عندما تفتقد مهارة تنظيم الوقت، فإن الفوضى تتسرب إلى أسفل. ما يخلق حالات طوارئ غير ضرورية، ويؤدي إلى تآكل الروح المعنوية لفريقك. لذلك إليك خمسة أخطاء شائعة في إدارة الوقت. فأنت لا تنوي إرباك فريقك، ولكن سوء إدارة الوقت يمكن أن يؤدي إلى ذلك.
ولكن وفقًا لاستطلاع أجرته SHRM، يعتقد 84% من العمال أن المديرين غير المدربين تدريبًا جيدًا يخلقون عملًا وضغطًا غير ضروريين، وأن إحدى أهم ثلاث مهارات يمكن تحسينها هي ”إدارة الوقت والتفويض“. ومن خلال ما رأيته مع عملائي في التدريب على إدارة الوقت، فإن سوء إدارة الوقت عامل كبير في سوء الإدارة. فعندما لا تتحكم في وقتك الخاص، يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى تحميل فريقك فوق طاقته، وخلق حالات طوارئ غير ضرورية، وإهمال تقديم الدعم الأساسي.
لذلك نعرض خلال الخطوات التالية أبرز الطرق لتجنب عواقب سوء تنظيم الوقت.
ترتيب أدوات تنظيم الوقت
إن استخدام قوائم المهام المشتركة أو أدوات المشروع تتيح تتبع عبء عمل الفريق بانتظام. وذلك من خلال عقد اجتماعات فردية للتأكد من عدم إرهاق أحد في العمل.
التفويض في اللحظة الأخيرة
أيضًا في اللحظة التي تعرف فيها عن مهمة ما، اسأل نفسك ما إذا كان عليك تفويضها. حيث إن التفويض في اللحظة الأخيرة أمر بالغ الأهمية.
بالنسبة للمشاريع الأكبر، إن استخدم خرائط الطريق تسمح بتتبع المواعيد النهائية والمراحل الرئيسية مسبقًا. ما سيسمح بتفويض الالتزامات قبل أن تصبح حالات طارئة.
عدم وجود حدود
لا توافق على كل مشروع أو مبادرة جديدة تأتيك في طريقك. وبدلًا من ذلك، قم بتوضيح الأولويات مع القيادة لحماية النطاق الترددي لفريقك.
عدم إمكانية الوصول إليك
حدد موعدًا ثابتًا للقاءات الفردية وساعات العمل – واحضر. يجب ألا يشعر فريقك أبدًا بأنه لا يمكن الوصول إليك.
أنت مدين لنفسك ولفريقك بالالتزام بتحسين عيوب إدارة الوقت لديك. فلن يقلل هذا من توتر الجميع فقط، بل قد يؤثر أيضًا على وتيرة عمل الموظفين. ونظرًا لأهمية وجود مدير جيد للاحتفاظ بالموظفين. لقد حددت خمسة مجالات رئيسية يقصر فيها المديرون في إدارة الوقت – وطرق التغلب عليها.
إعطاء العمل دون أي مفهوم لقدرات فريقك
يجب عليك كمدير أن تقوم بتعيين وتفويض أعضاء فريقك. ولكن تأتي مرحلة يكون فيها الأشخاص الذين يقدمون تقاريرهم إليك في حدود قدراتهم أو فوقها. فعندما لا تدرك متى يصلون إلى الحد الأقصى لقدراتهم، فإنك تخاطر بتحميل فريقك فوق طاقته. ما قد يؤدي إلى ساعات عمل طويلة غير مستدامة، وانخفاض جودة العمل، وفي بعض الحالات، الشلل؛ لأنهم يشعرون بأنهم مهيؤون للفشل.
طلب المساعدة
إن خلق حالات طوارئ غير ضرورية لأنك أهملت إخبار فريقك بمهمة ما في وقت سابق هو تسريع وتيرة الإنهاك. أجل، هناك أوقات لا يمكن فيها تجنب حدوث تحولات في اللحظة الأخيرة. ولكن في جميع الحالات الأخرى، استخدم هذه الإستراتيجيات.
عدم تحديد الأولويات
إذا قلت نعم لكل طلب من رئيسك في العمل، فسيكون فريقك ملتزمًا أكثر من اللازم وسينهار، إن إحدى أفضل الطرق التي يمكنك من خلالها خدمة فريقك هي أن يكون لديك وضوح بشأن البنود ذات الأولوية القصوى، بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية لمنطقتك.
لا تكن متاحًا طول الوقت
معظم الناس لا يحبون أن تتم إدارتهم بشكل دقيق. لكنهم يريدون أن يعرفوا أن بإمكانهم الوصول إليك عندما يحتاجون إلى الدعم والتوجيه. ادمج هذا الأمر في جدولك الزمني من خلال إجراء لقاءات منتظمة مع أعضاء فريقك، بحيث يشعرون بأن لديهم وقتًا مخصصًا لطرح الأسئلة عليك والحصول على الملاحظات ومواءمة الأولويات. كما يمكنك الاجتماع مع شخص ما بشكل متكرر عدة مرات في الأسبوع أو أقل من مرة واحدة شهريًا بناءً على احتياجاته.
إذا أدركت واحدة أو أكثر من هذه المشكلات الخمس في سلوكياتك الإدارية، فقد حان الوقت المناسب لاتخاذ إجراء ما. وعندما تنظم وقتك الخاص ستكون أكثر واقعية مع وقت أعضاء فريقك وتحترمه. وستشعر بتوتر أقل، وسيشكرك فريقك على ذلك.
وأخيرًا، خصص بعض الوقت للتفكير لبضع دقائق قبل تقديم العروض التقديمية حول من هم أهم المساهمين في المشروع. وإذا كان هناك شيء ما كان مجهودًا جماعيًا. فإن تذكر قول ذلك يمكن أن يقلل إلى حد كبير من احتمال شعور تقاريرك المباشرة بالاستياء.
المقال الأصلي: من هنـا
