تبدأ عملية إعادة تنظيم الوقت المهدر بإدراك أنك لا تمضي قُدمًا، وأنك لا تستغل أيامك بل لحظاتك على النحو الأمثل، هذا الوعي هو الأساس والخطوة الأولى؛ فلو أن شخصًا لا يعنيه وقته، ولا يرعبه كونه يهدر عمره، فلن يأخذ رد فعل حقيقي على كل هذه الساعات المهدرة، بل لن يشعر حتى بمجرد تأنيب الضمير.
على الرغم من أننا لو نظرنا إلى الأمر من جهة آثاره ونتائجه لتبين لنا أن إعادة تنظيم الوقت المهدر مهمة لازمة ومحتمة؛ فإذا لم تفعل ستواجه العديد من المشكلات المزمنة في عملك وحياتك الشخصية على حد سواء.
إن إعادة تنظيم الوقت المهدر ضرورة خاصة في هذا الزمن الذي لا يعمل سوى على هدر الوقت وقتله، إلى درجة أن هناك من يحاول، ما وسعه الجهد، تزجية الوقت بأي طريقة كانت وكأن في العمر متسعًا لنزجّي وقتًا هو أصلًا قليل ومحدود.
اقرأ أيضًا: كيف تحافظ على وقتك؟.. كن منتجًا
إعادة تنظيم الوقت المهدر
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الخطوات التي تساعد في إعادة تنظيم الوقت المهدر وذلك على النحو التالي..
-
تحديد الأهداف
أول خطوة عملية على طريق إعادة تنظيم الوقت المهدر أن تحدد أهدافك؛ فمن لديه أهداف يبتغي تحقيقها سيكون حريصًا على وقته ويحاول استغلاله على النحو الأمثل.
نحن نتحدث بالطبع عن الأهداف العامة/ الكبرى لكل من عملك وحياتك المنزلية. على سبيل المثال: قد ترغب في إيجاد توازن أفضل بين العمل والحياة، وممارسة المزيد من التمارين، والمشاركة بشكل أكبر في الأنشطة العائلية.. إلخ، بمجرد أن تعرف ما هي أهدافك يمكنك تقسيمها إلى مهام أصغر والتركيز على كيفية إنجازها والنهوض بها.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت التلقائي.. الإنجاز في عصر مؤتمت
-
الاستمرار بالمتابعة
تلك نصيحة عجيبة لكنها ستعينك على إعادة تنظيم الوقت المهدر بشكل لا لبس فيه؛ إذ كنت تسير في اتجاه يهدر وقتك، فتابع -قليلًا- لترى العواقب وتحدد مكمن المشكلة بالضبط.
قد يكون من المفيد، على سبيل المثال، أن تستغرق أسبوعًا أو نحو ذلك في طريقة تعاطيك القديمة مع وقتك، ولاحظ المدة التي تستغرقها فعلًا في القيام بالأشياء التي تقوم بها طوال الوقت: مثل غسيل الملابس وإعداد الإفطار وترتيب سريرك.
يبالغ معظم الناس في تقدير الوقت الذي يستغرقه القيام بشيء بسيط مثل الاستحمام والتقليل من الوقت اللازم لمهام أكبر، مثل كتابة ورقة بحثية. إذا كنت تعرف بالضبط كيف تقضي وقتك فقد تتمكن من إدارته بشكل أفضل. وتلك خطة استباقية لعملية إعادة تنظيم الوقت المهدر.
-
تحديد الأولويات
إذا أردت إعادة تنظيم الوقت المهدر فعليك أن تضع المهام في 4 مجموعات: عاجل ومهم، ليست عاجلة ولكنها مهمة، عاجل لكن غير مهم، غير عاجل وغير مهم.
والهدف هو الحصول على أقل عدد ممكن من الأشياء تحت عنوان “عاجل ومهم”، تلك التي تسبب الإجهاد عندما تتراكم.
إذا كنت تدير وقتك جيدًا فمن المحتمل أنك ستقضي معظم وقتك في “ليست عاجلة ولكنها مهمة”؛ حيث يمكنك إنجاز الأشياء الأكثر فائدة وتجنب الشعور بالإرهاق لاحقًا.
اقرأ أيضًا: استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك
-
جدولة اليوم
بمجرد أن تعرف المدة التي تستغرقها الأشياء سيكون من السهل التخطيط المسبق ولكن بشرط المرونة.
ولك أن تحدد مثلًا: هل تنجز المزيد في وقت متأخر بعد الظهر أم في الصباح الباكر؟ هل ترغب في الاسترخاء في أمسياتك؟ هل من المرجح أن تقوم بأعمال منزلية إذا كان لديك جزء كبير من الوقت للقيام بكل ذلك دفعة واحدة أو توزيعها على مدار أسبوع؟ فكر فيما يناسبك بشكل أفضل، ولا تخف من تغيير الأمور.
-
نظرية أكل الضفدع
قال مارك توين “إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعين فمن الأفضل أن تأكل الأكبر أولًا”. بعبارة أخرى: إذا كان لديك شيء يصعب القيام به فافعله أولًا حتى لا تقلق بشأنه بقية اليوم.
والقلق الذي تشعر به حيال هذه المهمة الصعبة التي تؤجل القيام بها سوف تتخلص منه، ومن ثم ستكون عملت على إعادة تنظيم الوقت المهدر بشكل ممنهج واستباقي تمامًا.
اقرأ أيضًا: استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك
-
الالتزام الصارم
إذا قمت بجدولة جلسة عمل في الساعة 9 صباحًا فالتزم بها، فعند 9:17 صباحًا لن تفعل ذلك مهما حاولت، وإن فعلت فلن تؤدي المطلوب على النحو الأمثل.
سيؤدي تفويت وقت بدء واحدة من المهام إلى زيادة احتمال تفويتك لمواعيد المهام الأخرى -نظرية تأثير الدومينو- إذا كنت تريد بعض المرونة يمكنك اللجوء إلى أتمتة كل ما يمكن أتمتته من المهام.
ولكن التزم بالجدول التزامًا صارمًا، أما إذا جربته ووجدت أنه لا يناسبك يمكنك دائمًا تغييره.
-
هل يستحق وقتك؟
إذا أردت فعلًا إعادة تنظيم الوقت المهدر فعليك أن تسأل نفسك في كل مرة تقدم فيها على مهمة من المهام: هل تستحق هذه المهمة وقتي؟ بهذا ستعرف يمينك من شمالك.
تذكر أهدافك الكبرى، واسأل نفسك عما إذا كان ما تفعله من المرجح أن يساعدك في تحقيق ذلك. على سبيل المثال: تلك الساعة الإضافية التي تقضيها بالعمل في شيء لم يطلب منك أحد القيام به ربما كان من الأفضل قضاؤها في صالة الألعاب الرياضية أو أي نشاط آخر مفيد لك أو لمن تعول.
اقرأ أيضًا:
العمل 4 أيام في الأسبوع.. ثقافة عمل جديدة واسعة الانتشار
نظرية أكل الضفدع.. كيف تُحدد ما يستحق وقتك؟
كيف يمكنك استغلال وقتك بفاعلية؟
الالتزام بالجدول الزمني في العمل.. خطوات لتعزيز الإنتاجية
تنظيم وقت التعامل مع الهاتف.. القاتل الصامت للوقت
