إن معرفة كيفية تنظيم الوقت وتحديد أولويات العمل تؤثر في نجاح مشروعك، ومشاركة فريقك، ودورك كقائد. تحتاج جميع المشاريع، خاصة المشاريع الكبيرة والمعقدة، إلى أولويات واضحة، سوى أن القول أسهل من الفعل. خاصة عندما تبدو كل مهمة ذات أولوية رقم 1 وتتطلب انتباهك.
تحديد الأولويات
تحديد الأولويات هو عملية تحديد مستوى الأهمية والإلحاح لمهمة أو شيء أو حدث. إنها مهارة أساسية لأي محترف عامل، وضرورية للغاية لمديري المشاريع ولا بد من إتقانها.
ولعل أحد أكبر التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع وقادة الفرق هو تحديد أولويات العمل الذي يهم بشكل يومي وبدقة.
حتى لو كان لديك أفضل برنامج لإدارة المشاريع فأنت من يدخل المعلومات في الأداة. وبالتالي لا تريد أن تقع في فخ “الأولوية القصوى” لكل مشروع جديد.
تمامًا كما يجب عليك أن تكون مجتهدًا وتتمتع بالنوع الصحيح من رؤية المشروع لضمان عدم عمل أي شخص على أولويات الأمس. يستغرق الأمر الكثير من الممارسة وإدارة وتنظيم الوقت للوصول إلى هذا المستوى.
طرق تنظيم الوقت
لمساعدتك في إدارة عبء عمل فريقك والوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد إليك 6 خطوات لتحديد أولويات المشاريع التي تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة.
1. جمع قائمة المهام
جمّع كل ما يمكن أن تفكر في إنجازه في يوم واحد. لا تقلق بشأن الطلب أو عدد العناصر مقدمًا. يساعدك هذا في تحديد كيفية تخصيص وقتك بحكمة.
2. تحديد الأمور العاجلة مقابل الأمور المهمة
الخطوة التالية هي معرفة ما إذا كانت لديك أي مهام تحتاج إلى اهتمام فوري. نحن نتحدث عن العمل الذي إن لم يكتمل بحلول نهاية اليوم أو خلال الساعات القليلة المقبلة ستكون له عواقب سلبية خطيرة، مثل: تفويت الموعد النهائي للعميل، تفويت المواعيد النهائية للنشر أو الإصدار.. وما إلى ذلك.
ثم خصص وقتًا لتحديد أولويات المهام الأكثر إلحاحًا في وقت مبكر من اليوم. إذا أجلت هذه الأمور إلى فترة لاحقة فأنت معرض لخطر أن تكون مشغولًا للغاية مع مرور اليوم.
يؤدي تحديد الأولويات على أساس الإلحاح أيضًا إلى تخفيف بعض الضغط عند الاقتراب من موعد نهائي ضيق أو متطلبات عبء العمل عالية الضغط.
تحقق لمعرفة ما إذا كانت هناك أي تبعيات ذات أولوية عالية تعتمد على إنهاء جزء من العمل الآن. وتأكد من الاتصال بأي عضو في فريقك يمكنه المساعدة في إنهاء أي تبعيات خلال وقت مبكر من اليوم.
3. تقييم المهام
انظر إلى عملك المهم وحدد ما يمثل أعلى قيمة لعملك ومؤسستك. كممارسة عامة تريد التعرف بالضبط على أنواع المهام المهمة والتي لها الأولوية القصوى عن المهام الأخرى.
على سبيل المثال: التركيز على مشاريع العميل قبل العمل الداخلي، وإعداد جهاز الكمبيوتر الجديد للرئيس التنفيذي قبل إعادة تكوين قاعدة البيانات، والرد على تذاكر الدعم قبل كتابة المواد التدريبية.
وهناك طريقة أخرى لتحديد قيمة كل مهمة وهي النظر في عدد الأشخاص الذين يتأثرون بعملك. بشكل عام كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين أو المتأثرين زادت المخاطر.
4. ترتيب المهام حسب الجهد المقدر
إذا كانت لديك مهام تبدو ذات أولوية فتحقق من تقديراتها، وابدأ بالمهام التي تعتقد أنها تتطلب أكبر قدر من الجهد لإكمالها.
يقترح خبراء الإنتاجية وتنظيم الوقت تكتيك البدء بالمهمة الأطول أولًا. ولكن إذا كنت تشعر بأنك لا تستطيع التركيز على مشاريعك الأكثر أهمية قبل الانتهاء من المهمة الأقصر فاتبع حدسك وافعل ذلك.
5. كن مرنًا وقابلًا للتكيف
اعلم أن أولوياتك تتغير في كثير من الأحيان، عندما لا تتوقعها على الأقل. لذا خطط لما هو غير متوقع؛ فتلك مهارة حاسمة في تنظيم الوقت.
لكن -وهذه هي الحيلة- فأنت تريد أيضًا الاستمرار في التركيز على المهام التي تلتزم بإكمالها.
أثناء العمل على مثل هذه المهام حاول التنبؤ بمتطلبات المشروع الأخرى التي تتبع أولوياتك حتى تتمكن من الاستعداد بشكل أفضل لما ينتظرك.
6. اعرف متى تتجاهل بعض المهام
كن واقعيًا. ربما لا يمكنك الوصول إلى كل شيء في قائمتك. بعد تحديد أولويات مهامك وإلقاء نظرة على تقديراتك قص المهام المتبقية من قائمتك، وركز على الأولويات التي تعلم أنه يجب عليك إكمالها لهذا اليوم وتستطيع أداءها.
أثناء تقليل قائمة أولوياتك ركز على الأشياء الرئيسية التي تجلب لك مشاعر الإنجاز لهذا اليوم. ثم خذ نفسًا عميقًا، واغطس، وكن مستعدًا لأي شيء.
المقال الأصلي (هنــــــــــــا).
