الأنظمة الإلكترونية.. واستدامة المنشآت

يكثر في أذهان رواد الأعمال وأصحاب الشركات، تساؤلات عديدة حول كيفية تحقيق الاستدامة لمنشآتهم عبر الأنظمة الإلكترونية؛ مثل: إعداد خطة استراتيجية، وعدد أعضاء فريق العمل المطلوب، وعدد العملاء المستفيدين، وكيف تخدم المبادرات المطروحة أهداف المؤسسة، وما الوقت المطلوب للتنفيذ، وما حجم التكلفة المالية؟

ولا يخفى على أحد أهمية وجود نظام إلكتروني يتابع الخطة، ومدى تحقيق مستهدفاتها؛ إذ تُعد الأنظمة الإلكترونية من الحلول التقنية المهمة جدًا لتنفيذ الخطط الاستراتيجية للمنشآت، ومتابعتها بشكل مباشر، والاطلاع على أدق تفاصيلها؛ ما يتيح لصانع القرار، اتخاذ أية قرارات أثناء سير المشروع، بل ويكون لديه الوقت الكافي لتطبيقها.

وتعود أهمية استخدام الأنظمة الإلكترونية في الخطط الاستراتيجية، إلى: زيادة الكفاءة والمهارات، والاستفادة من كامل وقت العمل، والربط بسلاسة مع الأنظمة المختلفة، وسرعة اتخاذ القرار، ومعرفة إنتاجية فريق العمل بدقة، كما تستخدم تلك الأنظمة في متابعة الخطط الإستراتيجية؛ بإدخال البيانات المهمة فيها، ويتم متابعتها مرحليًا بنظام هرمي من أعلى لأسفل يتضمن: الرؤية والرسالة والقيم، والأولويات الإستراتيجية، والأهداف الإستراتيجية، والمبادرات الإستراتيجية، والمقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسة.

وقبل البدء في التخطيط الاستراتيجي وإدخال المعلومات الخاصة بالرؤية والرسالة والقيم …. إلخ، يجب عمل تحليل للوضع الراهن؛ ما يساهم في تغذية النظام بالبيانات، والتي- بدورها- تكون مؤشرًا على معرفة الأسلوب والمنهجية المناسبة.

ربط الأهداف بالمبادرات
يُعد ربط الأهداف الإستراتيجية بالمبادرات من الأمور المهمة؛ لأن تحقيق الهدف لن يتم إلا إذا تم تفعيل جميع المبادرات التي تخدم الهدف الإستراتيجي، والذي يرتبط بدوره ارتباطًا كبيرًا بالرؤية والرسالة.

ويتم توزيع المبادرات على الإدارات، والتي لها علاقة كبيرة بتحقيق الهدف الإستراتيجي، مع تحديد أصحاب العلاقة ذوي الاتصال المباشر بتلك المبادرة؛ عن طريق نظام إلكتروني لنشر المعلومة وتبليغ أصحاب العلاقة ومتابعتها بصورة فورية؛ ما يوفر الوقت والجهد في المتابعة، مع زيادة الجودة.

ربط المبادرات إلكترونيًا
يتكفل النظام بربط المبادرات إلكترونيًا مع الأهداف الاستراتيجية؛ بهدف متابعة المبادرات بصورة لحظية؛ إذ ربما يطرأ تعديل على المبادرة من قبل الإدارة العليا؛ فيسهل حينها إطلاع الأطراف المعنيين بالمبادرة على الجديد أولًا بأول. ولا يكفي فقط إدراج الأهداف الإستراتيجية والمبادرات ضمن البيانات المدخلة إلى النظام، بل يجب أن يوفر النظام خدمة متابعة حركة سير المبادرة تحليليًا وتشغيليًا؛ لكي تكون الخطة واضحة أمام صاحب القرار، بصفة دورية.

مؤشرات الأداء
يهتم أعضاء مجلس الإدارة دائمًا بوجود نظرة شاملة على مقاييس الأداء بسير الخطة الإستراتيجية ومراحلها ومعرفة نقاط القصور، فكلما كانت البيانات متوفرة لحظيًا أمام صانع القرار، كان استدراك الأمور العالقة أسرع في إيجاد الحول المناسبة؛ إذ يجب توافر عدة مؤشرات أمام صانع القرار، فكلما كانت البيانات متوفرة بصورة دائمة عن طريق نظام إلكتروني، كان استدراك المشاكل والمخاطر أسرع.

