عوامل تنظيم الوقت.. كيف تدير أيامك؟

كثيرة هي العوامل التي تساعد في تنظيم الوقت والأكثر منها ما يصدك عنه ويحول بينك وبينه، لكن يجب أن تعلم أولًا أنه لا يمكنك إدارة الوقت. أنت فقط تدير أحداث حياتك فيما يتعلق بالوقت.

فقد ترغب غالبًا في مزيد من الوقت لكنك تحصل فقط على 24 ساعة أو 1440 دقيقة أو 86400 ثانية كل يوم. تعتمد كيفية استخدامك لهذا الوقت على المهارات المكتسبة؛ من خلال التحليل الذاتي والتخطيط والتقييم وضبط النفس.

وعلى أي حال إذا لم يكن لديك وقت كافٍ فقد يساعدك تنظيم الوقت بشكل أفضل في استعادة السيطرة على أيامك. وسواء كان ذلك في وظيفتك أو أسلوب حياتك ككل فإن تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال يمكن أن يساعدك في الشعور بمزيد من الراحة والتركيز والتحكم.

تقول إيما دونالدسون فيلدر؛ إخصائية علم النفس المهني: “الهدف من الإدارة الجيدة للوقت هو تحقيق التوازن في نمط الحياة الذي تريده”.

عوامل تنظيم الوقت

ويسلط «رواد الأعمال» الضوء على بعض العوامل التي تساعدك في تنظيم الوقت، وذلك على النحو التالي..

• تحديد الأهداف

حدد أولًا من تريد أن تكون، وأولوياتك في الحياة، وما تريد تحقيقه في حياتك المهنية أو الشخصية؛ فهذا هو المبدأ التوجيهي لعملية تنظيم الوقت والخطوة الأولى على ذلك الطريق.

وبمجرد الانتهاء من رسم الصورة الكبيرة يمكنك بعد ذلك تحديد بعض الأهداف قصيرة ومتوسطة المدى؛ فمن شأن معرفة أهدافك أن تساعدك في التخطيط بشكل أفضل والتركيز على الأشياء التي تساهم في تحقيق تلك الأهداف.

اقرأ أيضًا: تنظيم وقتك بنجاح.. ما الخطوات؟

• إعداد قائمة مهام

تعد قوائم المهام طريقة جيدة للبقاء منظمًا والتمكن من تنظيم الوقت على نحو فعال.

يفضل الاحتفاظ بقائمة مهام واحدة لتجنب فقدان مسار القوائم المتعددة؛ فالاحتفاظ بقائمة سوف يساعدك في تحديد أولوياتك وتوقيتاتك، وكذلك تأجيل المهام غير العاجلة.

تأكد من الاحتفاظ بقائمتك في مكان يسهل الوصول إليه. إذا كان هاتفك معك دائمًا، على سبيل المثال، احتفظ بها على هاتفك.

• التركيز على النتائج

يعني تنظيم الوقت أداء عمل عالي الجودة وليس بكميات كبيرة؛ ومن ثم يتوجب عليك التركيز ليس على مدى انشغالك ولكن على النتائج الفعلية التي تحققها.

فإنفاق المزيد من الوقت على شيء ما لا يعني بالضرورة تحقيق المزيد، وقد لا يكون البقاء ساعة إضافية في العمل بنهاية اليوم هي الطريقة الأكثر فعالية لإدارة وتنظيم الوقت.

اقرأ أيضًا: تذكر المهام.. 6 حيل ذكية تقاوم النسيان

• القيلولة وبعض الراحة

يعمل الكثير من الناس خلال استراحة الغداء لكن ذلك قد يؤدي إلى نتائج عكسية؛ وهناك قاعدة عامة تقول إن الابتعاد عن مكتبك لمدة 30 دقيقة على الأقل يساعدك في أن تكون أكثر فعالية خلال فترة ما بعد الظهر.

إذا أردت النجاح في تنظيم الوقت فاذهب في نزهة بالهواء الطلق، أو الأفضل من ذلك مارس بعض التمارين. وستعود إلى مكتبك مجددًا بمجموعة جديدة من الأفكار وتركيز متجدد.

وسوف يساعدك التخطيط ليومك مع استراحة منتصف النهار أيضًا في تقسيم عملك إلى أجزاء يسهل التحكم فيها، ومن ثم النجاح في تنظيم الوقت.

• تطبيق طريقة 4Ds

وجدت إحدى الدراسات أن 1 من كل 3 موظفين في المكاتب يعاني من ضغوط البريد الإلكتروني. ويعد اتخاذ القرار في المرة الأولى التي تفتح فيها بريدًا إلكترونيًا أمرًا بالغ الأهمية لإدارة الوقت بشكل جيد.

لذلك يُنصح باتباع منهجية الـ 4Ds وذلك على النحو التالي:

حذف Delete: يمكنك على الأرجح حذف نصف رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها على الفور.

افعل Do: إذا كان البريد الإلكتروني عاجلًا أو يمكن إكماله بسرعة.

تفويض Delegate: لو من الممكن التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل أفضل من قِبل شخص آخر.

تأجيل Delay: خصص بعض الوقت لاحقًا لرسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق وقتًا أطول للتعامل معها.

اقرأ أيضًا: جدول تنظيم المهام.. التحكم فيه أم التخلص منه؟

• تحديد الأولويات

يتطلب تنظيم الوقت بشكل فعال التمييز بين ما هو مهم وما هو عاجل، ويتفق الخبراء على أن المهام الأكثر أهمية عادة ليست هي المهام الأكثر إلحاحًا. ومع ذلك فإننا نميل إلى ترك المهام العاجلة تهيمن على حياتنا.

ويُقترح قضاء وقت أقل في الأنشطة غير المهمة (بغض النظر عن مدى إلحاحها) لكسب الوقت للأنشطة غير العاجلة ولكنها مهمة. يسمح لك التركيز على هذه الأنشطة المهمة بالتحكم بشكل أكبر في وقتك وقد يقلل من عدد المهام المهمة التي تصبح عاجلة.

اقرأ أيضًا:

استهلاك وقت الفراغ.. طرق التغلب على المشكلة

تنظيم وقت الموظف.. أدوات مُهمة لزيادة الإنتاجية

تحديد مهام الموظفين.. تنظيم الأداء ورفع الإنتاجية

تنظيم وقت المهام العاجلة.. كيف يُمكن ذلك؟

مضيعات الوقت.. نواقيس خطر