بلا شك أن من أصعب المهام التي قد يواجهها أصحاب المؤسسات والشركات، إنشاء هيكل تنظيمي أو إداري للمؤسسة، وذلك لأنه يُعتبر من أهم المحاور الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسة في تحقيق النجاح.
قبل إنشائك هيكلاً إداريًا أو تنظيميًا لمؤسستك، عليك أولاً الإجابة عن عدة تساؤلات؛ ما نشاط مؤسستك، ما أهدافها، وما الذي ترغب مؤسستك في تحقيقه؟ كل هذه التساؤلات لابد أن تدرس إجاباتها جيدًا؛ لأنك حينما تقوم بإنشاء الهيكل الإداري لابد أن يتوافق مع تلك الإجابات.
فلنبدأ في التحدث حول عدة نقاط مهمة تحتوي على مجموعة من الخطوات في الهيكل التنظيمي أو الإداري للمؤسسة الناجحة.
تحديد قيم المؤسسة
لابد أن تكون لكل مؤسسة مجموعة من القيم تسير عليها أفرادها؛ حيث تُعتبر القيم من أهم عناصر الهيكل الإداري للمؤسسات أو الشركات، ومن أهم مسببات نجاح المؤسسة، هو توافق قيم الأفراد مع قيم المؤسسات، الأمر الذي يعمل على خلق بيئة محفزه ترفع من الروح المعنوية عند أفراد المؤسسة وتنعكس آثارها على أدائه بشكل عام.
إن تحقيق التوافق بين قيم الأفراد والمؤسسات في إطار متكامل يقلل، التأكيد، من الصراعات القيمية بين الأفراد والمؤسسة؛ ما يُسهم في تحقيق النجاح المطلوب، فهناك الكثير من الدراسات والأبحاث أثبتت أنه لا يُمكن لأي مؤسسة أن تحقق النجاح المطلوب دون وضع مجموعة من القيم العملية يسير عليها جميع أفراد المؤسسة.
تحديد أهداف المؤسسة
إذا كنت ترغب في الوصول إلى أعلى مستويات النجاح لمؤسستك التجارية، فلا بد أن تكون لدى المؤسسة أهداف تسعى إلى تحقيقها والوصول إليها، إذن ما هي الأهداف؟ وكيف تحدد المؤسسة أهدافها؟
أهداف المؤسسة تحتوي على نوعين من الأهداف، الهدف الأول يتعلق بالعمل: وهو لا بد أن يكون الهدف مرتبطًا ارتباطًا وثيقًا بنشاط وقيم ومهام المؤسسة، أما فيما يتعلق بالهدف الثاني فهو خاص بأفراد المؤسسة؛ حيث يتلخص هذا النوع في المهام المُسندة لأفراد المؤسسة والعمل على تنفيذها.
إذن، أهداف المؤسسة أو الشركة يُمكن وضعها على فترات زمنية مختلفة، بمعنى أن المؤسسة أو الشركة ربما تضع أهدافًا قريبة المدى وتسعى لتحقيق تلك الأهداف بحد أقصى سنة، وربما تتقوم المؤسسة بوضع أهدافًا بعيدة المدى وتسعى المؤسسة لتحقيق تلك الأهداف خلال 10 سنوات أو 15 سنة، هذا الأمر عندما تحرص المؤسسة على تنفيذه بانتظام يساعدها في معرفة التعديلات التي تحتاج إلى إجرائها في المؤسسة.
تحديد أقسام المؤسسة
فور الانتهاء من وضع الأهداف التي تتناسب مع مؤسستك أو شركتك، يتعين عليك، كصاحب مؤسسة، اختيار الأقسام التي تتناسب مع تلك الأهداف.
يحتوي الهيكل الإداري داخل المؤسسة على مجموعة من الأقسام المختلفة، فلكل قسم مهام خاصة ينفذها، لذلك إذا لم تُحسن اختيار الأقسام وتوزيعها بالشكل الصحيح،؛ فلن تتمكن من تحقيق النجاح الذي تبحث عنه.
