تضعنا مسألة استخدام البريد الإلكتروني في إدارة الموارد البشرية وجهًا لوجه مع قضية أخرى، وهي قضية التواصل في العمل، وأفضل السبل لتطويره، وتحقيق النتائج المرجوة من عملية التواصل ذاتها. لكن التواصل هنا (أي الذي يقوم به مديرو ومتخصصو الموارد البشرية) ذو بعدين.
فهو أولًا: تواصل داخلي بين هؤلاء الأشخاص مع الموظفين العاملين لحساب الشركة، وثانيًا: تواصل خارجي؛ فأحد الأهداف الأساسية لإدارة الموارد البشرية هو العمل على استقطاب الكفاءات، والتأكد من وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
ماذا لو فشلت عملية التواصل تلك (داخليًا أو خارجيًا)؟ النتيجة المباشرة لذلك هي حدوث حالة من التخبط والإرباك، فضلًا عن صنع بيئة عمل سامة، وفتح مجال كبير للثرثرة والقيل والقال، طالما فهمنا أن إدارة الموارد البشرية هي المصدر الأساسي الذي يستقي منه الموظفون معلوماتهم.
ويحاول «رواد الأعمال» تناول مسألة استخدام البريد الإلكتروني في إدارة الموارد البشرية عبر شقين، الأول: هو استخدامات البريد الإلكتروني، والثاني: سبل تحسين عملية التواصل من خلاله. فلنبحر إذًا نحو المراد.
اقرأ أيضًا: التعامل الإيجابي مع الموظفين.. كيف يكون؟
التواصل الداخلي
بشكل عام لا يمكن فصل مهارات التواصل الجيدة عن إدارة الموارد البشرية؛ فماذا يفعل المديرون والعاملون في هذه الإدارة سوى التواصل داخليًا وخارجيًا؟! لكن مسألة التواصل الداخلي تنطوي على قدر كبير من الأهمية.
فهي القادرة على إزالة اللغط واللبس الذي من الممكن أن يحدث، كما أنها تمد الموظفين بالتحديثات المتعلقة بنظام العمل، أو استراتيجية الشركة وتوزيع المهام، ومواعيد العمل، والمهام الإضافية، وشتى الخطط والإجراءات المختلفة.
باختصار كل ما تحتاج الشركة إبلاغه لموظفيها ستبلغهم إياه عن طريق رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من قِبل مسؤولي الموارد البشرية.
لا يتوقف استخدام البريد الإلكتروني في إدارة الموارد البشرية على مجرد إبلاغ القرارات والخطط، وتوزيع المهام، لكن هناك أيضًا حل المشكلات، وإصدار القرارات التنظيمية التي من شأنها العمل على وأد مشكلة ما في مهدها، أو منع تأثيرها السلبي.
اقرأ أيضًا: ثقافة الشركة و”روشتة” الانسجام مع فريق العمل
استقطاب المواهب
ذاك هو ميدان المنافسة الأبرز حاليًا؛ إذ لم يعد التنافس بين الشركات مقتصرًا على الحصول على أكبر قدر من الحصة السوقية، وإنما الاستحواذ على المواهب والكفاءات التي يمكنها أن تنقل الشركة نقلة نوعية بحق.
ويمكن القول إن الموارد البشرية تعمل، على صعيد موضوع استقطاب المواهب ذاك، على منحيين، الأول هو الحفاظ على المواهب الموجودة لدى الشركة بالفعل ومنع تفلتها أو ذهابها إلى شركة أخرى.
ويتمثل المنحى الثاني في استقطاب الكفاءات الخارجية وكل ذلك يتم عن طريق البريد الإلكتروني، ناهيك طبعًا عن دعوة المرشحين المحتملين؛ تمهيدًا لإجراء المقابلات معهم.
اقرأ أيضًا: الاتصال المُقنع.. من أين يبدأ طريق النجاح؟
تحسين عملية التواصل
والآن وصلنا إلى الشق الثاني في تناولنا لمسألة استخدام البريد الإلكتروني في إدارة الموارد البشرية وهو المتعلق بتحسين عملية التواصل التي تحدث بين الموظفين ومسؤولي الموارد البشرية، ولتحسين هذه العملية وجعلها أكثر نفعًا وسلاسة نقترح النصائح التالية:
لا تغفل أبدًا البعد الإنساني
أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني، فإنك تحدق في جهاز الكمبيوتر الخاص بك ومن السهل أن تنسى أن هناك إنسانًا حقيقيًا سيقرأها على الطرف الآخر، شخص لديه مشاعر وهمومهم وعبء العمل.
ضع ذلك في الاعتبار وكن دائمًا هادئًا ولطيفًا ومهذبًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وبذلك ستتمكن من التأثير في الموظفين، وسيطمئنون إلى أنك عادل وودود كذلك.
كن واضحًا
كمدير للموارد البشرية يجب عليك أن تكون واضحًا ودقيقًا، وستقضي على الكثير من التأخير إذا كان الناس يعرفون بالضبط ما الذي تتحدث عنه.
وفّر على نفسك الوقت، واجعل حياة زملائك في العمل أسهل؛ من خلال تقديم التفاصيل من البداية. ستشهد أيضًا قدرًا أقل من الارتباك عبر هذا الوضوح والدقة في الرسائل التي ترسلها إلى موظفيك.
اقرأ أيضًا: التعامل الإيجابي مع الموظفين.. كيف يكون؟
اعرف متى لا تراسل موظفيك
هناك أوقات معينة يكون فيها البريد الإلكتروني، رغم السرعة والسهولة، غير مناسب، هذا صحيح بشكل خاص عندما ترسل أخبارًا سيئة وتحتاج إلى أن تكون قادرًا على إظهار التعاطف والرحمة، فلا ترسل مثل هذه الرسائل إلا إذا كنت قادرًا حقًا على التعامل مع تبعاتها.
كن محترفًا دائمًا
على الرغم من أنك قد تكون ودودًا مع بعض الموظفين إلا أنك لا تزال الشخص المسؤول عن التوظيف والفصل. ابقَ محترفًا وإلا فقد تصبح الخطوط غير واضحة، وقد تصبح وظيفتك محرجة جدًا.
هذا الوضوح وتلك الاحترافية سيضمنان لك عدم إساءة تفسير رسائلك التي ترسلها إلى موظفيك عبر البريد الإلكتروني، كما أنه لا يمكن لمثل هذه الرسائل الاحترافية أن تُستخدم ضدك فيما بعد.
اقرأ أيضًا:
بيئات العمل السامة.. من الخبث إلى الأذى المُمنهج
المناصب الإدارية في المشاريع الناشئة.. المسؤوليات والأدوار
