كيف ترتب مهامك؟

ستجني مكاسب جمة، شخصية ومهنية، إن عرفت كيف ترتب مهامك؟ بل يمكن لهذه المهارة أن تغير حياتك كليًا؛ فمن شأن تحديد الأولويات على نحو جيد وحكيم أن يقلل من التوتر، ويساعدك في التركيز أكثر، علاوة على تعزيز الإنتاجية، وتحسين إدارة الوقت، والمساعدة في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

فبمجرد معرفة كيفية تحديد أولوياتك سيكون قطارك على السكة الصحيحة، ناهيك عن أن الترقي سيكون أسهل وأسرع، أضف إلى ذلك أن الكثير من العمل الذي شعرت بأنه مهم وعاجل قد تدرك -إن عرفت كيف ترتب مهامك؟- أنه لا يحتاج كل هذا القلق والتوتر، بل قد تكتشف أنه ليس مهمًا بالقدر الذي كنت تظن.

كيف ترتب مهامك؟

ونوضح في «رواد الأعمال» كيف ترتب مهامك؟ وذلك على النحو التالي..

• حصر المهام أولًا

يأتي ترتيب المهام نتيجة لحصرها وتحديدها أولًا؛ إذ لن تتمكن من معرفة كيف ترتب مهامك إلا إذا عرفت ماهية هذه المهام وعددها ونوعياتها.. وما إلى ذلك.

وعلى الرغم من بداهة هذا الأمر فإنه غالبًا ما يتم تخطيه؛ إذ تكون في عجلة من أمرك للتعمق والبدء في المهام المختلفة. ولكن بدلًا من ذلك خذ الوقت الكافي لتحديد ما تحتاج إلى العمل عليه في جميع مشاريعك. وتأكد من تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام فرعية لتقليل الإرهاق.

بمجرد تجميع المهام وإدراجها في القائمة ضع معلومات إضافية، مثل: مقدار الوقت الذي سوف يستغرقه كل منها حتى يكتمل، مستوى الأهمية أو الاستعجال، تاريخ الانتهاء منها أو مواعيد تسليمها.

مع وجود جميع مهامك في مكان واحد سوف تتمكن من رؤية نظرة شاملة لما يجب أداؤه، والتعرف على مقدار العمل الذي تتعامل معه والوقت المتاح، وغير ذلك.

اقرأ أيضًا: كيف تدير وقتك ولا تدعه يتحكم بك؟

• منهجية منح الأولوية

الآن بعدما راكمت مهامك في مكان واحد، وحصرتها بشكل تام، آن أوان تحديد الأهم منها فالمهم، لكن كيف ذلك من دون منهجية واضحة ومحددة؟!

لك أن تعلم أولًا وأنت منخرط في البحث عن إجابة السؤال: كيف ترتب مهامك؟ أن المنهج الذي تتبعه في ترتيب أولوياتك سيعتمد على طبيعة عملك من جهة، وأسلوب أدائك لهذا العمل من جهة أخرى.

وعلى أي حال هناك منهجيات أخرى تساعدك في معرفة كيف ترتب مهامك؟ منها مثلًا مبدأ باريتو -أو قاعدة 80/20- التي تنص على أن 20% من جهودك تميل إلى تحقيق 80% من نتائجك. لذلك يتعين عليك البحث عن تلك المهام التي تحقق أعلى النتائج.

وهناك أيضًا المصفوفة التي طورها الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت أيزنهاور؛ وهي عبارة عن مربع بسيط مكون من أربعة أرباع يساعدك في فصل المهام “العاجلة” عن المهام “المهمة”.

• البدء بالأصعب

وأنت تفكر في السؤال: كيف ترتب مهامك؟ اعلم أن السهل ليس دومًا صوابًا، والأصعب هو الأصوب في كثير من الأحيان، هذا ما تنص عليه تحديدًا استراتيجية أكل الضفدع.
تقوم هذه الاستراتيجية على اقتباس مارك توين الذي يقول فيه:

«إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح».

في عالم إدارة المشاريع يُترجم ذلك إلى معالجة المهام الكبيرة أو المعقدة أولًا قبل الانتقال إلى مهام أقل أهمية أو حساسة للوقت.

يجب أن تكون المهام المهمة التي تخدم الهدف الأعلى أولًا على قائمة الأولويات عند بدء يومك. بمجرد أن تأكل ضفدعك لهذا اليوم يمكنك تخصيص مهام أخرى استنادًا إلى عوامل مثل: المواعيد النهائية والشعور بضغط أقل؛ نظرًا لأن أهم أعمالك تم إنجازها بالفعل.

اقرأ أيضًا: الفوائد النفسية لتنظيم الوقت.. الطريق لحياة أفضل

• جدولة وتوقيت المهام

لا تنسَ وأنت تفكر كيف ترتب مهامك؟ أن تضع جدولًا زمنيًا لإنهاء كل مهمة من المهام؛ لذلك بمجرد إعداد قائمة المهام أضف تاريخ بداية وتاريخ انتهاء لكل مهمة؛ إذ سيؤدي فعل ذلك إلى التأكد من عدم وقوع أي شيء خارج الإطار المتصور، وتجنب الثغرات التي قد تتطلب تغييرًا في الأولويات.

بمجرد أن تعرف هذه التواريخ قد ترغب في تعيين تاريخ الانتهاء الشخصي الخاص بك حتى قبل ذلك؛ لحساب المشكلات غير المتوقعة أو تسليم العمل مبكرًا. ليس صعبًا معرفة كيف ترتب مهامك؟ ولكن الأهم أن تطبق ما تعلمته وترتب مهامك على نحو صحيح.

اقرأ أيضًا:

الخطة الأسبوعية.. أهميتها وكيفة إعدادها

تنظيم الوقت المؤسسي.. جدوى الإجبار على النظام

تأثير تنظيم الوقت في التخلص من القلق‎

كيف تعيد ترتيب أولوياتك؟

إعادة تنظيم الوقت.. كيف تعود من جديد؟