يمكن أن يخلصك المساعد الافتراضي من متاعب كثيرة. ففي النهاية معظم هؤلاء هم مستقلون أو أشخاص يعملون في وكالات تبيع لك خدماتها بشكل مباشر. يعني هذا أنها طريقة رائعة ومرنة وغير مرهقة لتوسيع قوة العمل الخاصة بك.
كما أنها طريقة رائعة لتخفيف العبء عن الموظفين الدائمين لديك وتعزيز الإنتاجية.
أنواع المساعدين الافتراضيين
ليس كل المساعدين الافتراضيين متشابهين. فيما يلي أفضل خمسة أنواع من المساعدين يجب أن تتعرف عليها قبل البدء في التوظيف.
المساعد الافتراضي الإداري
من الأشياء التي تحتاج إلى مساعدة فيها أكثر من غيرها هي المهام الإدارية. هذه هي المهام التي تتطلب الحد الأدنى من التدريب لتعلم كيفية أدائها، لكنها ستظل تستغرق الكثير من وقتك.
كما ترى فإن جدولة المواعيد والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني وإدخال البيانات ليست صعبة حقًا. لإنجاز تلك المهام يمكنك بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية لشخص ما مقابل 11 إلى 15 دولارًا في الساعة.
حتى عندما يتعلق الأمر بالأوراق الرسمية فهذه عادةً تنسيقات قياسية تبدو مخيفة في البداية. ولكن بمجرد شرحها تصبح بسيطة للغاية.
ستولى المساعد الإداري الافتراضي كل هذه المهام؛ ما يسمح لك بالتركيز على الجزء الأكثر إبداعًا من الوظيفة.
إن الأمر لا يتعلق فقط بإضاعة الوقت في هذه المهام التي يمكن تفويضها لشخص آخر، بل يتعلق أيضًا بكسر تركيزك. هل كنت في حالة تدفق إبداعي ثم كان عليك فقط الرد على بعض رسائل البريد الإلكتروني؟ والتحقق من جدولك. فقط لتكتشف أنك فقدت التركيز تمامًا عند عودتك؟
مساعد المحاسبة الافتراضي
إن تعيين محاسب هو أفضل مسار للعمل. ولكن هناك الكثير من الشركات التي تعمل على أساس يومي. وتحتاج فقط إلى شخص للتعامل مع دفتر الحسابات. هذه بالفعل مهمة بسيطة. بشرط أن تستخدم برنامج المحاسبة المناسب.
بعض هؤلاء المساعدين ليسوا مجرد مساعدين افتراضيين لديهم خبرة في برامج المحاسبة. بل يعملون في شركات محاسبة أكبر. إنهم ليسوا مرخصين ولم يكملوا دورات تدريبية. لكنهم خضعوا للتدريب الأساسي والمحاسبي. والأهم من ذلك أنهم يعرفون كيفية أداء العمل.
يعينك المساعدون الافتراضيون في مجال المحاسبة أيضًا على إدارة فرق أكثر مرونة وقابلية للتطوير. ربما تحتاج إلى أكثر من شخص واحد. ولكن تعيين العديد من المحاسبين المرخصين أمر مكلف للغاية.
لذا عيّن محاسبًا واحدًا والعديد من المساعدين الافتراضيين لمساعدته. بهذه الطريقة، وبمساعدة البرنامج المناسب، تتمكن من تحقيق أداء قسم المحاسبة بالكامل مقابل جزء بسيط من السعر.
مساعد افتراضي لوسائل التواصل الاجتماعي
لا داعي للقول إن التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لديه القدرة على صنع أو تدمير أي عمل تجاري. ومع ذلك فإن أكبر مشكلة في إدارة وسائل التواصل الاجتماعي هي أنها تتأثر بشدة بتأثير دونينج-كروجر.
كما يستخدم الناس حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الشخصية. ويفترضون على الفور أن هذا يعني قدرتهم على التعامل مع ملفات تعريف الأعمال بنفس الفعالية.
