قوة التواصل عن بعد

إضافة إلى ما تم تقديمه إلينا من مجموعة متنوعة من تحديات التواصل فقد قدم لنا أيضا القرن الواحد والعشرون مجموعة متنوعة من أدوات التواصل، فقد وضعت هذه الأدوات العالم أجمع داخل نطاق مجموعة من رسائلنا؛ فقد استخدمنا مهاراتنا في التغلب على الفروق الثقافية بطريقة أكثر نفعا عن طريق التطورات التكنولوجية التي جعلت من السهل التغلب على المسافات الجغرافية.

فقد بدأنا القرن العشرين باختراع “الهاتف”، و”التلغراف”، وتبعهما سريعا “الراديو”، ونبدأ القرن الواحد والعشرين بضروب شتى من أدوات التواصل.

انظر إلى التطور الذي طرأ على هاتفك الأسود الصغير.

لم تحقق “الهواتف الخلوية”، “والبريد الصوتي”، و”الاتصال الآلي” ما نتمناه، فقد وعد القرن الواحد والعشرون بإضافة خاصية الفيديو والبيانات المزودة بالكمبيوتر إلى الهاتف الصوتي والعادي، وجعله هاتفا مطورا أي يحتوي على خواص عديدة وكذلك “التلفزيون”، و”الكمبيوتر”، والكثير من الأشياء الأخرى.

إن الاتحاد “الكمبيوتر” والهاتف” يطلق عليه اسم تكامل الإرسال التليفوني والحاسوب.

وسوف يستغل الاختراع الجديد البيانات الرقمية، وهي البيانات التي تنقل بلغة الكمبيوتر، التي من الممكن أن يتم تسلمها عن طريق مجموعة متنوعة من الأدوات، فمع هذه الأداة المتميزة، من الممكن أن يستقبل جهاز التلفزيون ويعرض نصوص الكمبيوتر، ومن الممكن أن يستقبل الراديو مكالمات هاتفية.

الاستعداد للتكنولوجيا الجديدة

تعد هذه التطورات إما موجودة الآن أو أنها على وشك الظهور، ولم يكن الوقت مبكرا جدا بالنسبة لمديري الشركات لبدء الاستعداد لتلك التطورات التي أوشكت على الظهور، قدم أحد المسؤولين عن عمليات الهاتف في شركة “دالاس”هذه المقترحات:

*انظر إلى الطريقة المزود بها مكتبك بأسلاك كهربائية أو تليفونية، وسوف يحتاج الجيل القادم من أدوات الاتصالات عن بعد إلى الطاقة المعززة للألياف البصرية أو وسائل التكنولوجيا الأخرى واسعة النطاق، افحص مع شركة الهواتف التي تتعامل معها المقترحات بشأن الاستعداد لهذه التطورات.

*قم بعمل بيان تفصيلي لأدوات الاتصالات عن بعد الخاصة بك، اكتشف الإمكانات المتاحة للأداة الموجودة التي ربما لا تكون على وعي بها، حدد بأي الطرق ربما يكون باستطاعتك الاستفادة من الخدمات التي تتطلب طاقة موسعة بدرجة كبيرة. من الممكن أن يكون الهاتف الذي به خاصية الفيديو هو خطوتك القادمة في عالم الاتصالات عن بعد.

*أعد التفكير بشأن الطريقة التي تتواصل بها، يمكنك إجراء مكالمة هاتفية بإحدى رجليك على المكتب، أو بارتداء البنطال القصير، أو بينما لا تزال مبتلا من الدش، فلن يكون الهاتف الذي يحتوي على خاصية الفيديو بالشيء السهل. تعد كل من ملابسك، وبيئتك، ووضعك، وإيماءاتك، وتعبيرات وجهك –جزءا من رسالتك، فإذا كنت تستخدم الهاتف الذي يحتوي على خاصية فيديو لإجراء صفقات البيع، فسوف تحتاج إلى تزويد مندوبي المبيعات لديك بالتعليم الإضافي لتمكينهم من الاستفادة القصوى من هذه الوسيلة الجديدة.

