اجتماعات العمل هي ثالث أكبر مضيع للوقت في عالم الشركات؛ حيث يقضي الموظفون ما يصل إلى 50% من وقت العمل فيها، سواء كانت اجتماعات جماعية أو فردية.
في تقدير الجميع تقريبًا، يُهدر ما لا يقل عن 50% من هذا الوقت. هذا يعني إهدار ما يصل إلى 25% من إجمالي وقت العمل في الاجتماع بشكل أو آخر.
ومع ذلك، فإنها ليست شرًا محضًا، فهي أداة عمل ضرورية لتبادل المعلومات وحل المشكلات ومراجعة التقدم. ولكن يجب إدارتها واستخدامها بفاعلية.
كيف تكون الاجتماعات أكثر فاعلية؟
فيما يلي 7 طرق لزيادة الكفاءة وتحسين نتائج وقت الاجتماع:
1. هل هو ضروري؟
يتبين، في وقت لاحق عادة، أن العديد من الاجتماعات غير ضرورية. هناك طرق أخرى لتحقيق نفس الهدف. شيء يمكنك تحقيقه من خلال تعميم مذكرة.
يمكنك إجراء مكالمة جماعية، أو التحدث مع الناس فرديًا، أو أيضًا تأجيله إلى اجتماع أو وقت آخر تمامًا.
إذا لم يكن الاجتماع ضروريًا، فتجنب عقده كلما أمكن ذلك. أما إذا كان ضروريًا، فاسأل: هل من الضروري حضور هذا الاجتماع؟ إذا لم يكن حضورك ضروريًا، فلا تذهب في المقام الأول.
إذا لم يكن من الضروري أن يحضر شخص آخر اجتماعًا معينًا، فتأكد أنه ليس ضروريًا أن يكون هناك.
2. اكتب جدول الأعمال
إذا قررت أن الاجتماع ضروري، فحدد هدفًا واضحًا له، واكتب جدول الأعمال. من الأدوات الممتازة لإدارة الوقت أن تكتب بيان غرض من فقرة واحدة للاجتماع.
ابدأ بهذه الجملة: “نحن نعقد هذا الاجتماع لتحقيق هذا الهدف المحدد”. ثم اكتب هدف الاجتماع، وهذا هو الانضباط بعينه.
أعد أيضًا جدول أعمال أو قائمة بكل ما يجب تغطيته. بجانب كل عنصر، ضع اسم الشخص المتوقع أن يعالج هذه القضية بالتحديد. ثم وزّع جدول الأعمال، إن أمكن، قبل أربع وعشرين ساعة على الأقل حتى يعرف كل شخص ما الذي يتوقع منه المساهمة فيه.
فأنت تريد أن يعرف الجميع ما هدف الاجتماع وجدول أعماله. وينطبق هذا على اللقاءات الفردية مع رئيسك في العمل، ومرؤوسيك، وعملائك، ومورديك، وأي شخص آخر.
3. البدء والتوقف في الوقت المحدد
تحديد جدول زمني لبداية الاجتماع، ووقت لنهايته، مسائل لا ينبغي إغفالها، إذا كان الاجتماع سيستمر من الثامنة إلى التاسعة، فابدأه في تمام الثامنة تمامًا واختتمه التاسعة.
أسوأ اجتماع هو ذاك الذي يبدأ في وقت محدد، لكن ليس له وقت واضح للانتهاء.
هنا قاعدة أخرى: لا تنتظر القادم المتأخر. افترض أن المتأخر لن يأتي على الإطلاق وابدأ في الوقت المحدد.
من الظلم معاقبة الأشخاص الذين يصلون في الوقت المحدد بجعلهم ينتظرون الشخص الذي يصل متأخرًا، هذا إن وصل على الإطلاق.
تضع العديد من الشركات سياسة قفل غرفة الاجتماع من الداخل في الوقت المحدد لبدء الاجتماع. لا يُسمح للأشخاص الذين يصلون متأخرًا بالدخول. يمكنك التأكد من عدم حضورهم متأخرًا المرة التالية.
4. غطي العناصر المهمة أولًا
عندما تضع جدول الأعمال، طبّق قاعدة 80/20، ثم نظّم الجدول بحيث تكون أعلى 20% من البنود هي البنود الأولى التي ستطرح للمناقشة. بهذه الطريقة، إذا نفد الوقت، ستكون قد ناقشت العناصر التي تمثل 80% من قيمة الاجتماع قبل نفاد الوقت.
5. لخص كل استنتاج
عندما تناقش كل بند في جدول أعمال اجتماعك، لخص المناقشة واختتمها. احصل على موافقة واستكمال كل عنصر قبل الانتقال إلى العنصر التالي. أعد صياغة ما تم تحديده والاتفاق عليه مع كل عنصر قبل المتابعة.
6. تعيين مسؤوليات محددة
إذا كنت قد اتخذت قرارًا، فعين المسؤولية عن الإجراءات المحددة المتفق عليها وحدد المواعيد النهائية. وتذكر أن المناقشة والاتفاق دون تحديد المسؤولية والموعد النهائي للإنجاز مجرد محادثة لا طائل منها. كن واضحًا بشأن من سيفعل ماذا؟ ومتى؟
7. احتفظ بالملاحظات ووزع المحاضر
إن مفتاح الحصول على أقصى قدر من الفاعلية من تجمعات العمل الرسمية هو الاحتفاظ بملاحظات دقيقة وتعميم محضر الاجتماع خلال أربع وعشرين ساعة، كلما أمكن ذلك.
يمكن للشخص الذي يحتفظ بمحاضر دقيقة بلاجتماع، التي يمكن سحبها بعد أسبوع أو شهر، أن يحل كثيرًا من حالات سوء الفهم المحتملة.
إن جداول الأعمال المعدة مسبقًا، التي يتبعها محضر الاجتماع المُعد بعد فترة وجيزة، تضمن أن يكون الجميع على دراية بمسؤولياته والمواعيد النهائية المتفق عليها.
بقلم/ بريان تريسي
المقال الأصلي (هنـــــــــــا)
