من حيث الجوهر لا تتعلق أساليب تنظيم الوقت بإدارته على الإطلاق وإنما تتعلق بإدارة الذات؛ لدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة كل يوم، ولكن مدى جودة استخدامها يعود إلينا تمامًا. وتعمل أفضل أساليب إدارة الوقت على تحسين طرق عملك، وتحميك من الإلهاء وتعزز من مستوى تركيزك، أو قل إن شئت الدقة إنها تعينك، أولًا وقبل كل شيء، على إدارة ذاتك وتعلم كيفية إدارة حياتك.
ومن خلال هذه الأساليب والطرق التي سنأتي على ذكرها بعد قليل يمكنك التحكم في مكان وكيفية قضاء وقتك، واتخاذ إجراءات لتقليل أو التخلص من ضياع الوقت.
أساليب تنظيم الوقت
ويرصد «رواد الأعمال» بعض أساليب تنظيم الوقت وذلك على النحو التالي..
-
الاحتفاظ بقائمة مهام
قد لا يبدو وضع قائمة مهام أسلوبًا رائدًا ولكنه أحد أقوى أساليب تنظيم الوقت؛ حيث تتضمن أفضل قوائم المهام مجموعة متنوعة من المهام: المهام السريعة والعاجلة التي قد يتم إكمالها في غضون 10 دقائق والمهام التشغيلية الأكبر التي تعتبر عملًا قيد التنفيذ.
ويساعد وجود قائمة محددة من المهام في إبقائك موجهًا بشأن ما تعمل عليه، كما يحدد بشكل فعال ما يجب عليك إكماله -جميع المهام التي تظهر خارجها ثانوية- وإذا كان عقلك يتجول بين المهام المختلفة فإن نظرة سريعة على قائمتك تذكرك بما يجب عليك القيام به.
-
تحديد الأهداف ذات الأولوية
بدون أهداف قد تجد أنك تميل إلى مطاردة ما يبدو أكثر إلحاحًا أو الأمور الطارئة، كما أنه من الصعب ألا تتشتت من قِبل الأشياء اللامعة والأهداف البراقة. لمنع هذا اكتشف أولوياتك الحقيقية في الحياة، وتحرك نحوها؛ من خلال تحديد أهداف سنوية وشهرية وأسبوعية ويومية أو النتائج المرجوة.
رتب مهامك باستخدام النظام التالي:
الأهمية: (أ = مرتفع، ب = متوسط، ج = منخفض)
الاستعجال: (1 = مرتفع، 2 = متوسط، 3 = منخفض)
اعمل دائمًا على الأهداف والمهام الأكثر إلحاحًا وأهمية أولًا ثم انتقل إلى المهام التي تليها.
-
اتباع قاعدة 80/20
تنص قاعدة 80/20، المعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو، على أن 80 بالمائة من نتائجك تأتي من 20 بالمائة من أفعالك.
وهي طريقة فعالة من طرق وأساليب تنظيم الوقت، وتعينك على تحديد أولويات المهام التي اخترتها مقابل أهدافك الأكثر أهمية. هل تركز على 20 بالمائة من الأنشطة التي تنتج 80 بالمائة من النتائج المرجوة؟
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت بفاعلية.. 5 طرق أساسية
-
التغلب على التسويف (4D)
ولا شك أن التغلب على التسويف أحد أفضل وأوجب أساليب تنظيم الوقت، ويمكنك فعل ذلك من خلال الطرائق الأربعة التالية:
احذفها Delete: ما هي عواقب عدم القيام بالمهمة على الإطلاق؟ خذ بعين الاعتبار قاعدة 80/20 ؛ ربما لا يلزم القيام بذلك في المقام الأول.
تفويض المهمة Delegate: إذا كانت المهمة ضرورية اسأل نفسك ما إذا كانت حقًا شيء تتحمل مسؤولية القيام به في المقام الأول. هل يمكن أن تعطى المهمة لشخص آخر؟
افعل ذلك الآن Do it Now: تأجيل مهمة يجب القيام بها فقط يؤدي إلى مشاعر القلق والتوتر. افعل ذلك في وقت مبكر من اليوم قدر الإمكان.
تأجيل Defer: إذا كانت المهمة لا يمكن إكمالها بسرعة ولم تكن عنصرًا ذا أولوية عالية فما عليك سوى تأجيلها.
-
التحكم في مصادر الإلهاء
على الرغم من نوايانا الطيبة يتشتت انتباهنا جميعًا. من إخطارات وسائل التواصل الاجتماعي إلى الزملاء الثرثارين يتم هدر الوقت، بل يكون الجلوس وإنجاز الأشياء دائمًا أصعب مما ينبغي.
ونظرًا لأن الأمر يستغرق حوالي 23 دقيقة لإعادة التركيز بعد الانقطاع فإن التكلفة الإنتاجية لإلهاءاتنا اليومية تزداد بسرعة؛ لذا فأنت بحاجة إلى إدارة عوامل تشتيت انتباهك بشكل فعال؛ من أجل حماية تدفقك وتركيزك.
وعلى الرغم من سهولة التعرف على بعض عوامل التشتيت إلا أن العديد من الأشخاص لا يدركون الضغوط العديدة التي تؤثر في أيامهم. إذا حددت المصدر يمكنك تعيين عناصر تحكم في مكانها حتى تقرر متى تتعامل مع هذه المشتتات؟
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت من رواد الأعمال.. إدارة لحياة أفضل
-
الحدود الزمنية للمهام
يُعد الجدول الزمني المنظم أمرًا بالغ الأهمية لإنجاز ما حددته بنفسك، ومن ثم فهو أحد أساليب تنظيم الوقت المعتبرة، كما أنه يساعدك في حماية مساحة عملك وإكماله بالفعل.
ويُعتبر تحديد الجدول الزمني للمهام أيضًا إحدى أكثر الطرق إنتاجية؛ لأنه يمنع مهمة واحدة من تجاوز يومك بالكامل ويمنعك من تعدد المهام.
يقوم الكثير منا بالتوفيق بين وظائف متعددة في الوقت نفسه، معتقدين أننا سننجز المزيد، ولكن في الحقيقة العكس هو الصحيح؛ نحن أكثر إنتاجية عندما نركز على شيء واحد في كل مرة.
اقرأ أيضًا:
تنظيم وقت الأعمال الشاقة.. طرق وخطوات
عيوب فريق العمل.. ماهي؟ وكيف تتغلب عليها؟
تنظيم الوقت في الإجازات.. التخطيط للمتعة
تحديد أولويات العمل.. استراتيجيات فعّالة