*ابحث عن الطرق التي تستطيع من خلالها تطوير منتجات وخدمات جديدة لاستغلال هذه التكنولوجيا. هل تمتلك قاعدة البيانات التي ربما يدفع لك الآخرون لاستخدامها؟ قل قدمت خدمة جديدة؟ فالفرص غير محدودة.

هل الهاتف شيء ضروري أو مزعج؟

في هذه الأثناء، وعن طريق الرجوع إلى بداية التسعينيات، يعد الهاتف في شكله الحالي واحدا من الأشياء الأقوى والأكثر إزعاجا بالنسبة لرجال الأعمال.

فقد تعلم مندوبو المبيعات أن الهاتف من الممكن أن يحفظ في إطار العجلة أو جلد الحذاء، وعن طريق استخدام دليل المدينة الذي يحتوي على أرقام الهواتف وعناوين الشوارع، فمن الممكن أن يكتشفوا أو يصلوا إلى الأشخاص الذين يريدون أن يصلوا إليهم، فإذا كان الزمن الذي تستغرقه مدة كل مكالمة هي ثلاث دقائق، فسوف يصلون إلى عشرين مكالمة في الساعة، وهو الأمر الذي قد يكون صعبا عليهم لو كانوا يتواصلون عن طريق السيارة أو عن طريق مركبة ذات جواد واحد أو عن طريق الطائرة.

وقد اكتشف المديرون أن المكالمة الهاتفية التي يشارك فيها أكثر من شخصين – حتى دون خاصية الفيديو- تقلل في أغلب الأحيان من الحاجة إلى الاجتماعات التي تتطلب من الأشخاص الذين يكونون من أماكن بعيدة الاجتماع في مكان واحد.

لا يمكنك إرسال ابتسامة بالفاكس

يظل الهاتف الصوتي وسيلة الاتصال المفضلة لرجال الأعمال في حين أننا ننتظر التحسينات التكنولوجية التي تمكننا من الظهور بشكل أفضل أمام عدسات الهاتف الذي يحتوي على خاصية الفيديو، وهي وسيلة قوية ومفيدة.

لقد وسعت أجهزة الفاكس، والمودم من اختياراتنا لنقل المعلومات، ولكن ما زالت هذه الأجهزة لا تقلل من الحاجة إلى السرعة والارتباط بالتواصل الصوتي، ولا تقلل من المكالمات الهاتفية، سواء بصور أو بدونها، على اعتبار أنها وسيلةمفصلة للتواصل عبر المسافات، وجدير بالذكر أنه لا يجب أن يتم نسخ محادثات الهاتف أو طبعها في معالج المكالمات، وليس باستطاعتك إرسال ابتسامة، على الرغم من أنك تستطيع أن ترسل واحدة عبر الهاتف من خلال خاصية الصوت.

وفي حقيقة الأمر، ففي أغلب الأحيان تقلل المكالمات الهاتفية من الحاجة إلى الكتابة، وعادة باستطاعتك أن توفر الوقت لنفسك عن طريق الهاتف بدلا من الدكتافون، وبالتأكيد ستوفر الوقت لسكرتيرك؛ ما يعني أن توفر المال لشركتك. بعد أن تجري مكالمتك الهاتفية، قم بتدوين ما ناقشته ونظمته للقيام بمراجعته مراجعة سريعة.

وعلى الرغم من كل هذه المميزات، فمن الممكن أن يصبح الهاتف شيئاً مزعجا ويحتكر وقتك ويعطل صفقاتك ويشتت تركيزك، وهذا يحدث في حالة واحدة فقط وهي أن تفتح المجال لذلك وألا لنلق نظرة على بعض الطرق التي تجعل هاتفك حليفك بدلا من خصمك.

عدم وجود بديل للصوت الحي والمباشر

في البداية تذكر أنه بالنسبة للتأثير الجيد والإيجابي عن طريق الهاتف، لا شيء يتفوق على نبرة الصوت المباشر والحي الذي يخرج من عقل واع ومدرك.

