للوهلة الأولى، تبدو رسائل البريد الإلكتروني مهذبة ودافئة. وبإلقاء نظرة فاحصة تكشف أن الرسائل مليئة بالاعتذارات غير الضرورية، والوجوه المبتسمة، وعلامات التعجب.

رسائل البريد الإلكتروني

يرى الخبراء أن رسائل البريد الإلكتروني قد تقوض تعامل الناس  في العمل. حيث يشرح كل من مدربة التوظيف “هانا سالتون” ومدرب الإتيكيت “ويليام هانسون” سبب كتابة الكثير منا بهذه الطريقة. وتأثير ذلك على كيفية إدراكنا، وحتى على ترقيتنا في العمل.

تقول “هانا” إن الناس يستخدمون علامات التعجب لإظهار “الإيجابية والحماس”.

فيما وجدت دراسة حديثة نشرت في مجلة علم النفس الاجتماعي التجريبي أن النساء يستخدمنها ثلاث مرات أكثر من الرجال.

وتعتقد أن ذلك يرجع على الأرجح إلى فكرة أن النساء غالبًا ما يحكم عليهن بقسوة أكبر من الرجال عندما يكن صريحات. ويتم وصفهن بالمتسلطات وغير ذلك من الكلمات السلبية.

في الوقت نفسه تحذر هانا قائلة إنه على الرغم من أن علامة التعجب الواحدة ليست هي المشكلة. إلا أن التأثير التراكمي قد يكون كذلك.

استخدام الرموز التعبيرية 

وتوضح قائلة: “إذا بدا الأمر مزيفًا أو كأنه يخفي انعدام الأمان، فقد يؤثر ذلك على المصداقية”. بينما من المعروف أن التواصل الكتابي سهل الفهم بشكل خاطئ. ولهذا السبب يقوم الكثير منا بإدراج رمز تعبيري كصورة تعبر عن الدفء أو روح الدعابة.

بينما يحذر مدرب الإتيكيت ويليام هانسون من أن هذا قد يأتي بنتائج عكسية. ويقول: “قد يعني رمز تعبيري واحد أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين أو شيئًا غير مقصود تمامًا”. وينصح قائلًا: “سيكون من الأفضل لو استخدم الناس الكلمات وأتقنوا اللغة جيدًا”.

كما يقول إن الرموز التعبيرية قد تحمل “دلالة طفولية”. ما قد يؤدي إلى أن ينظر إليك الناس على أنك أصغر سنًا، أو أقل خبرة، أو أقل قدرة، أو أقل مسؤولية. مضيفًا: “لن أضع رمزًا تعبيريًا في رسالة بريد إلكتروني. يمكنك أن تكون ودودًا في كتابتك وأن تحافظ على مهنيتك في الوقت نفسه.”

كما تقول هانا إن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على عبارات تطمين يمكن أن تكون ساخرة من الذات. مضيفة أنه بمرور الوقت، يمكن أن تشكل هذه النبرة بشكل خفي كيفية إدراك الشخص.

وأضافت : “بصفتي مديرة، من الصعب تحقيق التوازن بين أن أكون محبوبة ومحترمة، وإذا لم أكن مباشرة. فهناك خطر من خلق انطباع بأنني أقل كفاءة”. “هناك بالتأكيد أوقات قد تجعلك فيها طريقة التواصل المفرطة في الاعتذار أو المتأنية تبدو أقل تأثيرًا.”

وتوضح هانا: “الكثير منه لا شعوري”. “لا أحد يقرأ بريدًا إلكترونيًا ويفكر “أوه، إنهم لا يثقون بأنفسهم”، الأمر أكثر دقة من ذلك. “لكن إذا كنت تتواصل باستمرار بطريقة ترضي الناس، فقد يؤدي ذلك إلى تكوين انطباع عن شخص لا يثق بنفسه. أو أنه أقل كفاءة.”

لا تستخدم هذه الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني

إليك بعض الأشياء التي قد ترغب في التخلي عنها لتبدو أكثر احترافية. كما يقترح الخبراء:

• كلمات وصفية مثل: “فقط” “مجرد التحقق”، “مجرد التساؤل”).
• الاعتذارات الاستباقية: مثل “آسف على الإزعاج” أو “أنا متأكد من أنك مشغول للغاية ولكن…”
• عبارات التحقق من الطمأنينة مثل “هل هذا منطقي؟”، “أتمنى أن يكون هذا جيدًا” أو “لا داعي للقلق في كلتا الحالتين”
• علامات التعجب
• الرموز التعبيرية

كما يؤكد كل من هانا وويليام أن الأمر لا يتعلق بتجريد التواصل المهني من كل الدفء أو الشخصية.

عن هذا تقول هانا: “الأسلوب الشخصي مهم. إظهار الشخصية في العمل ليس بالأمر السيئ. لا تريد أن تشعر بأنك مضطر إلى تصفية كل ما تكتبه وإزالة أي شخصية منه.”

 في الوقت نفسه، لا ينبغي عليك استخدام كلمات ورموز معينة “كأداة لكسب الإعجاب”.

كما تقول إن إحدى الطرق العملية لاكتشاف هذه العادات. والحد منها دون فقدان الشخصية هي الانتباه إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها. أيضًا ملاحظة كيف تجعلك الأساليب المختلفة تشعر ما الذي يبدو واضحًا أو واثقًا أو مطمئنًا. وما الذي يبدو مفرطًا.

وأخيرًا، إن أدوات الذكاء الاصطناعي يمكن أن تكون مفيدة أيضًا في مراجعة المسودات وإزالة الكلمات الزائدة أو الكلمات المحددة.

المصدر: BBC