تحديد العناصر البشرية
إن من أهم عوامل تحقيق النجاح داخل شركتك، اختيار العناصر البشرية التي تتناسب مع أهداف الشركة، الأمر الذي يضمن لك تحقيق المَهام المطلوبة، فلا بد أن تحسن اختيار العناصر البشرية ومعرفة مدى توافق عنصر الكفاءة مع أهداف العمل.
الموارد البشرية
يضع قسم المواد البشرية عددًا من الخطط والاستراتيجيات يعتمد عليها في تقدير احتياجات العمالة للمؤسسة؛ من حيث العدد ونوعية المهارات المطلوبة لتنفيذ خطط العمل بالمؤسسة، بالإضافة إلى أنه يضع الهيكل الإداري مع الرئيس، وعمل تقييم دوري لجميع الأقسام.
تختص الموارد البشرية بضمان الإنتاجية الأفضل والأداء الأعلى، ويتم ذلك من خلال توصيف العمل وإعداد وتهيئة الأفراد أو الموظفين، وإدارة الأجور والرواتب؛ حيث تضع اللوائح التنفيذية والقيم التي يسير عليها أفراد المؤسسة وبناءً عليه تطبيق سياسة الثواب والعقاب.
قسم العلاقات العامة
يعتبر قسم العلاقات العامة من أهم عناصر الهيكل الإداري في المؤسسة؛ حيث يربط هذا القسم المؤسسة بجمهورها الداخلي والخارجي، بالإضافة إلى الاهتمام بالتعاملات الخارجية التي تخص المؤسسة، البحث عن رعاة وممولين للمؤسسة في حالة الاحتياج إلى ذلك.
وهناك مهام أخرى يؤديها قسم العلاقات العامة، وهي التواصل الإعلامي مع الجمهور؛ حيث يتولى صناعة الفيديوهات وكتابة المحتويات وتصميم المادة الإعلانية والترويج لها؛ لجذب مزيد من العملاء والجمهور للمؤسسة، لا سيما أن هذا القسم يعتبر الجهة المنوطة داخل الشركة أو المؤسسة؛ للرد على استفسارات وتساؤلات الجمهور.
المرونة في العمل
لا تظن أن تحقيق جميع الخطوات التي تحدثنا عنها في السابق، يضمن لك استمرار النجاح وتحقيق الأهداف، ويُعد ذلك خطأ كبيرًا إذا وقفت عند هذا الحد، فاستمرار النجاح الذي تسعى إليه يتوقف على مدى تعاملك مع المخاطر والتحديات التي قد تطرأ في مؤسستك.
يُعتبر تعاملك مع التحديات والمخاطر التي قد تحدث داخل مؤسستك والعمل سريعًا على وضع حلول جذرية توقف هذه المخاطر والتحديات والتمتع بالمرونة، من أبرز الوسائل التي يُمكنك من خلالها أن تضمن استمرار نجاح الهيكل الإداري لمؤسستك.
إن المرونة في العمل بالتأكيد لها دور كبير في نجاح المهام واجبة النفاذ، إذن، عليك أن تعلم أن من أكثر الأشياء التي تُمكنك من تحقيق النجاح في التعامل مع أفراد أو موظفي مؤسستك، هو شعورهم بالتقدير والاحترام، الأمر الذي يساعدهم على أداء عملهم والإبداع والابتكار في أداء مهامهم.
خلاصة القول، إن من أهم عوامل نجاح مؤسستك أو شركتك، نجاح الهيكل الإداري، الأمر الذي بالتأكيد يُسهم في تأدية الغرض وتحقيق النجاح المطلوب، لذا حاول أن تضع الهيكل الإداري الذي يتناسب مع أهداف مؤسستك؛ حتى تتمكن من تحقيق النجاح الذي تبحث عنه لشركتك.