ومن الممكن أن يتم تشغيل أجهزة تسجيل المكالمات الواردة في عطلات الأسبوع والإجازات وبعد ساعات الدوام، وفي الوقت نفسه فهي لا توفر الدفء والمرونة لمستقبل الهاتف الجيد. لا يوجد شيء أكثر إحباطا من أن تطلب رقم الشركة وتجد صوتا مركبا من شأنه تعطيل القائمة المعدة من الأشخاص أو الأقسام الذين يمكنك الوصول إليهم إذا لمست الرقم 1 الآن، وماذا إذا كانت الإجابة ليست الأشياء السابقة فحسب؟ يضيع الشخص المتصل الكثير من الوقت للاستماع إلى القائمة الكاملة ويجب عليه أن يضغط على الزر المخصص للوصول إلى الشخص المباشر الذي يستطيع إرسال المكالمة إلى الشخص المطلوب، ويستاء الناس من هذه الطريقة عندما يطلبون مسافة طويلة ويجدون أنفسهم تحت رحمة جهاز تسجيل المكالمات الواردة.

وعندما يتحد أيضا الهاتف الذي به خاصية الفيديو مع الكمبيوتر وتكنولوجيا الهواتف، فإنها تعد صفقة جيدة سيرحب الأشخاص المتصلون بك بالصوت والوجه الحي للترحاب بهم في عالمكم المشترك.

عرض المكالمات على شاشة الهاتف

هذا لا يعني أن رهن إشارة مكالمات هاتفك في كل ساعة من اليوم، فمن الممكن أن يسجل سكرتيرك أو مدير مكتبك مكالماتك، ويوصلك مباشرة بالشخص الذي تحتاج إلى التحدث إليه ويعلق المكالمات الأخرى لك لرد عليها في وقت مناسب. (يحدث هذا بدون أن يكون المطلوب من السكرتير أو موظف الاستقبال نطقها بطريقة ودودة ومتناسبة مع مؤسستك). قم بتحديد وقت معين من اليوم للرد على المكالمات الهاتفية، وخلال هذا الوقت رد على جميع المكالمات الهاتفية الواردة، ربما يجب عليك عمل تعديلات للأشخاص المتصلين الذين يختلف التوقيت الزمني في منطقتهم وعمل استثناءاتللمتصلين الذين يعيشون في أجزاء مختلفة من العالم، وجدير بالذكر أن السكرتير أو موظف الاستقبال الجيد يقوم بعمل هذه الترتيبات لك.

التحكم في الوقت

عندما تستمر المكالمات الهاتفية، يجب عليك أن تتحكم في الوقت، فإذا كنت تقوم بطلب الكثير من الأرقام في فترات قصيرة، من الممكن أن يوفر لك برنامج الاتصال الآلي وقتك ومالك، فبإمكانك الضغط على زر وحيد للاتصال بالرقم دون النظر إليه، وإذا كنت تستخدم الكمبيوتر المكتبي، فسوف تجد عديدا من البرامج الخاصة في الحاسب التي تسمح بعمل استرجاع سريع وسهل للأرقام المطلوبة.

حدد الشيء الذي ترغب في إنجازه خلال المكالمة وقم بوضع قائمة بالنقاط المهمة التي تريد تناولها، وعندما تتحدث مع الشخص الذي تطلبه، ادخل بسرعة في صلب الموضوع، وتناول النقاط التي حددتها بسرعة وانته من مكالمتك بأسرع وقت ممكن دون أن تبدو فظا.

استخدام لغة الجسد عبر الهاتف

عندما تتواصل مع شخص ما عن طريق الهاتف الذي تنعدم فيه الرؤية، تذكر أن صوتك يجب أن يرسل المعاني التي من الممكن أن ترسلها عن طريق عديد من الإشارات المرئية في المحادثات التي تجري وجها لوجه؛ ولذلك استخدام خواص الصوت التي تم تناولها في الفصل السادس وهي، قوة الصوت، وطبقته، وسرعته، ونغمته، ونبرته.

وإليك اقتراحا مفيدا: عندما تتحدث عن طريق الهاتف، تصرف وكأنك تتحدث وجها لوجه، وقف وكأنك تواجه الشخص المتصل بك عبر الغرفة، وابتسم مثلما تكون في حضور الشخص الآخر، قم بعمل نفس لغة الجسد التي ربما تقوم بها في الحوار المباشر، فعندما تقوم بذلك، سوف يوصل صوتك الفروق غير الشفهية بطريقة تلقائية.

