عادةً ما تكون فرق الموارد البشرية قادرة على إعداد برنامج تعريفي كامل للموظفين الجدد، ولكن تحديث هذا البرنامج ليس دائمًا يكون من الأولويات، وفي الغالب تكون هناك بعض الأمور الأخرى الأكثر أهمية وحساسية مثل تلك التي تتعلق بالصحة والسلامة، ولذلك قد لا تتم مراجعة المعلومات الأخرى بشكل روتيني.
وفي حال كانت إحدى المؤسسات تستقطب الكثير من الموظفين الجدد الذين قد لا يكونون على دراية بدورهم أو لديهم معرفة عن تاريخ المؤسسة أو طبيعة الصناعة، فإن تقديم بعض المواد التمهيدية يصبح مفيدًا للغاية، وهذا من شأنه أن يقلل من القلق والتوتر خاصًة في اليوم الأول للعمل حيث أنه يوفر لهم بعض المعلومات فيصبح مكان العمل مألوفًا.
ويتعين على المؤسسة أن تأخذ في الاعتبار مستوى المعلومات المناسب التي يمكن مشاركتها، على سبيل المثال، هل يجب أن يحصل الزملاء الجدد من المديرين على نسخة من الاستراتيجية والتقدم المحرز نحو مؤشرات الأداء الرئيسية؟.
اعتمادًا على الدور، قد يكون من المفيد تعريف الزملاء الجدد بمرشدهم قبل وصولهم، وهذا مفيد بشكل خاصة عندما ينتقل الزملاء من الدول الأخرى وبالتالي يحتاجون إلى نصائح واقتراحات فيما يتعلق بمناطق العيش أو المدارس على سبيل المثال.
ومن المزايا الإضافية أن الزملاء الجدد سيحصلون على انطباع إيجابي أولى عن بيئة العمل والدعم الذي سيحصلون عليه.
مراحل تحديث البرنامج التعريفي للموظفين الجدد
تتمثل المرحلة الأولى من تحديث البرنامج التعريفي في الحصول على تعليقات وردود أفعال من الزملاء الذين خاضوا هذه التجربة من قبل.
ويمكن القيام بذلك عبر محادثات غير رسمية أو بشكل رسمي من خلال مجموعات التركيز، وبدلًا من ذلك يمكن إجراء مسح.
ويمكن أيضًا الحصول على بيانات قيمة من الزملاء الحاليين الذين لديهم مشاركة بشكل او بآخر في البرنامج التعريفي.
هناك بعض الأسئلة الرئيسية الأساسية التي يجب أن نتطرق لها:
– ما هي عناصر النجاح ونقاط القوة التي أثبتت نجاحها في التجارب الماضية؟
-ما هي نقاط الضعف والأشياء التي يجب تطويرها؟
– ما رأيك في الإطار الزمنى المتعلق بجدولة البرنامج التعريفي؟
– كيف تقيم طريقة تقديم البرنامج التعريفي على سبيل المثال؟ وجهاً لوجه، عبر الإنترنت أم قراءة مستقلة؟
– ما هي المعلومات الضرورية التي يجب معرفتها ولكن لا يتم تغطيتها في الوقت الحالي؟
في وقتنا هذا يتنقل الناس بين الوظائف أكثر من أي وقت مضى، قد يبدو التوظيف والتعريف وكأنه يتم بشكل أسبوعي.
سيحتاج فريق الموارد البشرية إلى النظر في كيفية التعامل مع هذا الأمر بالإضافة إلى التفكير في أي موضوعات رئيسية تنشأ عن جمع التعليقات وردود الأفعال.
والخطوة التالية هي جمع كل المعلومات التي يتم توزيعها عادةً على الموظفين الجدد بحيث يمكن مراجعتها بشكل موضوعي، ويجب أن يتضمن ذلك جدولاً شاملاً لما يحدث والجدول الزمنى، وفي هذه المرحلة، من المهم أن يكون هناك على الأقل شخصان مشاركين للمساعدة في التأكد من موضوعية المعلومات.
الاعتبارات الرئيسية:
– ما الذي يحتاج الموظفون إلى معرفته؟
في المقام الأول، يجب أن يركز فريق الموارد البشرية على المعلومات العامة على مستوى المؤسسة، والتي يجب أن تتضمن معلومات عملية (على سبيل المثال، كيف سيحصلون على رواتبهم، واستخدام آلة التصوير وما إلى ذلك) بالإضافة إلى نظرة عامة على المؤسسة، بعد ذلك، يجب أن تكون الأقسام والفرق مسؤولة عن تقديم المزيد من المعلومات الخاصة بالأدوار؛ ولتمكين الاتساق يوصى بأن يقوم فريق الموارد البشرية بإعداد نماذج.
– متى يحتاج الموظفون إلى معرفة المعلومات؟
من المهم ألا تحاول إرباك زملاءك الجدد من خلال تغطية عدد كبير من المواضيع المختلفة، وهناك بعض المعلومات الهامة مثل الصحة والسلامة وإيجاد الطريق حول المبنى التي يجب أن تتم تغطيتها في اليوم الأول، ولكن قد تكون هناك موضوعات أخرى يمكن تغطيتها في وقت لاحق؛ لتجنب الإرهاق الوظيفي، ويمكن أن تكون هناك جلسة أسبوعية حتى يعتادوا على دورهم الوظيفي الجديد.
– من ينبغي تقديم البرنامج التعريفي؟
سيقوم فريق الموارد البشرية بشكل عام بتقديم الجلسات التمهيدية، وإذا أمكن، دعوة أحد أعضاء فريق القيادة للترحيب بهم في المؤسسة.
وسيتم تقديم البرنامج من قبل مجموعة من الأشخاص الخبراء في مجالهم. ومع ذلك، فمن الممكن أن يتسبب هذا في مشكلة، مثل في العثور على أوقات متاحة في جداول الأعمال.
– إلى أي مدى يمكنك تبني التكنولوجيا لدعم الموظفين الجُدد؟
هناك بعض البرامج التعريفية الفعالة التي يمكن تقديمها عبر الإنترنت، على سبيل المثال، السلامة من الحرائق حيث يتعين عليهم في النهاية اجتياز اختبار بناءً على ما تعلموه.
تتمثل الخيارات الأخرى في استخدام ملفات البودكاست أو مقاطع الفيديو – وهذا من شأنه أن يساعد في التغلب على المشكلات الخاصة للمواعيد اليومية، خاصة من كبار الموظفين.
كما يُمكن تقديم قائمة مرجعية تعريفية للموظفين الجدد للتعرف على مدى اتساع وعمق الدعم المقدم لهم. وسيكون أيضًا من الجيد منحهم الفرصة لتقديم الملاحظات والتوصيات.
من المهم دائمًا مراعاة الظروف الفردية؛ على سبيل المثال، إذا عاد شخص ما للعمل مجددًا في المؤسسة، فلن يحتاج بالضرورة إلى المعلومات العامة المتعلقة بالمؤسسة.
إن تعيين الزملاء من كبار المديرين الجدد يمكن أن يكون له برنامج تعريفي مختلف، على الرغم من أن أهمية مقابلة جميع زملائهم الجدد في نفس الوقت.
