الأسرار الخمسة للتفويض الفعّال

التفويض الفعّال هو عملية نقل المسؤوليات والصلاحيات من شخص لآخر، ويعد من المهارات القيادية الأساسية التي تساعد على بناء فرق عمل ناجحة وزيادة الإنتاجية.

لأنه عند تفويض المهام على نحو صحيح. فإننا لا نخفف فقط العبء عن أنفسنا، بل نمنح الآخرين الفرصة للنمو والتطور.

هل تشعر بالضغط من كثرة المهام الملقاة على عاتقك كقائد؟ هل تتمنى أحيانًا استنساخ نفسك لإنجاز كل شيء على نحو أسرع وأفضل؟ إذا كانت إجابتك بـ”نعم”، فأنت لست وحدك.

كما يعاني العديد من القادة من صعوبة التفويض الفعال. إما بسبب عدم ثقتهم بأعضاء فريقهم، أو عدم رغبتهم في فقدان السيطرة. أو عدم معرفتهم بكيفية القيام بذلك بطريقة صحيحة. والحل يتمثل في التفويض الفعّال.

وفي هذا المقال يستعرض فريق رواد الأعمال مفهوم التفويض ومتى يكون ضروريًا، ومع من. وذلك وفقًا مقالة ” 5 أسرار لتفويض المهام بنجاح: كيفية تمكين فريقك وتوفير الوقت لك” المنشورة على ” The Faith-Driven Professional”.

5 نصائح من أجل التفويض الفعّال

التفويض ليس علامة على الضعف أو الكسل، بل علامة على الحكمة والقوة خاصة إن كان فعّالًا ومنطقيًا. فهو مهارة حيوية يحتاج كل قائد إتقانها.

كما يمكن أن يساعدك على تحقيق المزيد بمجهود أقل. وفي الوقت نفسه، تمكين أعضاء فريقك من النمو وتطوير مواهبهم. ولمعرفة كيف يمكنك التفويض الفعال والاستمتاع بفوائد العمل الجماعي. إليكم خمس نصائح لمساعدتكم في البدء:

1. تعرف على ما يجب تفويضه:

لا يمكن تفويض كل المهام. وذلك لأن بعض المهام مسؤوليتك الأساسية كقائد. مثل وضع الرؤية، واتخاذ القرارات الاستراتيجية. علاوة على التعامل مع القضايا الحساسة.

كما تتطلب هذه المهام مشاركتك الشخصية وخبرتك، وقد يؤدي تفويضها إلى تقويض سلطتك ومصداقيتك. ومع ذلك، توجد مهام أخرى أكثر ملاءمة للتفويض.

على سبيل المثال: المهام الروتينية أو الإدارية أو التشغيلية التي يمكن أن يؤديها شخص آخر يتمتع بالمهارات والتوجيه المناسبين. وغالبًا ما تكون هذه المهام مستهلكة للوقت ومنخفضة التأثير، وقد يؤدي تفويضها إلى تحرير وقتك وطاقتك لأعمال أكثر أهمية.

2. اختر الشخص المناسب للمهمة:

وبعد تحديد الأهداف بوضوح، تأتي الخطوة الأهم وهي اختيار الشخص المناسب لتفويض هذه المهمة إليه. فكما قال القائد العسكري سون تزو: “استعن بالكفاءات، ولا تستعن بالأصدقاء”. كما تتطلب هذه الخطوة معرفة عميقة بأعضاء فريقك. فمن الضروري أن تفهم نقاط قوتهم ونقاط ضعفهم واهتماماتهم وأهدافهم المهنية.

عوامل اختيار التفويض المناسب الفعّال

عند اختيار الشخص المناسب، يجب مراعاة عدة عوامل:

1. المهارات والخبرات: هل يمتلك الشخص المهارات والمعرفة اللازمة لإنجاز المهمة؟
2. الدافع والاهتمام: هل يشعر الشخص بالرغبة في القيام بهذه المهمة؟ هل تتوافق مع اهتماماته وأهدافه المهنية؟
3. القدرة على التعلم: هل يكون الشخص مستعدًا لتعلم مهارات جديدة إذا لزم الأمر؟
4.  عبء العمل الحالي: هل يمكن للشخص تحمل عبء العمل الإضافي دون التأثير على أدائه في المهام الأخرى؟
5. توافر الوقت: هل لديه الوقت الكافي لإنجاز المهمة في الوقت المحدد؟

3. التواصل بوضوح وفاعلية:

يعد التواصل الواضح والفعّال من أهم العناصر التي تضمن نجاح عملية التفويض. فغالبًا ما يكون سبب فشل عملية التفويض هو عدم وضوح الرؤية أو عدم فهم الموظف للمهام الموكلة إليه. لذلك، يجب على القائد أن يتأكد من إيصال جميع المعلومات اللازمة بدقة ووضوح.

