ليس القصد من سرد مفاهيم تنظيم الوقت مجرد إحاطة نظرية بطائفة من المفاهيم والنظريات، وإنما يتعدى هدفنا هنا الرغبة في الإحاطة بالركام النظري إلى محاولة الانطلاق من التنظير إلى الممارسة.
لكن قبل أن نشير إلى مفاهيم تنظيم الوقت أولى بنا أن نشير إلى أن الوقت نفسه لن يُدار ولا يمكن إدارته؛ ما تديره هو كيفية استخدامك للوقت الذي لديك، مع العلم الكامل بأنه محدود.
تلك هي النقطة الأساسية هنا، فأنت لا تدير وقتك وإنما تدير نفسك، تدير الطريقة التي تتعامل بها مع الوقت، وإن كنا سنسرد مفاهيم تنظيم الوقت فليس من أجل هدف آخر سوى تبصيرك بالطريقة التي يمكن أن تدير بها نفسك، والكيفية التي تتحكم بها في وقتك، وتتعامل بها معه.
ما هي إدارة الوقت؟
قبل أن نتعرف على مفاهيم تنظيم الوقت يجدر بنا أولًا أن نعرف ماهية إدارة الوقت وتنظيمه؛ إذ تُعرّف إدارة الوقت بأنها ذاك النظام الذي يركز على تخطيط مقدار أو طول الوقت الذي سيتم إنفاقه على أنشطة محددة؛ غالبًا بهدف زيادة الفعالية والكفاءة.
ويمكن إرجاع الجذور المبكرة لهذه الفكرة إلى الوقت الذي طور فيه فريدريك تايلور تقنيات الإدارة العلمية لتحسين إنتاجية العمال في الوظيفة، وبالطبع تطور مفهوم إدارة الوقت،؛ ما جعلها أكثر منهجية ومنطقية.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت التعامل مع العملاء.. مقترحات عملية
مفاهيم تنظيم الوقت
ويرصد «رواد الأعمال» بعض مفاهيم تنظيم الوقت، وذلك على النحو التالي..
-
استراتيجية أكل الضفدع
أول مفهوم من مفاهيم تنظيم الوقت نود الإشارة إليه وتصدير القول به هو «استراتيجية أكل الضفدع» التي كان برايان ترايسي قد أشار إليها من قبل، وهي استراتيجية بسيطة من جهة وعويصة من جهة أخرى؛ إذ ليس سهلًا بالنسبة لأي فرد أن يبدأ يومه بأصعب المهام على الإطلاق _وذاك هو جوهر الفكرة التي نتطرق إليها؛ أي استراتيجية أكل الضفدع، أحد أهم مفاهيم تنظيم الوقت_ لكن من وُفق للقيام بذلك فسيكون من السهل عليه إنجاز كل مهامه الباقية فيما بعد.
ومن شأن هذه الاستراتيجية أن تضمن لك النهوض بأشق وأصعب المهام أولًا، وبالتالي لن تضطر إلى تسويفها أو إرجائها إلى وقت آخر، كما أنك ستنهض بها وأنت في أوج قوتك وطاقتك، كما ستضمن القيام بشتى المهام السهلة المتبقية؛ فعندما تبدأ يومك بالمهام العسيرة والشاقة ستضمن تلقائيًا القيام ببقية المهام السهلة، كما أنك ستشعر بقدر كبير من الارتياح بعد أداء هذه النوعية من المهام.
اقرأ أيضًا: 3 كتب في تنظيم الوقت.. من التنظير إلى الممارسة
-
التسويف
لا مجال للحديث عن مفاهيم تنظيم الوقت من دون الحديث عن التسويف؛ فهو الوجه الآخر للنجاح في إدارة الوقت بكفاءة وفعالية، علاوة على أن هذا التسويف ليس أحد مسببات الفشل فحسب، وإنما هو يمنح المرء الفرصة لكي يقدم لنفسه الأعذار التي تخوله تأخير إنجاز ما يتوجب عليه من مهام.
وعلى أي حال فإن التسويف، بصفته أحد مفاهيم تنظيم الوقت، هو فعل تأخير أو تأجيل المهام حتى اللحظة الأخيرة، أو تجاوز الموعد النهائي. ويعرّفه بعض الباحثين بأنه “شكل من أشكال فشل التنظيم الذاتي يتميز بالتأخير غير العقلاني للمهام على الرغم من العواقب السلبية المحتملة”.
ووفقًا لجوزيف فيراري؛ أستاذ علم النفس بجامعة ديبول في شيكاغو ومؤلف كتاب “لا يزال يماطل: دليل عدم الندم لإنجازه” “Still Procrastinating: The No Regret Guide to Getting It Done”، فإن حوالي 20% من البالغين في الولايات المتحدة هم من المماطلين المزمنين.
اقرأ أيضًا: سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج
-
إدارة المهام
أما إدارة المهام فهي أيضًا من أبرز مفاهيم تنظيم الوقت والأعمدة الرئيسية التي إن أفلح المرء فيها تمكن من إدارة وقته بحكمة وكفاءة.
ويمكن تعريف إدارة المهام بأنها نشاط يتتبع فيه فرد أو قائد فريق مهمة ما طوال دورة حياتها ويتخذ قرارات بناءً على التقدم المحرز في أدائها.
وتتم إدارة المهام باستخدام أدوات برمجية تساعد في تنظيم المهام وإدارتها بشكل فعال باستخدام وظائف، مثل إنشاء المهام والتخطيط والتعيين والتتبع وإعداد التقارير.
وتساعد التقارير التي تتمخض عن إدارة المهام في تحليل الكفاءة العامة للفرد أو القسم أو المنظمة.
اقرأ أيضًا:
تنظيم الوقت على مواقع التواصل.. استراتيجية تحقيق النجاح
تنظيم الوقت وكثرة الأعمال.. خطوات عملية
الفشل في تنظيم الوقت.. الأسباب وطرق العلاج
أهم 8 نصائح لتبسيط التواصل عبر البريد الإلكتروني