التقارير الإلكترونية
نستطيع في عالم تقنية المعلومات، أن نقول وداعًا للتقارير التقليدية التي تُعد يدويًا، والتي تُرسلها كل إدارة على حدا، فلنا أن نتخيل كم التقارير المرسلة لأصحاب القرار، والتي يحمل كلٌ منها كمًا هائلًا من البيانات التي قد لا يحتاجها المشرف على الخطة الاستراتيجية.

وتنقسم التقارير الاستراتيجية إلى:

1. تقارير تحليلية

يتم تصميم الشاشات التحليلية لمساعدة المديرين التنفيذيين وكبار القادة على وضع أهدافهم، بناء على رؤيتهم لحجم البيانات التي جمعت خلال فترة زمنية، مثل الشهر الماضي أو الربع السنوي أو سنة كاملة، كما أن الشاشات التحليلية تساعد صناع القرار على فهم ما حدث، ولماذا حدث، مع منحهم ما يحتاجونه من معلومات لاتخاذ القرارات المناسبة.

2. تقارير تشغيلية
غالبا ما يلجأ الى استخدام التقارير التشغيلية، مديرو الإدارات ومراقبو مؤشرات الأداء الرئيسة للخطة التشغيلية؛ لأنها تمنح المستخدم القدرة على متابعة التشغيل، والمحافظة على استمراريته من خلال المعلومات الفورية، والحصول على التنبيهات والإشعارات، وتحديد القضايا التشغيلية المحتملة فور حدوثها.

متى تحتاج للتقارير الإلكترونية؟
هناك عدة علامات تشير إلى مدى احتياجك للتقارير الإلكترونية في الخطط الاستراتيجية؛ وهي:
1. عدم معرفة كيفية توصيل البيانات الضرورية للمسؤول.
2. إضاعة الوقت في تلخيص الكم الهائل من البيانات.
3. عدم توافر بيانات فورية بصورة مباشرة.
4. عدم وصول البيانات سريعًا.
5. متابعة كل ما يخص الخطة الاستراتيجية.


أهمية التقارير الإلكترونية
وتتجلى فائدة التقارير الإلكترونية في الخطط الاستراتيجية في الأمور الستة التالية:
1. اتخاذ القرار في الوقت المناسب.
2. جعل البيانات أكثر قيمة في الاعتماد عليها كليًا.
3. توحيد البيانات (مبادرات، أهداف، محاور) في شاشة واحدة.
4. عرض حقيقي ومباشر لأداء الخطة الاستراتيجية.
5. عرض الصورة الشاملة عن المنشأة.
6. الكشف عن أماكن الخلل في الخطة.


الخلاصة:
لذلك، ينبغي على كل رائد أعمال، إنشاء نظام إلكتروني لمتابعة حركة سير الخطة، وان يكون بنفس اللغة المستخدمة داخل المنشأة، مع متابعة الخطة إلكترونيًا، ولاسيًّما من قبل شخص يتمتع بخلفية كبيرة بالتخطيط الإستراتيجي.

الرابط المختصر :

عن المهندس/ فواز محمد علي نشار

المهندس/ فواز محمد علي نشار- هندسة اتصالات وإلكترونيات- مدير عام قطاع تطوير الأعمال والخدمات بالغرفة التجارية الصناعية بمكة المكرمة- مهتم بالمجالات التالية:١.التخطيط الاستراتيجي٢.التخطيط التشغيلي٣.تنمية الكوادر الوظيفية٤.أتمتة العمليات التشغيلية في المنشآت (التحول الرقمي)٥.إدارة العمليات الداخلية٦. إيجاد الحلول البرمجية التي تتناسب مع المنشأة

شاهد أيضاً

أسرار الفشل

كتبتُ، وكتبَ غيري، كثيرًا عن أسباب وأسرار النجاح؛ منها ما كتبته هنا بعنوان “تاءات النجاح”؛ …

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.