الوقت معطى أوليّ، وثابت لا يتغير، أي أنه لا يزيد ولا ينقص، فالسنة، على سبيل المثال، 52 أسبوعًا ولن يأتي عام ويصبح عدد الأسابيع فيه 53 أو 51 أسبوعًا، وهذا المعطى الأوليّ وتلك القيمة الثابتة للزمن الذي بحوزتنا، هي، من بين أمور شتى، التي تدفعنا إلى التفكير في العثور على أدوات لتنظيم الوقت ويزداد هذا الأمر أهمية إذا كان لدينا الكثير من المهام، أو كان بعض هذه المهام عاجلة.
ولعل قرار التعايش مع فيروس كورونا، وما نجم عنه من العمل بنظام جزئي، أو العودة إلى العمل بالتدريج، هو، أيضًا، من بين دوافع التفكير في محاولة العثور على أدوات لتنظيم الوقت؛ إذ إن العمل بهذه الطريقة سيفرض على الموظفين، خاصة في ظل أوقات الحظر، تكثيف جهودهم؛ كي يتمكنوا من أداء كل ما يتوجب عليهم أداؤه، خلال وقت العمل المحدد.
اقرأ أيضًا: التحكم في وقت الفراغ.. هل نحن مشغولون حقًا؟
حدد أفضل نظام لإدارة وقتك
إذا كنت تفكر في أدوات لتنظيم الوقت فلن تكون مضطرًا لاختراع العجلة من جديد، ولا إلى استحداث طريقة خاصة بك؛ إذ إن هذا سيستلزم إنفاق الكثير من الوقت، فيما يتعين عليك أن تكون حكيمًا في إدارة هذا المورد الثابت الذي لديك وهو وقتك.
ناهيك عن أن هناك الكثير من نظم إدارة الوقت، وما عليك سوى اختيار أفضلها وبالأحرى أنسبها لك، ثم تنتقل إلى الخطوة/ الأداة التالية.
ابدأ بالأهم
من نافل القول إن أي قائمة مهام ستتولى إعدادها يجب أن تنطوي على تحديد واضح لأهمية كل مهمة من المهام التي يتوجب إنجازها؛ حيث إن درجة أهمية هذه المهام ليست واحدة، وبطبيعة الحال، هناك الكثير من الطرق لتحديد وتصنيف هذه المهام تبعًا لأهميتها.
ومن بين هذه الطرق تقسيم المهام إلى: حيوي، مهم، يجب أداؤها في الحال. وأيًا كانت الطريقة التي ستتبعها لتحديد مدى أهمية مهامك، سيكون لزامًا عليك أن تبدأ بأهم هذه المهام.
اقرأ أيضًا: التسويف عن قصد.. ادخر وقتك للأهم
أي أنه من الواجب عليك أن تبدأ يومك بإنجاز أكثر مهامك أولوية وأهمية، حتى وإن كانت صعبة أو عسيرة؛ إذ من المهم أن تستخدم يقظتك ونشاطك الذهني في مطلع اليوم للنهوض بأهم هذه المهام الملقاة على عاتقك.
تجنب الإلهاء
إذا كنت من أولئك الأشخاص الذين يبدأون يومهم بتفقد البريد الإلكتروني أو إلقاء نظرة على وسائل التواصل الاجتماعي، مثل فيسبوك وغيره، فمن المهم أن تعيد النظر في هذا الأمر، وأن تبدأ يومك بشكل منتج عوضًا عن ذلك، ولتكن واثقًا من أن أي من أدوات تنظيم الوقت لن تكون نافعة ومفيدة لك إلا إذا كنت أنت من داخلك تريد أن تصنع تغييرًا ما.
ولكي تتأكد من أن البداية بتفقد البريد الإلكتروني أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي مضيعة للوقت، عليك أن تسأل نفسك: كم مرة قلت إنك ستنظر إلى فيسبوك لمدة خمس دقائق فقط ثم وجدت نفسك ضيعت هناك حوالي ساعة على الأقل؟ بالطبع هذا يحدث كثيرًا، لا تؤنب نفسك الآن، فبدلًا من ذلك غير عاداتك.
اقرأ أيضًا: أهمية الروتين في الأزمات.. مزايا لا تخطر على البال!
استخدم تطبيقًا مثل ToDoist أو Trello
هناك الكثير من التطبيقات المفيدة التي يمكن أن تساعد في تحسين إنتاجيتك وإدارة الوقت، فعلى سبيل المثال، يمكن لتطبيق مثل ToDoist أن يعينك في إنشاء وإدارة قوائم المهام الخاصة بك.
يحتوي التطبيق على تصميم بسيط يتيح لك البدء بالكتابة في أي مشاريع عليك إنشاؤها، يمكنك بعد ذلك تقسيم هذه المشاريع إلى مهام محددة، ثم تعيين موعد نهائي لكل مهمة.
ليس هذا هو التطبيق الوحيد الذي يمكنك استخدامه؛ فهناك الكثير من التطبيقات والأدوات المختلفة، وكل ما عليك هو استخدام أفضلها وأنسبها لك.
اقرأ أيضًا: العمل من المنزل ووهم الحرية الافتراضية
تقنية بومودورو Pomodoro Technique
تُعد هذه التقنية طريقة رائعة للتركيز المفرط في العمل في أوقات قصيرة ومحددة سلفًا، وتجنب الإلهاءات والمشتتات المختلفة.
تتمثل إحدى طرق استخدام تقنية Pomodoro في تحديد مهمة من قائمة المهام؛ فكل ما عليك فعله هو القيام بضبط مؤقت ثم انغمس في المهمة لمدة 25 دقيقة، ولا تنسَ حجب كل عوامل التشتيت، وإذا حدث أي شيء لمقاطعتك ، فما عليك سوى تدوينه والتعامل معه لاحقًا.
خذ قسطًا من الراحة بعد كل مهمة من المهام، ثم عاود العمل بنفس الطريقة من جديد.
اقرأ أيضًا: أسرار رواد الأعمال لتنظيم الوقت
تطبيق Evernote
من بين أدوات تنظيم الوقت التي يمكنك استخدامها تطبيق Evernote الذي يمكن، من خلاله، تدوين ملاحظاتك وتأملاتك وأفكارك الآنية والعاجلة، ثم معاودة العمل عليها وتطويرها فيما بعد، فور انتهائك من المهم التي تنجزها في الوقت الحالي.
اقرأ أيضًا:
اقتصاد الانتباه.. الوقت كصيد ثمين!
وقت الفراغ كأداة لشحن الطاقة وتحسين الإنتاجية