يصبح صوتك أكثر قوة عندما تتحدث من وضع الوقوف، وتشعر براحة أكبر وتوتر أقل عندما لا تستخدم رقبتك وكتفك في رفع سماعة الهاتف؛ لأن هذا يزيد من الابتسامات، والعبوس، ويتم نقله من خلال إشارات غير شفهية رقيقة.

ابدأ حوارك برفع درجة صوتك، لأن هذا يدخل نوعا من الدفء والبهجة في بداية الحوار.

قدم نفسك فورا، فهذا يطبق عمليا سواء أكنت أنت الشخص المتصل أم متلقي المكالمة، فإذا كنت تتصل بشخص تعرفه، لا تفترض أنه سيعرف صوتك، ربما يبدو صوتك مختلفا في الهاتف عن الطريقة التي تنطق بها شخصيا.

قدم نفسك بشكل تام

قدم نفسك بشكل كامل، وانطق اسمك ببطء وبوضوح، فلا تقل: “أهلا” يا جورج”، أنا “جولى”. ففي الوقت الذي تقول فيه رسالتك، فسوف يسبح عقل “جورج” من خلال ذاكرته محاولا تذكر كل الأسماء التي يعرفها باسم “جولي” ويحدد أي شخص أنت منهم.

على افتراض أنك و“جورج” لكما الاسم الأول نفسه، قل: “أهلا يا”جورج”، أنا “جولي جلادستون”، التي تعمل في شركة “كوزميك إنتربرايزيس”، فإذا لم يتذكرك “جورج” في الحال، فهو على الأقل سيعرف الشركة التي ذكرتها.

وتكلم مباشرة بملء فمك، مستخدما درجة صوتك الطبيعية التي تستخدمها عندما تتحدث إلى شخص يجلس في الجهة المقابلة لك من المقعد، فهذا يعطيك الحرية لتنوع درجة صوتك لتناسب الرسالة التي تحاول توصيلها.

استخدم اسم الشخص الآخر كثيرا، فهذا يعطي لمسة شخصية، التي تعوض فقدان التواصل بلعين.

حدد الأشياء التي تريد إنجازها

وأنت تتحدث، ضع في اعتبارك السبب الذي جعلك ترفع سماعة الهاتف:

*أنت تريد من الشخص الذي تتحدث إليه أن يسمعك ويفهم ما تقصده بالضبط.

أنت تريد من شريكك في الحوار أن يوافقك، أو على الأقل ينتبه إليك بآذان صاغية.

*أنت تريد أن تنجز شيئا ما، وتريد من الشخص الآخر أن يفهم ما تريد عمله، والسبب في أنه يجب تنفيذه، والوقت الذي يجب أن يتم تنفيذه، وتريد من الشخص المستمع إليك أن يعمل وفق ما تقوله.

*أنت تريد فهم الشخص الذي يشترك معك في الحوار عبر الهاتف.

فكر في هذه الأشياء في كل وقت تتحدث فيه عبر الهاتف؛ لأنها ستساعدك في تنظيم مكالماتك وجعلها فعالة ومؤثرة.

إنهاء الحوار

إذا كنت أنت متلقي المكالمة، استخدم الأسئلة لتحدد بسرعة الغرض من المكالمة والشيء الذي يتوقعه منك الشخص المتصل. وعندما تفي المكالمة بالغرض التي أجريت من أجله، انه المكالمة بسرعة وبطريقه لطيفة، لخص ما قمت بمناقشته والنتائج التي توصلت إليها، راجع الأشياء التي وافق كل طرف على تنفيذها، انه المكالمة بقولك تعليقا بطريقة ودودة مثل: إنه لشيء لطيف التحدث إليك”، واجعل الشخص الآخر ينهي المكالمة أولا.

لا تجعل الهاتف يسبب لك أي إزعاج

عندما تضع سماعة الهاتف، تأكد من أنك أنهيت المكالمة بالفعل، أن وضع سماعة الهاتف مفتوحة على مكتبك يمثل إزعاجا لمكتبك كاملا، ولا تفترض- بينما تتحدث عبر الهاتف – أن وضع يديك على فمك سوف يحول دون وصول صوتك إلى الطرف الآخر الذي تتحدث إليه، ولكن افترض دائما أن الشخص الآخر يمكنه سماع كل شيء تقوله.