نقاط مهمة في التواصل الفعّال

عند تفويض مهمة ما، يجب التركيز على التواصل الفعّال بشأن النقاط التالية:

الهدف والنتيجة المتوقعة:

يجب أن يكون الهدف من المهمة واضحًا ومحددًا. كما يجب أن يعرف الموظف بوضوح ما المطلوب منه إنجازه وما النتيجة التي يتوقع تحقيقها.

نطاق وحدود المهمة:

ضرورة تحديد نطاق العمل بوضوح. علاوة على تحديد الحدود التي يجب ألا يتجاوزها الموظف. وهذا يساعد في تجنب الالتباس والتركيز على الأهداف الرئيسة.

الموعد النهائي ومراحل المهمة:

كما يجب تحديد موعد نهائي واضح لإنجاز المهمة. وتقسيمها إلى مراحل أصغر لتسهيل المتابعة والتقييم.

الموارد والدعم المتاح:

إلى جانب تزويد الموظف بكل الموارد التي يحتاجها لإنجاز المهمة. وذللك سواء كانت موارد مادية أو بشرية. كما يجب التأكد من أن الموظف يعلم أنه يمكنه طلب الدعم في أي وقت يحتاج إليه.

مستوى السلطة والاستقلالية:

بالإضافة إلى تحديد مستوى السلطة والاستقلالية الممنوحة للموظف في إنجاز المهمة. وهل لديه الحرية في اتخاذ القرارات أم يجب الرجوع إليك في كل صغيرة وكبيرة؟

المعايير وطريقة التقييم:

كما يجب تحديد المعايير التي سيتم على أساسها تقييم أداء الموظف. فضلًا عن ضرورة أن تكون هذه المعايير واضحة وقابلة للقياس، حتى يتمكن الموظف من فهم ما هو مطلوب منه. كما تحتاج إلى التحقق من الفهم والاتفاق من الشخص الذي تفوضه إليه. والرد على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديه.

4. تقديم الدعم والملاحظات:

كما أن التفويض ليس مجرد إلقاء المسؤولية. إنه ليس حدثًا لمرة واحدة، بل عملية مستمرة تتطلب دعمك وملاحظاتك. تحتاج إلى مراقبة التقدم والأداء في المهمة. ولكن دون التدخل أو التسلط.

ويحتاج التفويض الفعّال إلى تقديم التوجيه والمساعدة عند الحاجة. ولكن دون الاستحواذ أو التقليل من شأنها. وتحتاج إلى تقديم ملاحظات بناءة وفي الوقت المناسب. ولكن دون انتقاد أو تحفيز. تحتاج إلى الموازنة بين المشاركة والابتعاد عن التدخل، وتعديل أسلوبك وفقًا للموقف والشخص.

5. الاعتراف والتقدير:

وأوضحت الدراسة سالفة الذكر والمعنية بالتفويض الفعّال، أن التفويض ليس فقط طريقة لإنجاز الأمور، بل أيضًا طريقة لبناء العلاقات والثقة.

وعندما تفوض مهمة، فإنك تُظهر لأعضاء فريقك أنك تقدرهم وتحترمهم وأنك تثق بهم وتمكنهم. لذلك، تحتاج إلى الاعتراف وتقدير جهودهم وإنجازاتهم والاحتفال بنجاحاتهم.

كما تحتاج إلى التعلم من أخطائهم وفشلهم ومساعدتهم على التحسن والنمو. وذلك من خلال القيام بذلك، أنت تخلق بيئة عمل إيجابية ومثمرة؛ حيث يشعر الجميع بالانخراط والحافز.

وأخيرًا، يمكن أن نقول إن التفويض أداة قوية تساعدك وفريقك على تحقيق المزيد بمجهود أقل. وذلك من خلال اتباع هذه النصائح الخمس سالفة الذكر.

كما يمكنك التفويض على نحو فعّال والاستمتاع بفوائد العمل الجماعي. وتذكر، التفويض ليس علامة على الضعف أو الكسل، بل علامة على الحكمة والقوة.