تنبع أهمية تطبيقات إدارة الوقت من كون هذا المورد أغلى أصول القائد. كما أن السيطرة عليه قد يكون الفارق بين بناء إمبراطورية ومشاهدتها تنهار.
يتعين عليك أن تنسى مظاهر البذخ التي لا قيمة لها فيما يتعلق بهوية القائد ونجاحه. يكمن السلاح السري للكثير من القادة الناجحين في التطبيق العملي والممنهج لرؤاهم عبر أدوات مختلفة منها تطبيقات إدارة الوقت.
تطبيقات إدارة الوقت
ابتداءً من جدولة اجتماعات القوة إلى ترتيب قوائم المهام. فقد جمعنا رؤى من 10 رؤساء تنفيذيين يعتمدون على تطبيقات إدارة الوقت الموفرة للوقت للبقاء في المقدمة، فيما يلي بيان ذلك وتفصيله.
Linear.app
ويقول سيث بيسي؛ الرئيس التنفيذي لشركة Undivided: “نستخدم Linear.app لإدارة العدو السريع للمنتج والهندسة. الآن بعد أن أصبح الجميع على الصفحة نفسه، لم أعد أسأل باستمرار، أين نحن من هذا الأمر أو ذاك؟”
بينما تابع: “لقد كان العالم عالقًا في Jira، ولكن بالنسبة لنا. كان التحول إلى Linear، أحد تطبيقات إدارة الوقت، بمنزلة تغيير مباشر خارج الصندوق. كما أصبح التعاون أكثر سلاسة. ما دفع كل شيء إلى الأمام”.
وفي الختام يضيف: “كمكافأة إضافية بالنسبة لي، عندما يحين وقت إرشاد المجلس عبر خريطة طريق المنتج. لا أزعج نفسي بتزيينها. بل أطلعهم فقط على ما هو موجود في Linear”.
Todoist
“إن ثقافة العمل الجاد ليست مناسبة لي” تقول ميج ويلر؛ مؤسسة ومديرة تنفيذية في Equitable Money Project. كما تضيف: “لقد تركني روتين العمل المستمر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع في السنوات الأولى من ريادة الأعمال متوترة وقلقة”.
وتابعت ميج ويلر: “وبعد الخوف لسنوات من صندوق الوارد وقائمة المهام التي لا تنتهي. عرفت أنني بحاجة إلى أنظمة جديدة. وبصفتي مهووسة بالتكنولوجيا، وجدت حلولي في تطبيق”.
كما أضافت: “يتيح لي تطبيق Todoist تنظيم أفكاري بسهولة في مهام قابلة للتنفيذ. يعد إعداد المهام المتكررة مفيدًا للغاية. حيث أستمر في تبسيط وأتمتة عمليات العمل الخاصة بي”.
كذلك تستطرد قائلة: “تسمح لي ميزة تفويض المهام بوضع علامة على أحد أعضاء فريقي. وتمرير المشاريع والملاحظات دون الحاجة إلى إغراق صندوق الوارد الخاص بهم. أو إرسال رسالة تضيع في الدردشة الجماعية”.
“وفي النهاية، بالإضافة إلى ذلك، أستخدمه لإدارة المهام في حياتي الشخصية أيضًا. بما في ذلك تفويض المهام لأفراد الأسرة الآخرين. حتى أتمكن من البقاء على اطلاع بجميع الأجزاء المتحركة في حياتي”.
Clockify
تقول لين عطية؛ الرئيس التنفيذي لشركة بيمانا: “يعد Clockify خياري الأول لتطبيق تتبع الوقت. ورغم أنني جربت بدائل أكثر تكلفة، فإنني أعود إلى Clockify بسبب موقعه الإلكتروني ونظام تتبع التطبيق”.
وتضيف: “لقد كان رؤية مقدار الوقت الذي أقضيه أو أهدره على مواقعي وتطبيقاتي المفضلة أمرًا مثيرًا للدهشة، ولا تحتفظ تطبيقات تتبع الوقت الأخرى بمثل هذه السجلات الدقيقة”.
كما تقول: “أحب أن أتمكن من رسم الأنماط ورؤية الاختلافات في عاداتي اليومية، عندما أحاول إجراء تغيير، يكون من المحفز أن أرى مدى تقدمي”.
