائف الإدارة، الغرض منها توزيع الموارد وتفويض المهام للموظفين لتحقيق الأهداف المحددة في مرحلة التخطيط. قد يحتاج المديرون إلى العمل مع الإدارات الأخرى في المنظمة، مثل: الشؤون المالية والموارد البشرية؛ لتنظيم الميزانية والتوظيف.

يسعى المديرون خلال مرحلة التنظيم إلى توفير بيئة عمل مواتية للإنتاجية المرتفعة. وهم يأخذون غالبًا دافع الموظفين وكفاءتهم في الاعتبار لمطابقة الموظفين بالأدوار والمهام التي تناسب قدراتهم على أفضل وجه.

عند تعيين أدوار أعضاء الفريق يجب على المديرين توضيح والتأكد من أن الموظفين يفهمون واجباتهم الفردية. لمساعدة الموظفين في الشعور بالانتماء والإنتاجية على المديرين كذلك التأكد من تعيين قدر مناسب من العمل للموظفين ومقدار مناسب من الوقت لإكمال عملهم. كل هذه تندرج ضمن وظائف الإدارة التي لا غنى عنها ولا يمكن غض الطرف بشأنها.

اقرأ أيضًا: الفرق بين الإبداع الإداري وريادة الأعمال

• القيادة

بديهي أن تكون القيادة من ضمن وظائف الإدارة الأساسية؛ إذ لا إدارة من دون قيادة. والهفد من هذه العملية تحفيز الموظفين والتأثير على سلوكهم لتحقيق الأهداف التنظيمية. تركز القيادة على إدارة الأشخاص، مثل الموظفين الفرديين والفرق والمجموعات بدلاً من المهام.

على الرغم من أن المديرين قد يوجهون أعضاء الفريق من خلال إصدار الأوامر والتوجيه إلى فريقهم، إلا أن القادة الناجحين عادة ما يتواصلون مع موظفيهم باستخدام المهارات الشخصية لتشجيع أعضاء الفريق وإلهامهم وتحفيزهم على الأداء بأفضل ما لديهم من قدرات.

يمكن للمديرين تعزيز بيئة عمل إيجابية من خلال تحديد اللحظات التي يحتاج فيها الموظفون إلى التشجيع أو التوجيه واستخدام التعزيز الإيجابي لمنح المديح عندما يؤدون وظائفهم بشكل جيد.

وهناك أساليب كثيرة للقيادة، ونذكر بعضها على النحو التالي..

• التوجيه

يأخذ المدير القرار مع بعض المدخلات من الموظف. هذا أسلوب قيادة فعال للموظفين الجدد الذين يحتاجون إلى الكثير من التوجيه الأولي والتدريب. المهم أن هذا إحدى وظائف الإدارة المحورية.

• التدريب

في مرحلة التدريب -من ضمن وظائف الإدارة المهمة أيضًا – يكون المديرون أكثر تقبلًا لآراء الموظفين. قد يعرضون أفكارهم على الموظفين للعمل بشكل تعاوني وبناء الثقة مع أعضاء الفريق. هذا النمط من القيادة فعال للأفراد الذين يحتاجون إلى دعم إداري لتطوير مهاراتهم بشكل أكبر.

• الدعم

يقرر المدير التعاون مع أعضاء الفريق ولكنه يركز أكثر على بناء العلاقات داخل الفريق. هذا النمط من القيادة فعال للموظفين الذين لديهم مهارات مطورة بشكل كامل ولكنهم في بعض الأحيان غير متسقين في أدائهم.

• التفويض

لا قيادة من دون تفويض؛ لذا كان هذا الأخير إحدى وظائف الإدارة الأساسية؛ حيث يوفر القائد الحد الأدنى من التوجيه للموظفين ويهتم برؤية المشروع أكثر من العمليات اليومية.

يصلح هذا النمط من القيادة مع الموظفين القادرين على العمل وأداء المهام بأنفسهم مع القليل من التوجيه. يمكن للقائد التركيز على الأهداف عالية المستوى أكثر من التركيز على المهام.

اقرأ أيضًا: كيف تحمس شركاءك في فريق العمل؟

• السيطرة

السيطرة وظيفة أخرى من وظائف الإدارة، وهي عملية تقييم تنفيذ الخطة وإجراء التعديلات؛ لضمان تحقيق الهدف التنظيمي. يؤدي المديرون خلال هذه المرحلة مهامًا مثل: تدريب الموظفين حسب الضرورة وإدارة المواعيد النهائية.

ويتولى المديرون كذلك مراقبة الموظفين وتقييم جودة عملهم. يمكنهم إجراء تقييمات الأداء وإعطاء الموظفين ملاحظات، وتقديم ملاحظات إيجابية حول ما يؤدونه بشكل جيد واقتراحات للتحسين. قد يعرضون أيضًا حوافز زيادة الأجور للموظفين ذوي الأداء العالي.

اقرأ أيضًا:

حافز النجاح بين شخصية الفرد وأداء المؤسسة

إدارة الموظفين الناجحة.. ما السبيل إليها؟

أفضل نصائح للإدارة الناجحة.. كيف تعزز إنتاجية الفريق؟

تحديد توجهات المستهلك.. طرق وخطوات

متى يمكنني تجديد نشاطي التجاري؟