أولًا وقبل كل شيء: غالبًا ما يكون هذا الجزء “بنفس الفعالية” وهميًا تمامًا. هيا كن صادقًا. ما هو معدل المشاركة في منشوراتك القليلة السابقة؟
ثانيًا: عليك إدراك أن الوصول العضوي والمحتوى المدعوم على وسائل التواصل الاجتماعي لا يمكن مقارنتهما. أنت بحاجة إلى شخص لإدارة هذه الإعلانات والتعامل مع التحكم في التكاليف المتعلقة بإنفاق التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
أخيرًا: أنت بحاجة إلى شخص لمساعدتك في إنشاء محتوى وسائل التواصل الاجتماعي وتنظيمه. ومن أجل الحفاظ على تفاعل جمهورك. تحتاج إلى النشر بشكل متكرر. والتأكد من أن المحتوى بجودة عالية إلى حد ما.
يمكن لمساعد افتراضي لوسائل التواصل الاجتماعي يتمتع ببعض الخبرة وبمساعدة أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدية الحديثة أن يفعل العجائب في هذا الصدد.
المساعد الافتراضي المتخصص
بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه. تحتاج دائمًا إلى الإدارة والمحاسبة والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي. ومع ذلك هناك نوع واحد من المساعدين الافتراضيين الذي تحتاجه فقط اعتمادًا على صناعتك الخاصة.
على سبيل المثال: سيكون المساعد الافتراضي للعقارات مجهزًا بشكل فريد للتعامل مع المهام المتعلقة بصناعة العقارات.
نحن نتحدث عن مهام مثل التعامل مع قوائم العقارات. وإدارة العلاقات بين الملاك والمستأجرين، والبحث عن العقارات. وإعداد الأوراق اللازمة لتبادل الملكية.
كما أن الحقيقة هي أن كل صناعة لديها مجموعة فريدة من المهام. وعند البحث عن مساعدين افتراضيين. من الأهمية بمكان أن تجد أشخاصًا يتمتعون بهذه الخبرة والتخصص المحددين. وحتى لو كانت الأمور تتم بشكل مختلف في الشركات الأخرى فإن الأشخاص الذين لديهم خبرة محددة في الصناعة سوف يتكيفون بسرعة كبيرة.
وهذا يعني أن عملية التوجيه تكون أقصر وخلال وقت أقل حتى يعملوا بأقصى سرعة. فقط ضع في اعتبارك أن الجميع يجب أن يبدأوا من مكان ما وأنك لا تريد التخلص من شخص لمجرد أنه لم يعمل في نفس الصناعة من قبل.
المساعد الافتراضي للتجارة الإلكترونية
المساعدون الافتراضيون للتجارة الإلكترونية هم حالة وسط بين ممثلي المبيعات وممثلي دعم العملاء. ومهما يكن من أمر فهناك بعض المهام التي لا تزال تحتاج إلى شخص بشري للتعامل معها.
على سبيل المثال: يمكن لمساعد التجارة الإلكترونية الافتراضي مساعدتك في إدارة القوائم وتصنيف محتوى متجرك الإلكتروني.
كما يمكن لوصف المنتج الجيد والصورة إحداث معجزات في احتمالات إجراء عملية بيع فعلي. وفي حين أنه من المنطقي إنشاء هذه الأشياء بنفسك هناك شيئان تنساهما. أولًا: حجم هذه المنتجات مذهل. ثانيًا: هناك دائمًا منتجات جديدة، لذلك يجب عليك أن تجعلها منهجية.
قد يكون التعامل مع قوائم المنتجات مرهقًا للغاية؛ ما يجعل الأمر يستحق استئجار مساعد التجارة الإلكترونية الافتراضي. ومن أجل نمو عملك التجاري الإلكتروني وتوسيع نطاق خدماتك تحتاج إلى القوة العاملة المناسبة في زاويتك.
الخلاصة
في النهاية يعد توظيف المساعد الافتراضي حلًا قابلًا للتطوير وفعّالًا من حيث التكلفة لمشكلة القوى العاملة لديك. وفي حين أن المساعدين الافتراضيين أكثر مرونة وتنوعًا. فإنه لا بد من العثور على متخصص يساعدك في حل مشكلتك بشكل أكثر فعالية. ضع في اعتبارك أن هناك الكثير من الأشخاص ذوي الخبرة كمساعدين افتراضيين في هذه المجالات وأن العثور عليهم يستحق كل هذا العناء بالتأكيد.
المقال الأصلي (هنـــــــــــا).
