في السنوات الأخيرة أصبح العمل المرن مرادفًا لإدارة الأعمال الحديثة وعلامة تجارية مميزة لشركات التكنولوجيا الحديثة.
ومع انتشار جائحة فيروس كورونا في جميع أنحاء العالم وتزايد عدد الإصابة بالفيروس والوفيات أصبح من الضروري لمعظم الشركات تكييف إعدادات عملها مع ممارسات المسافات الاجتماعية، والسعي للحصول على درجة أعلى من الرقمنة.
وخلال أشهر دخلت ظاهرة العمل عن بُعد، والعمل عن المنزل، والعمل من أي مكان، ومكان العمل المرن إلى مفرداتنا ومن المحتمل جدًا البقاء على تلك المصطلحات إلى الأبد.
وبينما نشهد هذا التحول التاريخي يتساءل أرباب العمل والموظفون: كيف يجب أن نكون مستعدين لمواجهة التحديات التي لا مفر منها؟ فيما يلي قائمة مهام لجميع الشركات التي تفكر في الانتقال إلى العمل عن بُعد:
-
تنظيم الأدوات والأنظمة وخطة سير العمل
إذا كنت سوف تمارس العمل عن بُعد لأول مرة فيجب أن تعتبر نفسك محظوظًا جدًا! فالتكنولوجيا المتوفرة في البرامج والأنظمة السحابية في الوقت الحاضر (في معظم الحالات) كافية لك ولأصحاب العمل لديك للبقاء على اتصال دائم وتنظيم تدفقات عملك بالطريقة الأكثر فعالية. إن العمل عن بُعد فعال لدرجة أن العديد من الشركات لن تعود إلى ترتيبات العمل داخل المكتب التي عفا عليها الزمن الآن.
وتتضمن الأمثلة على الأدوات عبر الإنترنت التي يمكن أن تجعل حياتك العملية من المنزل أسهل (من بين أشياء أخرى كثيرة): برامج التواصل عبر الفيديو القائمة على السحابة، وتطبيقات إدارة الوقت والمهام، ومنصات تدريب الشركات، ومجموعات أدوات الأمن السيبراني.
يمكنك أيضًا العثور على قوائم الشركات الناشئة المعتمدة من الاتحاد الأوروبي للواقع المعزز والواقع الافتراضي، والتي تساعد في العمل عن بُعد والعديد من الأدوات لتنشيط اجتماعاتك عبر الإنترنت واجتماعات العمل.
-
تعيين أدوار ومسؤوليات واضحة
هناك خطوة أخرى مهمة لجعل العمل عن بُعد ناجحًا وهي تحديد الأدوار والمسؤوليات الواضحة بين زملائك في العمل أو الموظفين. وكما ذكرنا سابقًا يمكن أن تساعد الأدوات المناسبة عبر الإنترنت والتدفق المستمر للتواصل بين أعضاء الفريق في فهم ما هو متوقع منهم داخل المجموعة.
ويُعد التسلسل الهرمي الثابت والمهام الواضحة مهمين بشكل خاص في حالة العمل عن بُعد؛ حيث يشجعان موظفيك على تولي مسؤولية عملهم ونجاحهم والأهم من ذلك الاعتراف بنواقصهم.
ويُعتبر أيضًا إعداد أهداف واضحة ومؤشرات الأداء الرئيسية أمرًا مهمًا لمجموعة تعمل من أماكن مختلفة، وأحيانًا وفقًا لجدول زمني مختلف أو حتى منطقة زمنية مختلفة؛ لذا عليك التحقق من العامل التالي في القائمة للحصول على نصائح حول كيفية تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية من مسافة بعيدة.
-
مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية
مهما كان ترتيب العمل فإن مراقبة الأداء وكشف مجالات التحسين هي مفتاح النجاح. في سيناريو العمل عن بُعد يصبح إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية أكثر أهمية لقياس ما إذا كان يتم تنفيذ جهودك الجماعية بشكل فعال.
تتضمن بعض النصائح البسيطة لإجراء تقييم أداء للعمل خارج المكتب ما يلي:
- تتبع العمليات فيما يتعلق بالمنتج النهائي من خلال إطار عمل إدارة المشاريع الرشيقة.
- حافظ على تدفق ثابت للمعلومات من خلال مشاركة الملاحظات والانتقادات.
- استخدم اللوحات الافتراضية وحافظ على تحديثها، من المفترض أن يساعد ذلك في تحفيز العاملين لديك.
- في النهاية يجب أن يشعر موظفوك بالارتياح لحقيقة أن سير العمل لا يتأثر.
-
ابدأ في بناء ثقافة عمل إيجابية
إن الموقف الإيجابي في مكان العمل هو كل شيء، تأكد من تحديد مزايا العمل عن بُعد الخاصة بموظفيك. يحتاج العمل عن بُعد إلى بعض التعديلات ولكنه يحمل مزايا ملموسة؛ فعندما يتمكن الموظفون من إدارة وقتهم بشكل مستقل فإنك تقلل من خطر إصابتهم بفيروس كورونا، ويشعرون بأنهم أكثر أمانًا، وأكثر تحفيزًا وثقة.
حدد أيضًا القيم المهمة لكلا الطرفين، مثل: تحديد أوقات الفراغ، وإعطاء الأولوية لاحتياجات الموظفين العقلية والجسدية. وخلال أوقات الحجر الصحي والتباعد الاجتماعي تكون مشاعر العزلة والضيق شائعة جدًا، هذا هو السبب في أن بناء ثقافة عمل فعالة وإيجابية يتضمن إيجاد التوازن الصحيح بين العمل والحياة.
-
استمع لموظفيك بتركيز
اجعل موظفيك يشعرون بأنهم مسموعون ومهمون، حتى لو عبر شاشة الكمبيوتر فقط! اعتد على الحصول على فترات استراحة منتظمة وافتراضية لتناول القهوة معهم واجتماعات لا تتعلق بالعمل بشكل صارم.
ثق بهم وفي مهامهم وتأكد من أنهم يشعرون بالأمان أثناء أداء واجباتهم؛ إذ يمكن أن يؤثر الخوف من فقدان الوظيفة في أدائهم. بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يؤدي إلى تفاقم الحالة العقلية المتفاقمة بالفعل. لقد ثبت في الواقع أنه تم تسجيل مستوى عالٍ من القلق الاقتصادي بشكل عام أثناء وباء كورونا، وهذا لا ينطبق فقط على الأشخاص العاطلين عن العمل ولكن أيضًا بالنسبة لأولئك الذين يعملون ويخافون من الاستغناء عنهم.
المصدر: www.eu-startups.com
ترجمة: سارة طارق
اقرأ أيضًا:
5 نصائح لقيادة الشركات الناشئة في أوقات الأزمات
6 علامات تحذيرية تشير إلى فشل الشركات الناشئة