وتعني التكنولوجيا أيضا أن الأسرار يمكن نقلها من خلال العيوب الموجودة في الأجهزة الإلكترونية، فلدى الكثير من المديرين مبررات قليلة جدا للخوف من تنصت الأجهزة الإلكترونية، وفي الوقت نفسه يجب أن يتم أخذ الاحتياطات المعقولة لتحول عمليات التواصل الفعالة دون أن تتصيدها الأعين والأذن، وتأكد من أن رسائل الفاكس الواردة والمرسلة لم تكن عرضة للأعين غير المشروعة، وتذكر أن الهواتف الخلوية تعتمد على البث اللاسلكي، الذي من الممكن أن يعترضه أي شخص لديه جهاز استقبال لاسلكي مضبوط على التردد الصحيح، كما يعتبر متسللو الحاسب هذا الأمر تحديا لاختراق شبكات الحاسب في الشركات وتدمير البيانات السرية، وجدير بالذكر أن المديرين الجدد لا يريدون أن يكونوا مجنونين بالشكوك والظنون، ولكن من الحكمة دائما أن يكون لديك شخص من المجموعة لديه معرفة بالتطورات الجديدة للتكنولوجيا الحديثة، وينصحك باستخدامها بأفضل الطرق بطريقة فعالة وتجنب مخاطرها.

تعد الثورة في وسائل الاتصالات عن بعد سريعة جدا وشاملة بدرجة تجعلك تشعر بالانبهار والذهول، وتتمثل التطورات التكنولوجية ببساطة في أنها عبارة عن وسائل لنقل الصوت والصورة عبر المسافات، تعلم وتدرب على المهارات الشفهية وغير الشفهية التي تخدمك بصورة جيدة في التفاعل مع الناس وجها لوجه؛ حيث تقدم هذه التطورات الأساس لتعلم المهارات التي ستحتاج إليها في عالم التكنولوجيا الفائقة في المستقبل.

وجدير بالذكر أنه ليست كل وسائل الاتصال في القرن الواحد والعشرين ستحتاج إلى تكنولوجيا الفضاء لنقل رسائل عبر المحيطات والقارات.

فلا يزال الكثير من العمل في عالم المال والأعمال يتم تنفيذه عن طريق أشخاص يجلسون في الحجرة نفسها– وفي أغلب الأحيان حول المنضدة نفسها– يتشاركون المعلومات والأفكار؛ فالقدرة على إجراء اجتماعات فعالة يعد سمة القيادة القوية، وهي إحدى الأفكار التي سيتم تناولها في الفصل القادم.

عن نيدو كوبين

متحدث، ومعلم، ومستشار، ورجل أعمال. فمنذ عام 1974، قدم د. نيدو كوبين أكثر من 5000 آلاف عرض تقديمي، وحصل على العديد من الجوائز في التحدث المحترف. ألّف عشرات الكتب في القيادة، والمبيعات، والاتصالات، ومؤسسات التوظيف والإنجازات، والدرجات السجّلة لنظم التعلّم السمعية والبصرية، وهو يشغل منصب رئيس جامعة High Point، معهد الفنون الحرة في شمال كارولين. كما يقدم خدمات الاستشارات لبعض رواد أفضل الشركات الأمريكية، ويشارك بمهاراته الريادية وتراكم الخبرات بخصوص الأعمال ليساعد الشركات على النمو والازدهار. بالإضافة إلى كونه رجل أعمال حيث يشغل منصب رئيس قسم شركة بريد هارفست الكبيرة، حيث يعمل في اللجنة التنفيذية ومجلس BB&T. وكونه متحدث محترف فيقوم بتشجيع رجال الأعمال والشركات عبر العالم لتحسين رؤيتهم ومساعدتهم على تحقيق النجاح.

شاهد أيضاً

يوتيوب يعود للعمل بعد تعطله 45 دقيقة

عاد موقع الفيديوهات الأشهر «يوتيوب»- منذ قليل- للعمل بكفاءة في جميع أنحاء العالم،  بعد أن …

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.