إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت المخصص لأنشطة محددة، ويتمكن الفرد مع الإدارة الجيدة للوقت إكمال المزيد من المهام في فترة زمنية أقصر؛ ما يقلل من التوتر.
خطوات تنظيم الوقت:
أغلب الأشخاص الناجحين يتميزون بقدرتهم على إدارة وتنظيم الوقت، لكن البعض يجد صعوبة في فعل ذلك، ويقدم رواد الأعمال خطوات تنظيم الوقت على النحو التالي:
•حدد الأهداف
ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس في الوقت الذي حددته لنفسك.
•تحديد الأولويات
حدد أولويات المهام التي تود أداءها وفقًا للأهمية والأولوية على النحو التالي:
•مهمة وعاجلة: عليك أداء هذه المهام على الفور.
•مهمة وليست عاجلة: قرر متى تؤدي هذه المهام.
• عاجلة وليست مهمة: من الممكن تفويض هذه المهام إن أمكن.
•غير عاجلة وغير مهمة: ضع هذه المهام جانبًا لأدائها لاحقًا.
•تعيين حد زمني
يساعدك تحديد حد زمني لإنجاز المهام في أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية، ويتيح لك بذل القليل من الجهد، وتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لكل مهمة التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها.
-
خذ استراحة بين المهام
عند أداء الكثير من المهام دون استراحة يكون من الصعب الحفاظ على التركيز؛ لذلك اسمح لنفسك ببعض الوقت بينها لتصفية ذهنك، فالحصول على قيلولة قصيرة يسمح لك باستعادة نشاطك.
•التنظيم
استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل، دوّن المواعيد النهائية للمشاريع، أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع.
•إزالة الأنشطة غير الأساسية
احرص على إزالة الأنشطة غير الأساسية من قائمة المهام؛ للحصول على المزيد من الوقت وقضائه في أشياء مفيدة.
•التخطيط للمستقبل
تأكد من أنك تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما يجب عليك فعله، اجعل من عادتك، في نهاية كل يوم عمل، كتابة قائمة “المهام” الخاصة بك ليوم العمل التالي.
فوائد إدارة الوقت:
القدرة على إدارة وقتك بفعالية أمر مهم؛ فالإدارة الجيدة للوقت تؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية، وتقليل التوتر، والمزيد من النجاح على الصعيد العملي والشخصي.
•تقليل التوتر
وضع جدول المهام واتباعه يقلل من القلق، فأثناء إلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة “المهام” الخاصة بك يمكنك أن تحرز تقدمًا ملموسًا، يساعدك هذا في تجنب الشعور بالتوتر والقلق.
•المزيد من الوقت
الإدارة الجيدة للوقت تمنحك وقتًا إضافيًا في حياتك اليومية، فالأشخاص الذين يستطيعون إدارة الوقت بشكل فعال يستمتعون بالحصول على المزيد من الوقت لقضائه في ممارسة الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى.
•تحقيق الأهداف
الأفراد الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، ويفعلون ذلك في فترة زمنية أقصر.
•كن حاسمًا
قرر كل يوم ما هي الأهداف حسب ترتيب الأهمية (الموعد النهائي، وحجم العمل.. وما إلى ذلك) والتزم بها، إذا كنت تعمل في مكتب مشترك فتجنب المحادثات غير الضرورية حتى تنتهي من مهمتك.
لا تقضي الكثير من الوقت في المكالمات الهاتفية الطويلة عندما يكون لديك موعد تسليم مهمة ما.
•حافظ على تركيزك
يعد الاستمرار في التركيز على الوظيفة المحددة التي بين يديك أمرًا أساسيًا لنجاحك، حاول أن تظل مركزًا لفترة قصيرة من الوقت ثم خذ استراحة قصيرة قبل البدء مجددًا.
•الانتهاء في الوقت المحدد
التزم بالمواعيد النهائية ولا تختلق الأعذار أبدًا، تذكر أنك إذا واصلت تجنب العمل فسوف يتراكم عليك في النهاية.
•تجميع المهام المتشابهة
وفّر على نفسك الوقت والطاقة العقلية من خلال محاولة إكمال نوع واحد من المهام قبل الانتقال إلى النوع التالي، على سبيل المثال: خصص فترات منفصلة من الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الهاتفية وحفظ الملفات وما إلى ذلك.
ولا ترد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل عند ورودها؛ لأن ذلك يعد إلهاءً، وأوقف إشعارات الهاتف والبريد الإلكتروني.
• تعلم قول “لا”
لن تتعلم أبدًا كيفية إدارة الوقت في العمل إذا لم تتعلم كيفية قول “لا”، أنت وحدك من يعرف ما لديك من وقت لأداء المهام؛ لذا إن كنت بحاجة إلى رفض الطلب من أجل التركيز على المهام الأكثر أهمية فلا تتردد في فعل ذلك.
اقرأ أيضًا:
7 نصائح للمرأة العاملة لتنظيم الوقت في رمضان
تحديد الأولويات وإدارة الوقت.. نصائح فعالة