وتابعت: “كان أحد أول الأشياء التي فعلتها بعد التنزيل هو ضبط تذكير للحد من وقتي على مواقع المنتديات، مثل: Reddit. ما يبدأ غالبًا كبحث مشروع يمكن أن يتحول بسهولة إلى تصفح بلا هدف. لذا فإن وجود هذا الخيار يساعدني حقًا في تحقيق أقصى استفادة من وقتي على الإنترنت”.
“وأحب أنه يمكن استخدامه بسلاسة مع قوتي العاملة بالكامل. أستطيع أن أرى ما يفعله فريقي بنقرة بسيطة، وهذا يسمح لي بمراقبة كل شيء في وقت واحد. وهذا أمر بالغ الأهمية لأي رئيس تنفيذي مشغول”.
Monday for project management
كما يقول نيك تشاندي؛ الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة Forwardly: “إذا كان ثمة تطبيق لإدارة الوقت لا يمكنني أنا وفريقي الاستغناء عنه، فهو Monday”.
“وقد أدى تطبيق أداة لإدارة المشاريع مثله لتسويقنا إلى تغيير طريقة إدارة فريقي للمشاريع تمامًا، وزادت إنتاجيتنا كثيرًا”.
تابع نيك تشاندي: “على سبيل المثال، قبل Monday، كان من الصعب للغاية تتبع المهام والمواعيد النهائية والمشاريع المتأخرة. والحفاظ على الشفافية، وإبقاء الجميع على الصفحة نفسها. بالتأكيد، يمكننا فعل ذلك باستخدام جداول البيانات، لكن الأمر كان يستغرق وقتًا طويلًا، وكان من الصعب تتبع التغييرات وتحويل المسؤوليات بمرور الوقت”.
كما أضاف: “كان التأثير في إنتاجيتنا هائلًا. على سبيل المثال، شهدنا زيادة بنسبة 60% في المحتوى المنشور لدينا على أساس سنوي منذ الانتقال إلى Monday. ويجعل التعاون سهلًا، ويسمح لفريقنا “عن بُعد” بالعمل معًا لإنشاء محتوى بسلاسة. حتى عندما يكونون في جميع أنحاء العالم. ومن الأسهل اكتشاف العوائق المحتملة والحفاظ على تنظيم كل جانب”.
Trello
تقول Chaitsi Ahuja؛ المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Brown Living: “Trello أحد تطبيقات إدارة الوقت التي أحدثت ثورة في إنتاجيتي اليومية. وأصبحت واجهة Trello البديهية ونظام التنظيم المرن لا غنى عنهما في مساعدتي على إدارة المهام والمشاريع بفاعلية”.
وتضيف Chaitsi Ahuja: “باستخدام Trello، أُنشئ لوحات لجوانب مختلفة من أعمالنا. مثل: تطوير المنتجات، ومبادرات التسويق، وحملات الاستدامة”.
وتابعت: “داخل كل لوحة، أُنظم المهام في قوائم قابلة للتخصيص. تمثل مراحل مختلفة من الإنجاز. على سبيل المثال، في لوحة تطوير المنتج. لدي قوائم لتوليد الأفكار والتصميم والاختبار والإطلاق. يسمح لي التصميم المرئي للتطبيق بتحديد أولويات المهام بسهولة، وتتبع التقدم، وتفويض المسؤوليات لأعضاء الفريق”.
“ويمكن إضافة تواريخ الاستحقاق، وإرفاق الملفات، وترك التعليقات؛ ما يضمن التواصل الواضح والمساءلة عبر المؤسسة. إن نسبة نجاح استخدام Trello لإدارة الوقت والإنتاجية استثنائية. حيث أفاد 93% من المستخدمين بزيادة الكفاءة والتعاون”.
في نهاية المطاف، تقول Chaitsi Ahuja: “عبر الاستفادة من ميزات Trello. يسّرت سير العمل، وقللت التأخيرات، وحسنت تخصيص الموارد؛ ما أدى إلى إكمال المشروع أسرع ونمو الأعمال”.
“لقد أدى دمجها السلس في سير العمل لدينا إلى تحويل كيفية إدارة المهام والمشاريع. ما يجعله أصلًا لا يقدر بثمن لنجاح شركتنا”.
المقال الأصلي (هنـــــــــــــا).
